ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ

Часто бывает необходимо подсчитать промежуточные итоги, например при расчетах с подотчетными лицами, в ведомостях отпуска материалов со склада и в других таблицах.

Для этого необходимо:

• сначала отсортировать таблицу по столбцу, промежуточные итоги для которого мы хотим определить;

• далее поместить курсор в область таблицы, и Excel попытается автоматически определить ее диапазон.

выполнить команды «Данные» —> «Итоги». После этого откроется диалоговое окно «Промежуточные итоги» (рис. 3.9.11).

Рис. 3.9.11. Диалоговое окно «Промежуточные итоги»

Три индикатора внизу окна соответственно означают:

• заменить текущие итоги;

• конец страницы между группами;

• итоги под данными.

Предположим, что мы хотим подсчитать промежуточные итоги для лиц, получающих материалы с центрального склада.

В первом поле этого окна нужно указать имя столбца исходной таблицы (рис. 3.9.12), для которой мы хотим получить промежуточные итоги, например «Ф.И.О.».

Во втором поле следует указать операцию, например «Сумма». В третьем поле указывается столбец, по которому считаются промежуточные итоги, например «Стоимость».

Отсортируем исходную таблицу по столбцу «Ф.И.О.», а затем активизируем команды «Данные» —» «Итоги». В результате получим общие промежуточные итоги по Иванову, Петрову, Сидорову и общий итог (рис. 3.9.13).

Для получения промежуточных итогов по товарам нужно отсортировать таблицу по полю «Товар», а затем выполнить команды «Данные» —> «Итоги».

При определении промежуточных итогов Excel создает новые строки промежуточных результатов и структуру таблицы. Цифры ’ИМ в левом верхнем углу таблицы позволяют показать различные элементы ее структуры.

Рис.

Рис. 3.9.13. Таблица с промежуточными итогами по фамилиям

Если нас интересует только общий итог, то следует щелкнуть по цифре 1. Итоги по группам и общий итог раскрываются при помощи цифры 2. Все промежуточные итоги (по каждой записи, группе и общий итог) выводятся щелчком мыши по цифре 3. Этим же целям служат находящиеся слева от таблицы плюсы [+] и минусы [—].

Ключевые понятия

Автофильтр Поле

База банных Промежуточные итоги

Запись Расширенный фильтр

Имя Фильтр

Вопросы для самоконтроля

1. Что такое база данных или список в Excel? !

2. Чем характеризуется поле? |

3. Что такое запись?

4. По скольким полям можно провести сортировку одновременно?

5. Какие возможности предоставляют автофильтр и расширенный фильтр?

6. Как создать промежуточные итоги по двум полям одновременно?

7. Как использовать форму для работы с базой данных?

8. Какие функции используются для вычисления промежуточных итогов?

Задания для самостоятельной работы

Создайте таблицу, приведенную ниже, используя форму данных. В столбец «Возраст» введите формулу, вычисляющую возраст сотрудника на текущую дату. Отсортируйте данные в таблице по полу и возрасту. C помощью автофильтра выделите:

• сотрудников женского пола, принятых на работу начиная с 1984 г.;

• трех сотрудников с самым высоким окладом;

• сотрудников, принятых на работу в 1981—1982 гг.

C помощью расширенного фильтра выделите сотрудников старше 40 лет и сотрудников, принятых на работу в 1990-е годы, а также мужчин моложе 30 лет.

Список РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ