8.3. Документальное оформление движения материалов
С продукцией поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, квитанции к железнодорожной накладной и др., которые поступаютв бухгалтерию^ где проверяют правильность их оформления.
Затем транспортные документы передают ответственному исполнителю по снабжению для получения и доставки материалов.Кроме того, экспедитору выдается доверенность, которая регистрируется а журнале учета выданных доверенностей.
Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении км признакои, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверку груза, В случае выявления недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, служащий основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.
Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов, указанных в счете поставщика. Оприходованные кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами.
При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими показателями разрешается приходовать материалы без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп с основными реквизитами приходного ордера.
Если количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт, которой служит основанием для предъявления претензий постазщику,
В случае перевозки материалов автотранспортом применяют то- еарно-транспортную накладную.
Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у других организаций и ферм, на оптовом рынке или у населения.
Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является составляемый подотчетным лицом товарный счет и акт (справка). По возможности подотчетное лицо отражает в акте (справке) данные паспорта продавца товара.Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся отлиюзидации основных средств и т. пм оформляют однострочными или многострочны- ми накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах.
Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды и на сторону для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.
Расход материалов, отпускаемых R производство и надругие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами,
Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями.
Для учета движения материалов внутри организации применяют однострочные или многострочные накладные на внутреннее перемещение материалов.
Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону.
Вместо первичных документов по расходу материалов можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в карточках складского учета, которые становятся оправдательными документами. В них проставляют шифр производственных затрат для последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усилииает контроль за соблюдением норм складских запасов.
В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акт составляется подекадно работником организации, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания материалов.
В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию по реестру приема-сдачи документов.