Этапы контрольно-ревизионного процесса
Ревизионный процесс принято подразделять па ряд этапов:
1) подготовка к ревизии;
2) проведение ревизии;
3) оформление результатов ревизии;
4) реализация материалов ревизии;
5) контроль за исполнением решений, принятых по итогам ревизии.
Первый этап - подготовка ревизии - включает предварительное ознакомление с материалами, характеризующими деятельность ревизуемого объекта и составление проіраммы ревизии.
От качест ва подготови тельной работы во многом зависит эффективность ревизии. В процессе подготовки к ревизии изучаются:
а) акт предыдущей ревизии, недостатки и нарушения, отраженные в нем;
6) головая и периодическая отчетность проверяемого предприятия и решения балансовой комиссии при рассмотрении годового отчета;
в) материалы проверок внутреннего контроля;
г) рекламации, жалобы и письма сторонних организаций и работников предприятия.
В результате этого выявляются слабые стороны в работе предприятия, где будет проводиться ревизия, наиболее характерные нарушения и недостатки, условия, способствующие хищениям и бесхозяйственности и расточительству, намечаются участки, подлежащие тщательной проверке.
На основе изучения перечисленных материалов и данных разрабатывает ся программа (задание) ревизии, в которой определяется:
— за какой период должна проводиться ревизия;
— основные вопросы проверки;
— объекты проверки и т.д.
Как правило, программа ревизии составляется в соответствии с действующей отраслевой инструкцией о порядке проведения ведомственных ревизий и проверок.
В плане контрольно-ревизионной работы часто разрабатывается типовая программа комплексной ревизии, в которую включены обязательные объекты проверок.
При назначении ревизии конкретного предприятия эта программа уточняется рядом дополнительных вопросов проведения проверок, которые возникают в процессе подготовки к ревизии.
I Ірограмма ревизии утверждается начальником контрольно-ревизионного отдела или другим должностным лицом, на это уполномоченным. Ревизор не имеет права сокращать задание. Подготовка закапчивается инструктажем ревизоров, который проводит начальник ревизионного отдела, руководитель ревизионной группы и главный бухгалтер (для внутрифирменных проверок).
Вторым этапом является проведение ревизии.
Последовательность действий ревизионной группы:
2.1. По прибытии руководитель группы предъявляет полномочия на проведение ревизии руководителю предприятия и проводит совещание с аппаратом управления.
2.2. Руководитель ревизионной группы знакомит руководителя и представителей общественных организаций с
21 7 РАЗДЕЛ III. Технология финансового контроля
21 8 Финансовый контроль и уі тубленный аудит: теория, методология, практика
заданием ревизии. На доске объявлений и в других видных местах предприятия вывешиваются объявления о работе ревизионной комиссии. Участники ревизии изучают егрукіуру и особенности финансово-хозяйственной деятельности предприятия или учреждения.
2.3. Закончив осмотр и уточнив отдельные вопросы программы, руководитель ревизионной группы составляет рабочий план ревизии с указанием конкретных сроков и участ ков работ ы для всех членов ревизионной группы.
Одновременно разрабатывается план проведения ревизии касс и инвентаризации товарно-материальных ценностей на предприят ии и отдельных производственных подразделениях.
Планом определяется персональный состав работников ревизионной бригады, общест венных контролеров, уточняется кто и где будет осуществлять ревизию кассы или инвентаризацию товарно-материальных ценностей.
В рабочем плане указываегся время, необходимое для составления основного акта ревизии, рассмотрения письменных объяснений или возражений должностных лиц предприятия, а также время на возможную документальную проверку и уточнение отдельных разделов акта ревизии
2.4. Согласно рабочему плану, ревизоры приступают непосредственно к ревизии своих участков, в процессе которой применяются разнообразные приемы документальної о и фактического контроля.
2.5. I Іа всем протяжении ревизии каждый участник ведет дневник ревизора, где в хронологической последовательности записывает, какие операции, документы и источники проверялись, характер выявленных нарушений, ответственных должностных лиц.
2.6. Ревизию следует проводить гак, чтобы нс нарушать нормального хода работы проверяемого предприятия. Ревизоры нс должны вмешиваться в оперативную деятельность предприятия и подменять работников в исполнении их служебных обязанностей.
Третий этап - формирование результатов ревизии.
Результаты работы ревизионной комиесии по проверке производственной и финансово-хозяйственной деятельности оформляются в виде акта ревизии.
Акт ревизии — главный документ, отражающий выявленные в ходе ревизии недостатки и нарушения в деятельности предприятия.
Акты ревизии подразделяются на основні,іе, промежуточные и разовые.
3.1. Основной акт ревизии - это сводный документ, тде в обобщенном виде излагаются все выявленные нарушения и недостатки в деятельности предприятия. Основанием для включения в основной акт ревизии фактов установленных нарушений или недостатков являются: ведомости нарушений, справки, промежуточные и разовые акты, составленные членами комиссии по результатам проверки своего участка работы, то ес ть отражаются все факты, установленные во время ревизии.
3.2. Промежуточные акты - это документы, отражающие результаты проверки отдельных участков или объектов, но результатам деятельности отдельных членов ревизионной бригады.
Они составляются в тех случаях, когда обнаруженное нарушение или злоупотребление могло быть скрыто или необходимо принять срочные меры по устранению выявленных фактов и привлечь к ответственности виновных лиц в ходе ревизии, пс ожидая ее окончания.
При этом следует потребовать от должностных лиц необходимые письменные объяснения по выявленным фактам.
Промежуточные акты составляются также по результатам ревизии кассы, бланков строгой отчетности и товарно-материальным ценностям. Эти акты подписываются ревизующими, соответствующими должностными и материально-ответственными лицами.
Один экземпляр акта вручается должностному лицу предприятия, подписавшему акт.Оформленные соответствующим образом промежуточные акты могут иметь самостоятельное значение.
219 РАЗДЕЛ III. Технология финансового контроля
220 Финансовый контроль и углубленный аудит: теория, методология, практика
3.3. Акты, составленные но результатам проверки отдельных хозяйственных операций или выяснения некоторых вопросов деятельности отдельных работников, считаются разовыми актами. К ним относятся акты: инвентаризации, встречных проверок, взаимной сверки расчетов, контрольных обмеров, проверки состояния пропускного режима и т.д.
Например, если во время контрольного обмера строительно-монтажных работ или расстояния перевозок грузов транспортным предприятием будут установлено несоответствие данным в документах, то такие факты оформляются разовыми актами, которые указывают на необходимость проверки всех объемов строительно-монтажных работ па данном объек те или грузов по данному маршруту и видам подвижного состава, в целях выявления размеров приписок.
Полому разовые акты самостоятельного значения не имеют, а лишь указывают на возможность нарушений, бесхозяйственность и злоупотребления.
3.4. В случаях, когда ревизия нс вскрывает нарушений и недостатков или они незначительны и устранимы, то вместо основного акта составляется справка.
3.5. Порядок подписания актов ревизии.
а) разовые акты подписывают ревизующие, материально ответственные и должностные лица;
б) промежуточные акгы подписывают проверяющие и руководителя проверяемых отделов или подразделений. В случае, когда нс дожидаясь окончания ревизии, их передают компетентным органам, то кроме указанных лиц их подписывают: руководитель предприятия, главный бухгал тер и лица, допустившие нарушения и злоупотребления;
в) основные акіы подписывают ревизующие, руководитель предприятия и главный бухгалтер.
В учебной лите рая у ре есть мнение, что каждую справку у тверждает руководитель, назначивший ревизию, что является не совсем убедительным. Ведь справки так же, как и акт п ревизии, составляются ревизующими по результатам их де-
итслмюсти на объекте ревизии, то сеть на месте. Но акт ревизии никем не утверждается, поэтому не нужно утверждать и справку.
Четвертый этап — реализация материалов ревизии, что осуществляется в следующей последовательности:
4.1. 1 Іо мерс выявления нарушений в производственной и финансово-хозяйственной деятельности проверяемого предприятия ревизор информирует об этом сі о руководителя для принятия в ходе ревизии необходимых мер к устранению выявленных недостатков и нарушений, обеспечению сохранности государственных средств, предотвращению нарушений и злоупотреблений, возмещению причиненного материального ущерба.
4.2. В гсх случаях, когда принятыми в ходе ревизии мерами не обеспечивается полное уст ранение всех выявленных нарушений государственной дисциплины и недостатков в работе предприятия, ревизующие разрабатывают и представляют руководителю, назначившему ревизию, проект указаний (приказа) об устранении выявленных нарушений и о принятии мер к возмещению материального ущерба и необходимые предложения, направленные на предотвращение фактов злоупотреблений и нарушений, установление причин неудовлетворительной работы предприятия.
4.3 При выявлении в процессе ревизии фактов нарушений законов, нарушений государственной финансовой дисциплины или хищений государственных средств и других злоупотреблений материалы ревизии должны передаваться следственным органам, и одновременно ревизор ставит вопрос об о тстранении от работы виновных должностных лиц.
4.4. Основная форма реализации результатов ревизии-это приказ но результатам ревизии. Он издается как на ревизуемом предприятии, так и ревизующим органом, в частности:
а) приказом руководителя проверяемого предприятия привлекаются к административной и материальной ответственности должностные лица, виновные в обнаруженных нарушениях;
221 РАЗДЕЛ III, Технология финансового контроля
222 Финансовый контроль и углубленный аудит: теория, методология, практика
б) в приказе или обязательных указаниях ревизующего органа даются определяющие указания руководству ревизуемого предприятия по устранению недостатков и улучшению работы предприятия, утверждаются выводы и предложения ревизионной комиссии, привлекаются к ответственности в зависимости от степени виновности руководящие работники проверяемого предприятия.
4.5. Рассмотрение материалов ревизии органом, назначившим ревизию, должно осуществляться в двухнедельный срок со дня получения акта ревизии.
Пятый этап - контроль за исполнением решений, принятых по материалам ревизии, осуществляется следующим образом:
5.1. Выполнение принятых решений по результатам ревизии контролируется:
а) путем получения информации от проверяемого предприятия но устранению выявленных недост атков и нарушений;
б) при проведении последующей плановой ревизии;
в) в необходимых случаях ревизующий орган может назначить тематическую проверку исполнения принятых решений по результатам ревизии.
5.2. Учет и отчетность в контрольной работе ревизоров.
Учет контрольной работы ревизоров ведется в двух направлениях:
а) учег исполнения плана проведения ревизий. Для контроля за выполнением плана ревизий в календарном плане предусматриваются специальные ірафы, где делаются отметки о проведенных ревизиях. В коіпроль- но-рсвизионпом отделе ведется специальный журнал учета проведения ревизий и их результатов. В жу рнале в хронологическом порядке отражают, на основе актов, сведения о проведенных ревизиях, их результаты, а также принятые меры по возмещению материального ущерба, сроки реализации материалов ревизии;
б) контроль за исполнением плана работы контрольно-ревизионного отдела. Подведение итогов работы последнего производится ежеквартально и в целом за год.
5.3. Контрольно-ревизионный аппарат вышестоящей организации предприятия осуществляет учет и контроль деятельности бухгалтеров-рсвизоров. 13 этих целях введен порядок, когда каждое предприятие предос тавляет ежеквартально информацию о количестве, характере и результатах проверок бухгалтеров-рсвизоров.
5.4. На основе данных учета о проведенных ревизиях и поступающей информации с мест ревизующие органы составляют «Отчет о контрольно-ревизионной работе» но Ф.11 - «Ревизия»
Отчет о контрольно-ревизионной работе за истекший год составляют министерства и ведомства, организующие конт- ролыю-ревизиоіщую работу и обеспечивающие в соответствии с действующим законодательством о ведомственном контроле рсіулярное проведение ревизий па подведомственных предприятиях. Результ аты ревизии отражаются в актах ревизии, которые представляются в следующие адреса и сроки:
а) предприятия и организации, в состав которых входят производства и хозяйства, находящиеся на о тдельном балансе, - соответствующим вышестоящим органам управления к 5 января;
б) объединения, тресты, управления, центральные бухгалтерии - соответствующим вышестоящим органам к 10 января;
в) главные управления, управления (отделы) окружных и городских исполнительных органов — соответствующим финансовым органам, органам государственной статистики и вышестоящим организациям к 10 января;
г) министерства и ведомства, управления (отделы) областных и городских маслихатов - соответствующим финансовым органам, органам государственной статистики, министерствам и ведомствам республики к 1 5 января;
223 РАЗДЕЛ ІИ. Технология финансового контроля
224 Финансовый контроль и углубленный аудит: теория, методология, практика
д) министерства и ведомства - уполномоченным департаментам Министерства финансов и Агентству РК по статистике к 1 февраля.
Одновременно с отчетом о контрольно-ревизионной работе представляется объяснительная записка, в которой излагаются причины невыполнения планов проведения ревизий, принятые меры, направленные на координацию и взаимодействие при проведении контрольно-ревизионной работы с финансовыми органами, учреждениями банковской системы, правоохранительными и другими органами.
9.3.