4.5. подготовка дел для длительного хранения.

Завершающий этап работы с документами – это обработка дел для последующего их хранения. В Законе об акционерных обществах, ст. 89, перечислены документы, подлежащие обязательному хранению: годовой финансовый отчет, документы бухгалтерского учета, документы финансовой отчетности и т.д.

В бухгалтерии документы должны храниться еще год по окончании текущего периода. Затем они должны быть сданы в архив учреждения для длительного хранения. Если архива в организации нет, то документы хранятся в бухгалтерии до истечения сроков их хранения, после чего уничтожаются или передаются в государственный архив.

Обработка дел для хранения включает:

- проведение экспертиза научной и практической ценности документов;

- оформление дел;

- составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Основная документация (положения, приказы, годовые отчеты, переписка с органами власти и т.п) подлежит постоянному хранению. Оперативная документация (документы по оперативному бухгалтерскому учету, снабжению и сбыту) имеет временные сроки хранения. Документация по личному составу хранится 75 лет в архиве учреждения.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность хранят не менее 5 лет.