12.2 Контроль и ревизия организации складского хозяйства и хранения материально-производственных запасов
В обеспечении сохранности и рационального использования материально-производственных запасов важное значение имеет правильная организация складского хозяйства, в понятие которого входит наличие необходимых помещений и емкостей для их хранения с набором соответствующих измерительных, учетных, противопожарных и охранных средств.
Особые контрольные функции в этом отношении возложены на главного бухгалтера хозяйства, который организует всю работу по подготовке как постоянных, так и временных мест хранения материально-производственных запасов, обеспечению их необходимыми весоизмерительными и противопожарными средствами и тарой, зачислению отдельных лиц на должности материально ответственных работников, проводит их инструктаж о порядке хранения, учета, оприходования, расходования и отчетности о наличии и движении соответствующих ценностей.
На выявление всех вопросов организации складского хозяйства, хранения и сохранности товарно-материальных ценностей направлен последующий контроль, основной формой которого являются документальные ревизии и проверки, в ходе которых устанавливают наличие и состояние складских помещений и других емкостей, предназначенных для хранения соответствующих видов материально-производственных запасов, подъездных путей и околоскладских площадок, весоизмерительных приборов, противопожарных средств, охраны, хранения и складского учета.
При этом основными приемами контроля служат осмотр складского хозяйства в натуре, ознакомление с документами, их проверка, контрольная инвентаризация товарно-материальных ценностей, встречная сверка документов и записей, опрос должностных лиц и их письменные объяснения. При необходимости контрольного определения качества отдельных видов ценностей используются лабораторный анализ и экспертиза.
Проверку складских помещений и емкостей для хранения материально-производственных запасов рекомендуется проводить путем их осмотра в натуре в начальный период ревизии или проверки.
В ходе ее осуществления ревизоры устанавливают техническое состояние тех или иных помещений, необходимых весов, расчетных таблиц, мерной тары и других измерительных приборов, а также подъездных путей и околоскладских площадок. При этом обращается внимание на соблюдение действующего порядка клеймения весов и других измерительных приборов, обеспечение потребности в них проверяемого хозяйства.Выявление состояния складирования и хранения товарно-материальных ценностей проводится путем их фактического осмотра, в процессе которого устанавливается соблюдение действующих указаний и рекомендаций о порядке закладки на хранение отдельных видов этих ценностей, поддержании определенного режима влажности, температуры, освещенности и т.д.
Тщательной проверке подлежит состояние работы на складах, в кладовых и других местах хранения материально-производственных запасов по их приемке и отпуску. При проверке отпуска отдельных видов продуктов и материалов выявляются наличие основания данной хозяйственной операции, правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевременность отражения этой операции в регистрах складского учета.
Проверяют наличие в достаточном количестве книг или инвентарных карточек складского учета материалов, правильность их открытия и ведения по хранимым ценностям, своевременность осуществления в них учетных записей и составления ежемесячных отчетов о движении материальных ценностей, правильность и своевременность проведения их инвентаризации, сличения ее результатов и принятия соответствующих мер по регулированию инвентаризационных разниц.
Необходимо проверить правильность применения норм естественной убыли, расчета недостач в пределах указанных норм и соблюдения действующего порядка списания недостач товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли. Причем необходимо удостовериться в обоснованности примененных норм естественной убыли, которые нередко используются без законных оснований.
Наряду с проверкой соблюдения действующего порядка проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей необходимо шире практиковать контрольные инвентаризации, осуществляемые как штатными работниками и контролерами хозяйства, так и внешними контрольными органами. Итоговые результаты ее на основе промежуточного акта включаются в общий акт ревизии или отчет о результатах проверки.