19.2. Подотчетные лица
Командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя организации па определенный срок в другую местность ДЛЯ выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Не считается командировкой служебная поездка лица, постоянная работа которого носит разъездной характер или проте- кает в пути, а также направление работника на фестивали или смотры художественной самодеятельности.Срок командировки определяется руководителями. Командиров, ки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должны превышать одного года. Максимальный срок командировки в министерства и другие государственные органы исполнительной власти пять дней, не считая времени нахождения в пути. Продление этого срока допускается в исключительных случаях, но не более, чем на пять дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники-
В командировочном удостоверении делают отметки о днях прибытия и убытия из места командировки. По ним определяют фактическое время пребывания в месте командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки одне прибытия и дне выбытия делают в каждом пункте. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы.
Если работник специально командирован для деятельности в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. При командировках в такую местность, откуда командированный работник может ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о том, может ли он ежедневно возвращаться из командировки к месту своею постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает руководитель.Если командированный работник заболел, ему на общем основании возмещают расходы по кайму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный находится на стационарном лечении) и выплачивают суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства, должны быть подтверждены документально. Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается командированному работнику на общих основаниях за весь период нетрудоспособности. За командированными работниками в течение всего времени командировки сохраняются место работы (должность) и средний заработок, в том числе и за время нахождении в пути. Ему возмещают также расходы по найму жилого помещения н па проезд к месту командировки и обратно, выплачивают суточные. Расходы на проезд возмещают в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Командированному работнику оплачивают расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы на проезд командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по I—IV группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах I и II категории на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету I класса, возмещают в каждом отдельном случае с разрешения руководителя при предъявлении проездных документов.
Нормы возмещения расходов, связанных с командировкой (кроме расходов на проезд к месту командировки и обратно), нормированы работникам министерств, других государственных органов исполнительной власти, государственных организаций, расположенных на территории России, установлены постановлением Правительства РФ,
За время пребывания в зарубежной командировке суточные выплачиваются; —
при проезде по территории Российской Федерации — в российских рублях по нормам, установленным для служебных командировок на территории Российской Федерации; —
при проезде по иностранной территории и за время пребывания на иностранной территории — в иностранной валюте по нормам, установленным для служебных командировок за границу.
В тех случаях когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой наличные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона суточные этим липам не выплачивает.
В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах» установленных для работников загранучреж- дений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.
Работникам, выехавшим в командировки за граннцу и возвратившимся в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. При направлении работника в командировку в две или более страны суточные задень перемещения из страны в страну выплачиваются в размере 100%, как правило в валюте и по нормам страны, я которую направляется работник.
Проезд к месту командировки воздушным, железнодорожным н водным транспортом, включая сборы аэропортов, страховые и комиссионные сборы, оплачивается по тарифам И класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса).
Если классификация кают на пассажирских судах установлена в категориях, то каюты I, II и Ш категории считаются каютами I класса, а каюты других категория - II (туристического класса). При отсутствии в стране вагонов (на судах кают) II класса расходы возмещаются по тарифу I класса.Все перечисленные расходы на проезд возмещаются только при их документальном подтверждении (счета, квитанции, проездные билеты).
Все расходы, кроме суточных и тех, что связанны с получением загранпаспорта и виз, с пропиской паспорта, должны быть подтверждены документально (проездными билетами и счетами, квитанциями и др.). Иначе они не возмещаются работнику.
При направлении работника в служебную командировку за границу ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учетом непредвиденных расходов в пути и по прибытии к месту назначения. Для этого с текущего валютного счета организации снимается наличная иностранная валюта на основании заявления, в котором должны быть указаны номер и дата приказа о направлении работника в служебную командировку за границу.
Снятие со счета наличных средств із иностранной валюте может быть произведено не ранее чем за три банковских дня до отъезда работника в зарубежную командировку. Снятые средства должны быть выданы работнику под отчет. В случае невыдачи они должны быть возвращены в полном объеме на тот же текущий валютный счет в течение трех банковских дней с момента их снятия. При этом представляется документ, подтверждающий их снятие с того счета, на который наличная иностранная валюта будет зачислена.
Вместо наличной иностранной валюты может быть куплен банковский или дорожный чек в валюте для покрытия расходов, связанных с загранкомандировкой. Порядок покупки и возврата чеков такой же> как для снятия и сдачи наличной иностранной валюты.
Выезжающему в служебную командировку работнику выдастся денежный аттестат (справка-расчет), в котором должны быть указаны нормы выплат» маршруты, место назначения, срок командировки и все полученные им денежные выплаты.
В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить письменный доклад о результатах командировки и авансовый отчет об израсходованных денежных суммах.В командировку могут быть направлены и внештатные сотрудники, однако следует иметь в виду, что возмещаемые им расходы должны включаться в их совокупный доход. Иными словами» с сумм возмещения затрат по командировке таких лиц следует удерживать налог на доходы физических лиц. Он взимается и с сумм, относимых за счет чистой прибыли, по лицам, работающим и штате организации.
Денежные авансы разрешается расходовать только на те цели, на которые они были выданы.
В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить авансовые отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Например, отчеты по командировкам должны быть представлены в течение трех дней по возвращении. Неизрасходованные суммы аванса сдают в кассу. Новый аванс выдают подотчетному лицу только после полного расчета по ранее выданному В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и устанавливают расходы, подлежащие списанию. Отчеты утверждает руководитель.
Подотчетные суммы учитывают на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдачу денежных авансов отражают записью:
Дебет 71 Кредит 50 «Касса».
Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм, списывают следующим образом:
Дебет 10, 26, 44 и др. Кредит 71.
Возврат остатка неиспользованных сумм в кассу оформляют корреспонденцией:
Дебет 50 Кредит 71.
Тем самым по данной сумме позиция по счету 71 «закрывается».
Аналитический учет ведут по каждой авансовой выдаче.
В Письме Минфина России от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158 разъясняется, что согласно Трудовому кодексу РФ размер возмещения командировочных расходов определяется коллективным договором if локальным нормативным актом организации С 1 января 2003 г размер суточных нормируется только для целей налогообложения прибыли в соответствии с події. 12 п. 1 ст 264 НК РФ.
В бухгалтерском учете и другие суммы, относящиеся к командировочным расходам, отражаются в фактически произведенных размерах в пределах, установленных внутренними актами организации.
Суммы командировочных расходов налогом на доходы физических лиц облагаться не должны. Необходимо только предусмотреть размер таких расходов в коллективном договоре и утвердить их приказом руководителя организации.