ДОКУМЕНТАЦИЯ, ЕЕ СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ

Одним из методов бухгалтерского учета является регистрация хозяйственных операций путем отражения факта совершения хозяйственной операции и фиксирования изменений в стоимости объектов учета.

Строгая и полная документальность - это особенность и необходимое условие ведения бухгалтерского учета. Неотъемлемой частью хозяйственной операции в момент ее совершения является составление первичного документа. Хозяйственной операцией называется факт, действие, вызывающее изменение в составе средств или источников средств предприятия. В Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» сказано: «факт совершения хозяйственной операции подтверждается имеющим юридическую силу первичным бухгалтерским документом, составленным ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции».

Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или разрешение на ее совершение. (лат. Documentum - свидетельство, доказательство).

Носителями информации о совершенных хозяйственных операциях могут быть бумажные документы, диски и др. Документы на машинных носителях по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям бухгалтерской информации:

- возможность визуального просмотра;

- возможность получения бумажных копий;

- соответствие типовым формам документов;

- возможность их длительного хранения;

- идентификация личностей участников выполненной хозяйственной операции;

- ограничение доступа к информации.

Документация в учете имеет первостепенное значение для:

- контроля за сохранностью собственности предприятия;

- учета количества труда и выработки каждого работника;

- расчетов с поставщиками, бюджетом, работниками по оплате труда;

- проведения документальных ревизий;

- юридического доказательства в судах и арбитражах;

- повседневного управления и руководства работой предприятия.

На основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия.

Предварительный контроль происходит, когда руководитель (или главный бухгалтер) подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.

Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции. Например, получая материалы со склада по требованию для нужд производства; или отгружая продукцию покупателям по накладной.

Последующий контроль осуществляется при получении документов бухгалтерией и их обработке.

К заполнению первичных документов предъявляются следующие

требования: своевременность, достоверность, чистота заполнения, составление в нужном количестве экземпляров, заполнение всех реквизитов.

Бухгалтерские документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа (накладная, счет и т. д.);

• дату составления (год, месяц, число);

• основание и содержание хозяйственной операции (отпущено - получено);

• название, адрес и учетный номер плательщика (УНП) организации, составившей документ и покупателя продукции;

• название материала, продукции и их количество;

• измерители (в натуральном и денежном выражении);

• подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Внесение поправок, не подтвержденных всеми участниками хозяйственной операции, подписавшими документ, не допускается. В банковских и кассовых документах исправления не допускаются. Во всех первичных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются.