1.3.7. Персонифицированный учет

Самая трудозатратная обязанность страхователя - ведение персонифицированного учета застрахованных лиц и представление в ПФР соответствующей отчетности.

Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N987н утверждена Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах (зарегистрирована в Минюсте России 16.02.2010 N16440) (далее - Инструкция о ПУ).

- регистрации ПФР застрахованных лиц в системе ОПС;

- представления страхователями в ПФР сведений о застрахованных лицах, в том числе индивидуальных сведений о страховом стаже, заработной плате (доходе), начисленных и уплаченных страховых взносах;

- представления страхователями в ПФР сведений о включаемых в страховой стаж периодах работы и (или) иной деятельности, которые приобретены всеми работающими у них застрахованными лицами до их регистрации в системе ОПС;

- сроки приема и учета ПФР сведений о застрахованных лицах, а также внесения указанных сведений в индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц;

- учета ПФР в соответствующих разделах специальной части индивидуального лицевого счета поступивших страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии, дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии, взносов работодателя, уплаченных в пользу застрахованного лица, взносов на софинансирование, поступивших в соответствии с Законом N56-ФЗ, а также размера назначенной пенсии и выплат за счет средств пенсионных накоплений;

- использования индивидуальных сведений для осуществления контроля за уплатой пенсионных взносов.

Согласно п.7 Инструкции о ПУ индивидуальный (персонифицированный) учет включает в себя:

а) регистрацию застрахованных лиц;

б) сбор сведений о страховом стаже, заработной плате и доходе, начисленных, уплаченных и поступивших страховых взносах за застрахованных лиц, а также об иных поступивших средствах пенсионных накоплений застрахованных лиц, и внесение их в лицевые счета;

в) сбор сведений о включаемых в трудовой (страховой) стаж периодах работы и (или) иной деятельности застрахованных лиц до их регистрации в системе обязательного пенсионного страхования и внесение их в лицевые счета;

г) направление застрахованным лицам сведений, содержащихся в их индивидуальных лицевых счетах, а также информирование застрахованных лиц о состоянии специальной части их лицевого счета и результатах инвестирования средств пенсионных накоплений;

д) информационное обеспечение процесса установления и корректировки размера трудовых пенсий.

По новым правилам в соответствии с п.30 Инструкции о ПУ страхователь ежеквартально, до 1-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (квартал, полугодие, девять месяцев и год), представляет в ПФР относящиеся к отчетному периоду индивидуальные сведения в отношении каждого работающего у него застрахованного лица.

С 1 января 2011г. страхователь должен представлять индивидуальные сведения о 50 и более работающих у него застрахованных лицах (включая заключивших соглашения гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы) в электронной форме (п.58 Инструкции о ПУ).

Сведения о заработной плате (доходе), начисленных и уплаченных страховых взносах за застрахованных лиц представляются на основании данных бухгалтерского учета, о трудовом (страховом) стаже - на основании приказов, других документов по учету кадров и иных документов, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованного лица, а также данных бухгалтерского учета о начислении и уплате страховых взносов.

При этом согласно п.31 Инструкции о ПУ страхователь не позднее 20 дней со дня окончания квартала, в течение которого перечислялись дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии и уплачивались взносы работодателем (в случае их уплаты), представляет в территориальный орган фонда реестры застрахованных лиц по форме и в порядке, утверждаемым ПФР (на момент издания книги они еще не были утверждены).

Однако в отношении 2010г. в Инструкции о ПУ имеются особые указания. Так, в 2010г. отчетными периодами признаются полугодие и календарный год (первый квартал и девять месяцев выпадают). Соответственно за полугодие 2010г. представляются индивидуальные сведения до 1 августа 2010г., за 2010г. - до 1 февраля 2011г.

Следует обратить внимание, что Инструкции о ПУ будут применяться с даты признания утратившим силу постановления Правительства РФ от 15.03.97 N318 "О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования". На момент выхода в свет книги указанное постановление не было отменено. Напомним, что в соответствии с п.27 данного постановления каждый страхователь должен был представить индивидуальные сведения за 2009г. до 1 марта. Одновременно нужно было представить ведомость по уплате страховых взносов на ОПС.