Методика проверки кассовых операций

Последовательность проверки кассовых операций организации следующая.

1. Определение цели и основных задач ревизии, подборка нормативных актов.

2. Установление соответствия данных бухгалтерского баланса по статье «Денежные средства» и отчета о движении денежных средств по счетам учета денежных средств, в том числе находящихся в кассах организации.

3. Проверка организации материальной ответственности.

4. Выявление существенных нарушений ведения учета, подготовки отчетности, соблюдения законодательства.

5. Выражение мнения и требование устранить экономическим объектом нарушения в учете.

При проверке правильности отражения в бухгалтерском балансе денежных средств ревизор сопоставляет остатки по денежным счетам в главной книге с балансовыми данными, а затем с регистрами бухгалтерского учета в форме журналов-ордеров или заменяющих их машинограмм. Записи в регистрах учета сверяет с кассовой книгой и первичными документами.

Следует учесть, что данные бухгалтерской отчетности должны включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений организации. Данные об активах и обязательствах должны приводиться в отчетности обособленно в случае их существенности. В соответствии с Методическими рекомендациями о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденными приказом Минфина России от 28 июня 2000 г. № 60н, существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5%.

В отчете о движении денежных средств справочно должны быть приведены данные о поступлениях в отчетном периоде денежных средств по наличному расчету с выделением в том числе:

• расчетов с юридическими лицами;

• расчетов с физическими лицами;

• поступлений денежных средств с применением контрольнокассовых машин или бланков строгой отчетности;

• сумм денежных средств, сданных организацией в кредитную организацию;

• сумм денежных средств, полученных в кассу организации из кредитной организации.

В отчете о движении денежных средств используются записи на счетах бухгалтерского учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути»).

Статья бухгалтерского баланса «Денежные средства» должна отражать остатки денежных средств по счетам 50, 51, 52, 55, 57.

К счету 50 могут быть открыты субсчета 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 должны учитываться денежные средства в кассе организации. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты по каждому наименованию. Операции в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату совершения операции.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается для учета наличия и движения денежных средств организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов должен быть организован по их видам.

В условиях автоматизированного ведения учета кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов, в частности должны быть проведены организационная форма обработки данных, форма бухгалтерского учета, участки учета, функционирующие в системе КОД, передача данных, ведение обработки учетных данных (локально или с помощью сетей), обеспечение хранения данных и архивирования. Рекомендуется обращать внимание на частоту обновления программного обеспечения, возможность реагирования компьютерной системы на изменения законодательства, расширения ее функций, формирования бухгалтерского учета.

Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации. Договор о полной материальной ответственности должен быть заключен после издания руководителем приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу. Однако на малых предприятиях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер по письменному заключению руководителя и при условии заключения с ним договора.

Одним из источников получения информации являются результаты инвентаризации имущества экономического субъекта, проводимой его сотрудниками. Инвентаризация средств в кассе должна проводиться периодически по распоряжению руководителя организации и перед составлением годового отчета не ранее 1 октября. Инвентаризация, осуществленная комиссией, назначенной руководителем, оформляется актом. Излишки средств приходуются как доход предприятия (дебет счета 50, кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы»). Недостача средств списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», с которого затем списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». По кредиту счета 73 записи проводятся в корреспонденции со счетами учета денежных средств — на суммы внесенных платежей; счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — на суммы удержаний из заработной платы.

Ревизору предоставлено право проверить в полном объеме не только документацию, но и наличие любого имущества, денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а экономический субъект обязан создавать ревизору условия для своевременного и полного проведения проверки.

Упомянутый выше Порядок предусматривает обязанности руководителей организации:

• оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. При этом хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается;

• обеспечить ведение одной кассовой книги;

• осуществлять прием наличных денег при осуществлении расчетов с населением с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ).

Организация может иметь только одну главную кассу и в зависимости от числа ККМ несколько операционных. Для каждого ККМ следует вести отдельную книгу кассира-операциониста, в которой отражаются только данные по выручке, полученной через конкретную ККМ. Заметим, что фактическое число ККМ должно соответствовать данным бухгалтерского учета. При проверке книги кассира- операциониста нужно обращать внимание на записи показателей счетчиков не только действующих машин, но и бездействующих, а также находящихся в запасе. Пристального внимания требуют показатели счетчиков, с которыми ККМ вышли из ремонта.

Организация может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями организации. Денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками. Организация не имеет права накапливать в своей кассе деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. Организация имеет право хранить деньги сверх лимитов только для оплаты труда, пособий по социальному страхованию и стипендий не более трех рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, — до пяти дней), включая день получения денег в банке (п. 9 разд. 1 Порядка).

Организации, имеющие постоянную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

За накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов предусмотрен штраф с организации в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности, а с ее руководителя — в 50-кратном размере МРОТ.

Пример 1. Организации установлен лимит остатка кассовых средств в размере 20 000 руб. Остаток на конец дня составил 23 486 руб.

Размер штрафных санкций составит

к организации 3486 · 3 = 10 458 руб.;

к руководителю 100 · 50 = 5000 руб.

Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы отдельных подразделений, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе, в размерах и на сроки, определяемые руководителями.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, проводится в пределах сумм, выделенных на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и провести окончательный расчет по ним (п. 9 разд. 1 Порядка). При этом переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы (п. 6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Банком России 29 сентября 1994 г.).

Согласно π. 11 разд. 1 Порядка выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу. Как показывает практика, в организациях допускается нарушение данного положения.

Пример 2. Задолженность за гражданином на 1 августа составила 7000 руб. Авансовый отчет представлен 6 августа на сумму 3520 руб., остаток задолженности составил 3480 руб.; 7 августа ему выдано еще 5000 руб.; 9 августа представлен авансовый отчет на сумму 7180 руб., остаток задолженности составил 1300 руб. В данном случае к организации могут быть применены штрафные санкции за неправильное ведение бухгалтерского учета (при условии, что не нарушены еще и сроки отчета по подотчетным суммам).

Нередко встречаются случаи, когда организацией допускается выплата наличных сумм другим юридическим лицам в размерах, превышающих установленный лимит.

Ревизор проверяет, применяются ли для оформления кассовых операций формы первичной учетной документации, разработанные министерствами и иными федеральными органами исполнительной власти; имеют ли они заполненными все обязательные реквизиты,

предусмотренные Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Следует обратить внимание на четкое оформление документов (наличие расписок получателей, погашение документов штампом «Оплачено» с указанием даты), отсутствие подчисток и исправлений (известны случаи повторного списания денег на основании расходного кассового ордера, оплаченного в предыдущем году). Проверяются наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денежных документах подписей должностных лиц и получателей денег, законность произведенных из кассы выплат денежных средств. Кроме того, выявляются факты подписи расходных кассовых документов только одним руководителем или главным бухгалтером, а также случаи подписи ими незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке. При этом большое значение имеет корректность ошибок, допущенных в бухгалтерском учете, в особенности исправления ошибок, связанных с неправомерным отражением хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, приводящих к занижению или завышению выручки от реализации, неправомерным отнесением производственных затрат на себестоимость. При проверке надежности средств внутреннего контроля в системе КОД ревизор должен обратить внимание в том числе на возможность изменения программного обеспечения в части методов регистрации первичной информации.

Заметим, что наличие системы КОД не освобождает организацию от обязанности документировать в установленном порядке факты хозяйственной жизни. Однако проведение ревизором процедур в отношении копий компьютерных файлов возможно, если они совпадают с оригиналами.

Типичные недостатки. При ревизии операций с денежными средствами обнаруживаются следующие типичные недостатки.

1. Неполное оформление первичных документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код организации и т.д.) (форма ИНВ-15).

2. Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и т.д.).

3. Излишнее списание денег по кассе, неоднократное использование одних и тех же документов.

4. Списание сумм без оснований и по подложным документам.

5. Искажение остатка на начало и конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах.

6. Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического и аналитического учета (форма КО-4 и КО-2).

Присвоение сумм, законно и незаконно начисленных разным лицам и организациям.

7. Присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям.

8. Расчеты суммами наличных денег, превышающими предельную величину.

9. Расчеты с начислением наличных денег без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации их в налоговых органах.

10. Сверхлимитное накопление денежных средств в кассе. Отсутствие подтверждения банка об установленном лимите кассы по данному предприятию (организации).

11. Проведение ревизии кассы не назначенной приказом руководителя предприятия специальной комиссией.

12. Непроведение внезапных ревизий кассы в нарушение приказа руководителя предприятия на предприятии.

13. Отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром.

14. Ведение кассовой книги не в установленном порядке.

Вопросы для самоконтроля

1. Каковы задачи ревизии кассы?

2. На кого возлагается ответственность за соблюдение кассовой дисциплины?

3. Кто устанавливает лимит остатка денежной наличности в кассе?

4. В каком нормативном документе предусмотрены положения кассовой дисциплины? Дайте им характеристику.

5. Каким способом проверяют кассовые операции?

6. В чем заключаются процедуры документальной проверки кассовых операций?

7. Каков порядок проведения инвентаризации наличия средства и других ценностей кассы?