Командировочные расходы

Законодательством РФ установлено, что командировкой считается поездка сотрудника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению руководителя.

ка, с которым заключен договор гражданско-правового характера (например, договор подряда, договор поручения), командировкой не считается. Если данному сотруднику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору (оплатой труда).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Командировочные расходы в соответствии с трудовым кодексом включают: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы, например оплата услуг связи или почты, произведенная с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются локальным нормативным актом.

Направлению сотрудника в командировку предшествует оформление служебного задания и отчета о его выполнении, приказа о направлении сотрудника в командировку, командировочного удостоверения.

Служебное задание в одном экземпляре заполняет сотрудник кадровой службы или работник, уполномоченный на это руководителем (например, руководителем структурного подразделения). Кадровая служба, на основании служебного задания готовит приказ о направлении в командировку.

В приказе о командировке указывают фамилию и инициалы командируемого сотрудника, его должность, структурное подразделение, а также цель, время и место командировки. Обязательно в приказе указывают источник оплаты командировочных расходов (за счет бюджетных средств организации, направившей сотрудника в командировку, или за счет внебюджетных источников).

Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале типовой формы. Отдельный журнал ведут для регистрации удостоверений сотрудников, прибывших в командировку из других организаций.

В каждом пункте назначения сотрудником должны быть сделаны отметки о времени прибытия и убытия, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку.

Подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Расходы по найму жилого помещения лимитируются (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки; на выплату суточных — в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда); по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами и др.

Лимиты командировочных расходов периодически пересматриваются Правительством РФ.

Возмещение расходов производится учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на эти цели, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание и др.

Расходы, превышающие вышеперечисленные лимиты, а также иные расходы, связанные со служебными командировками, если они произведены работником с разрешения работодателя, возмещаются учреждениями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных от деятельности, приносящей доход.

Расчеты по командировкам в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, учитываются по трем субсчетам:

• 20802 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам» — в части оплаты суточных;

• 20805 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг* — по оплате проездных документов;

• 20809 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг» — в части оплаты проживания.

Пример. Работник учреждения Смирнов О. Б. направлен в командировку в Москву сроком на три дня с 10 по 12 сентября 2006 г. По расчету бухгалтерии ему выдано 3380 руб.: суточные — 300 руб., проезд — 1980 руб., проживание — 1100 руб. По возвращении из командировки подотчетным лицом составлен авансовый отчет, согласно которому расходы составили:

• стоимость ж/д билетов Н. Новгород — Москва — 990 руб., Москва — Н. Новгород — 990 руб.;

• стоимость проживания в гостинице в сутки 500 руб. (подтверждено счетом гостиницы). После проверки авансового отчета составляются бухгалтерские проводки, приведенные в табл. 4.5.