Понятие управленческой информации
Управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, т. е. совокупности качественных и количественных сведений о процессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности.
Она может приниматься менеджерами к сведению, расширять их знания и кругозор, служить основой принятия решений.Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.
Потребность в управленческой информации определяется особенностью решаемых задач (содержанием, повторяемостью и проч.); имеющимися у работников знаниями, опытом, образованием (чем они выше, тем меньше те нуждаются в дополнительной информации).
Существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, по данным обследований, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой почти в 70 процентах случаев, в то время как плохо информированные - только в 41 проценте.
Информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации. Обладание ею дает в руки реальную власть, и поэтому лица, причастные к ней, стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать.
Особенностями информации как ресурса являются: неисчерпаемость; сохраняемость и накапливаемость; возможность параллельного использования; легкость передачи, в том числе на основе купли-продажи.
К информации предъявляются следующие требования: количественная и качественная полнота; актуальность; достоверность и точность;
полезность, характеризующаяся экономией затрат на принятие решения (информация средней ценности обеспечивает их снижение до 100 процентов, высокой — в 2—10 раз, сверхвысокой — более чем в 10 раз); нормальная плотность (насыщенность), т.
е. количество информации в единице носителя, соотношение полезных и общих сведений. Если необходимые для управления сведения в составе информации отсутствуют, она является познавательной; если же сообщения вообще не несут информации, они называются «шумом»;Выделяют три уровня плотности информации: высокий - 80-100 процентов полезных сведений; нормальный - 50-80 процентов; низкий - менее 50 процентов. Низкая плотность увеличивает объем перерабатываемых данных, усложняет их хранение и поиск. доступность, легкость для восприятия.
Легкость восприятия во многом обеспечивается эмоциональностью сообщения, которую ему придает общая информация. Если ее нет (т. е. плотность велика), полезная информация оказывается излишне сухой и может игнорироваться.
Можно дать следующую классификацию информации: по носителям (электронные, вещественные и т. п.); по направлению движения (входящая и исходящая); по источнику (внешняя и внутренняя); по содержанию (экономическая, правовая, техническая и проч.); по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая — нескольких различных); по назначению: оперативная информация служит для корректировки деятельности организации; отчетная предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и нестатистической); по возможности закрепления и хранения: воплощенная в материальных объектах;
Известно, что основные измерения пирамиды Хеопса в Египте отражают важнейшие астрономические и математические величины. фиксируемая на носителях (хранится бесконечно, не подвергаясь искажению, свидетельством чему являются наскальные надписи и рисунки); не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно исчезает); по степени готовности для использования: исходная информация, представляющая совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника впервые;
Если она собирается в соответствии с конкретной потребностью организации (инициативно или по заданию) на основе известной методики, то считается первичной.
Такая информация достаточно достоверна и непротиворечива, но ее сбор может потребовать больших затрат времени и средств и не всегда заканчивается успехом. Поэтому исходную информацию стараются получить на стороне в готовом виде, что обходится дешевле. Однако в этом случае она часто бывает устаревшей, может содержать лишние сведения, искажения и неточности и, если неизвестна методика сбора, требует перепроверки. промежуточная информация несет в себе сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения;Промежуточная и конечная информация являются производными по отношению к исходной. Они получаются путем ее логической обработки и по-другому называются знаниями. по степени важности: основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции); вспомогательная облегчает работу с основной; желательная (без которой, однако, можно обойтись) несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т. п.; по полноте: частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения; по назначению: универсальная информация необходима для решения любых проблем; функциональная — родственных; индивидуализированная — данной конкретной уникальной проблемы; по характеру потребности: постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени (например, законодательные акты), фиксируется на стойких носителях и должна быть общедоступной; переменная используется в течение короткого срока или один раз; по степени надежности: достоверная (уровень достоверности — 80-100 процентов); вероятностная (уровень достоверности которой менее 80 процентов), что обусловлено: принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения; сомнительными методами работы с ними; случайными или целенаправленными искажениями при передаче и приеме информации; ложная (заведомо или в силу обстоятельств, например опоздания);
по особенностям распространения (устная, письменная и комбинированная). Пути передачи информации оказывают разное психологическое воздействие, например, устная, как правило, эффективнее письменной; по степени организованности: систематизированная информация, унифицированная по составу, показателям, адресатам, срокам, периодичности, формам предоставления; бессистемная; по способам воспроизведения (визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация).
по степени открытости, т. е. возможности предоставления ее разным категориям пользователей: открытая (предназначается для всех); конфиденциальная (имеет высокий уровень ценности; ее утечка может быть связана со значительными потерями для фирмы); секретная (включает особо важные сведения, от которых зависит жизнеспособность организации); в соответствии с порядком предоставления: по предписанию; в установленные сроки; по запросу; по инициативе отправителя; по степени охвата организационных процессов (сплошная и выборочная); по пользователям (внешняя и внутренняя); по видам (нормативная, плановая, фактическая); по степени полноты (достаточная, недостаточная, избыточная).Для высшего звена необходима информация преимущественно общего характера, качественная, внутренняя и внешняя, в зависимости от необходимости принятия решений, позволяющая делать анализ и прогнозы, оценки в разрезе «хорошо - плохо». Для низового звена требуется постоянная узкоспециальная оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в количественной форме. Руководитель должен иметь возможность получать выборочную информацию с необходимой детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только непосредственных подчиненных.
Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную эмоционально значимую для себя ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений.
При этом исходная версия объяснения, кочуя от одного субъекта к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство.
Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90 процентов.
Поскольку многие люди склонны считать, что слухи исходят из источников, достойных доверия, руководители организаций на Западе часто применяют их для распростране-
ния сведений, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время доверием людей слухам пользуются и участники конфликтов, стремящиеся недобросовестными приемами склонить их на свою сторону.
Стремительное нарастание объемов информации во второй половине XX в., связанное с новым этапом НТР и бурным экономическим ростом, привело к информационному кризису. Его признаками стали: возникновение избытка сведений по сравнению с возможностью их освоить (удвоение их объема в некоторых областях происходит раз в десять лет); рост удельного веса проблемной информации, дающей больше вопросов, чем ответов.
Как следствие: увеличивается число повторных решений одних и тех же научно-технических проблем; снижается КПД научного труда, так как каждый результат приходится добывать ценой все больших усилий; усложняется выбор оптимальных вариантов; возрастают трудности управления.
В конечном итоге все это приводит к замедлению развития науки и производства, поэтому возникает потребность в целенаправленном управлении информацией (информационном менеджменте). Оно зародилось в 1960—70-е гг. и решает следующие задачи: создание информационных систем в различных сферах деятельности фирмы; разработку методов организации и контроля процессов получения, обработки и хранения сведений; текущее управление потоками информации.
На практике сложилось несколько подходов к информационному менеджменту, ставящих во главу угла разные факторы: экономический - соотношение затрат на получение информации и выгод, связанных с обладанием ею; аналитический - потребности в ней; организационный - влияние на внутренние процессы; системный - взаимосвязь со всеми аспектами деятельности организации как целого.
Всеобщая компьютеризация означала революцию в информационном обслуживании, которая по своей значимости аналогична внедрению в начале XX столетия в производство конвейера.