Этап разработки проекта плана.
Этот этап также складывается из нескольких частей, связанных с решением соответствующих задач:
Анализ социальной среды фирмы (внешней и внутренней), включая определение основных ее компонентов (адресатов PR), их информационных ожиданий, сильных и слабых сторон имиджа фирмы в их глазах, выявление нерешенных проблем.
Констатация главных проблем и направлений развития фирмы: как долговременных, так и на ближайшую перспективу.
Выделение в социальной среде фирмы конкретных целевых групп для PR.
Желательно также их ранжирование (присвоение им весов), т.е. определение наиболее приоритетных адресатов PR, что зависит от конкретной ситуации, в которой находится фирма.Определение целей и задач на планируемый период. Это может делаться как на интуитивном уровне, так и с помощью специальных методик - например, с помощью построения «дерева целей». Результатом целевого обоснования плана является формулировка не только целей, но конкретных
задач, которые надо решить для их достижения, т.е. программа конкретных действий. Очень желательна характеристика целей и задач в конкретных показателях, что облегчает как проверку, так и анализ эффективности реализации программы.
Обычно различают две основные группы целей в PR-планировании: цели влияния и цели выхода. Цели влияния в свою очередь различаются на три вида:
информационные цели, включая экспонирование сообщения, его понимание и удержание в памяти (например, поднять за такой-то период уровень информированности о фирме в таких-то группах на столько-то процентов);
цели отношения (установок), включая формирование установки, ее закрепление и изменение (например, увеличить позитивное отношение к деятельности фирмы или конкретным обстоятельствам за конкретный период на столько-то процентов);
цели поведения, включая формирование поведения целевой группы, закрепление поведения и изменение поведения (например, повысить посещаемость мероприятий, проводимых фирмой, способствовать закреплению фирменного кодекса поведения работниками фирмы, отговорить группы протестующих против некоторых проектов фирмы от активных действий).
Цели выхода относятся к более конкретным, низшим в целевой иерархии и представляют собой конкретные задлания, которые надо выполнить - например, распространить такое-то количество релизов, полдготовить столько-то выступлений в таких-то местах, организовать стиолько-то мероприятий и т.п. Такие цели легко поддаются количчественному выражению и проверке выполнения.
Определение конкретных необходимых каналов коммуникации (СМИ, личные контакты, специальные события и мероприятия и т.д.), а также необходимая сопутствующая информация (печатная продукция, фото и видео-материалы, Интернет и т.д.).
Обоснование реализации плана.
Возможность достижения поставленных целей, решения поставленных задач, т.е. выполнения программы планируемых действий должна быть обоснована. Для этого проект должен быть «уложен» в реальные деньги (с помощью сметы расходов и возможных доходов), реальные материально-технические ресурсы (например, с помощью составления материального баланса), реальное время, сроки (составление сетевого плана или хотя бы графика), а также организационно-кадровые возможности (может использоваться матричное планирование, составление трудового баланса, распределение обязанностей). Для организационного обеспечения также могут быть использованы специальные технологии (сетевое планирование и др.).- Оформление проекта плана. После обоснования реализации проект плана может быть оформлен ("положен на бумагу"). Единообразной типовой
формы плана нет и не может быть. Оформление зависит от вида конкретного плана (комплексный или тематический, перспективный или текущий, содержания планируемой деятельности ), его назначения и т.д. Поэтому главным требованием к оформлению плана может быть выдвинут следующий тезис: план должен быть оформлен таким образом, чтобы в нем могли найти ответ на интересующие их вопросы исполнители, заказчики и инстанции, с которыми данный план согласуется.
Оформленный плановый материал - это всего лишь проект плана. Для того чтобы стать планом (т.е. документом) он должен быть согласован и утвержден.