Сроки хранения документов. Порядок их уничтожения
Организации должны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (Закон «О бухгалтерском учете», Положение по бухгалтерскому учету и отчетности).
Обратите внимание, что уничтожить документы по истечении установленных сроков можно только при условии, что за указанный период проведена инвентаризация. Если период, который охватывают документы, не обревизован, то уничтожить их нельзя.
Первичные учетные документы должны храниться не менее 5-ти лет.
Лицевые счета работников организации хранятся 75 лет. Годовые бухгалтерские отчеты и балансы, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним - 10 лет. Также 10 лет должны храниться коллективные договоры.
Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2007 году, начинается с 1 января 2008 г.
Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 06 октября 2000 г. Вот некоторые из них:
| Но мер ста тьи | Вид документа | Срок хранения документов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность | |||
| 134 | Альбомы унифицированных типовых форм первичной учетной документации: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новыми |
|
| 135 | Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: а) сводные годовые б) годовые в) квартальные г) месячные | Пост. Пост. 5л. lt;1gt; 1 г. lt;2gt; | lt;1gt; При отсутствии годовых - пост. lt;2gt; При отсутствии готовых квартальных пост. |
| 136 | Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные запискик ним | Пост. |
|
| 137 | Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам | Пост. |
|
| 138 | Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов | 5 л. |
|
| 139 | Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов | Пост. lt;1gt; | lt;1gt; Квартальных - 5 л. |
| 140 | Отчеты об исполнении сметы расходов: а) сводные годовые б) годовые в) квартальные | Пост. Пост. 5 л. lt;1gt; | lt;1gt; При отсутствии годовых - пост. |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 141 | Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета | 5 л. |
|
| 142 | План счетов бухгалтерского учета | 5 л. |
|
| 143 | Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) | Пост. |
|
| 144 | Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности | 1 г. |
|
| 145 | Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. | 5 л. lt;1gt; | lt;1gt; При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 146 | Основные критерии (система показателей) деятельности экономических субъектов, по которым их бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новыми |
|
| 147 | />Договоры с аудиторами (аудиторскими фирмами) | 5 л. lt;1gt; ЭПК | lt;1gt; После истечения срока действия договора |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 148 | Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.) | 5 л. lt;1gt; | lt;1gt; При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 149 | Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До минования надобности |
|
| 150 | Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.) | 5 л. lt;1gt; | lt;1gt; При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 151 | Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями | 5 л. |
|
| 152 | Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) | 5 л. |
|
| 153 | Лицевые счета работников | 75 л. ЭПК |
|
| 154 | Положения о премировании работников | 5 л. lt;1gt; ЭПК | lt;1gt; После замены новыми |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 155 | Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат lt;1gt;; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат | 5 л lt;2gt;. | lt;1gt; При отсутствии лицевых счетов - 75 л. lt;2gt; При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 156 | Переписка о выплате заработной платы | 5 л. |
|
| 157 | Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов | 5 л. |
|
| 158 | Гарантийные письма | 5 л. |
|
| 159 | Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий | 5 л. |
|
| 160 | Переписка о выдаче и возврате ссуд | 5 л. lt;1gt; | lt;1gt; После погашения ссуды |
| 161 | Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности | 5 л. |
|
| 162 | Исполнительные листы | До минования надобности lt;1gt; | lt;1gt; Не менее 5 л. |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 163 | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях | 5 л. ЭПК |
|
| 164 | Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | До замены новым |
|
| 165 | Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков | До минования надобности lt;1gt; | lt;1gt; Не менее 5 л. |
| 166 | Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации | Пост. |
|
| 167 | Документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях | 5 л. |
|
| 168 | Оборотные ведомости | 5 л. lt;1gt; | lt;1gt; При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 169 | Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах | 5 л. lt;1gt; | lt;1gt; После снятия с учета |
| 170 | Отчеты по налогам: а) годовые б) квартальные в) месячные | Пост. 5 л. lt;1gt; 1 г. lt;2gt; | lt;1gt; При отсутствии годовых - пост. lt;2gt; При отсутствии квартальных -5 л. |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 171 | Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней | 5 л. ЭПК |
|
| 172 | Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов | 5 л. ЭПК |
|
| 173 | Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам | 5 л. ЭПК |
|
| 174 | Документы (справки, сводки, сведения, сообщения, переписка) о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним | 5 л. |
|
| 175 | Переписка об образовании, распределении, накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам | 5 л. |
|
| 176 | Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда | 5 л. |
|
| 177 | Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг | 5 л. |
|
| 178 | Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями | 5 л. lt;1gt; | lt;1gt; После погашения налогов |
| 179 | Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей | 5 л. |
|
| 180 | Документы (заявки, акты, справки, переписка) по валютным вопросам | 5 л. ЭПК |
|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 181 | Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами | Пост. |
|
| 182 | Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей | Пост. |
|
| 183 | Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки | 5 л. |
|
| 184 | Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новым |
|
| 185 | Лицевые счета акционеров | 5 л. lt;1gt; | lt;1gt; После перехода права собственности на акции. При условии завершения проверки (ревизии) |
| 186 | Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) | 5 л. lt;1gt; ЭПК | lt;1gt; После истечения срока действия договора, соглашения |
| 187 | Паспорта сделок | Пост. |
|
| 188 | Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ | 5 л. lt;1gt; | lt;1gt; При отсутствии лицевых счетов - 75 л. |
| 189 | Договоры о материальной ответственности | 5 л. lt;1gt; | lt;1gt; После увольнения материально ответственного лица |
| 190 | Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования надобности |
|
| 191 | Договоры имущественного страхования | 5 л. lt;1gt; | lt;1gt; После истечения срока действия договора |
| 1 | 2 | 3 | />4 |
| 192 | Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей | 5 л. lt;1gt; | lt;1gt; При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 193 | Книги, журналы, карточки учета: |
| lt;1gt; После |
|
| а) ценных бумаг | Пост. | окончания |
|
| б) договоров, контрактов, со- | 5 л. lt;1gt; | срока действия |
|
| глашений (кредитных, хозяйс- | ЭПК | последнего дого- |
|
| твенных, операционных) |
| вора, контракта, |
|
| в) основных средств (зда- | 5 л. lt;2gt; | соглашения |
|
| ний, сооружений) |
| lt;2gt; После |
|
| г) расчетов с организациями | 5 л. lt;3gt; | ликвидации ос- |
|
| д) приходно-расходных кас- | 5 л. lt;3gt; | новных средств |
|
| совых документов (счетов, |
| при условии |
|
| платежных поручений) |
| завершения про- |
|
| е) погашенных вексе- | 5 л. lt;4gt; | верки (ревизии) |
|
| лей на уплату налогов |
| lt;3gt; При условии |
|
| ж) реализации товаров, работ, услуг, | 5 л. lt;5gt; | завершения про- |
|
| облагаемых и не облагаемых нало- |
| верки (ревизии). |
|
| гом на добавленную стоимость |
| В случае возник- |
|
| з) хозяйственного имущества | 5 л. lt;3gt; | новения споров, |
|
| и) вспомогательные, кон- | 5 л. lt;3gt; | разногласий, |
|
| трольные (транспортные, |
| следственных |
|
| грузовые, весовые и др.) |
| и судебных |
|
| к) подотчетных лиц | 5 л. | дел - сохраняют- |
|
| л) исполнительных листов | 5 л. | ся до вынесения |
|
| м) сумм доходов и подоход- | 5 л. | окончательного |
|
| ного налога работников |
| решения |
|
| н) депонированной за- | 5 л. lt;3gt; | lt;4gt; После по- |
|
| работной платы |
| гашения налога |
|
| о) депонентов по депо- | 5 л. | при условии |
|
| зитным суммам |
| завершения про- |
|
| п) доверенностей | 5 л. lt;3gt; | верки (ревизии) lt;5gt; С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии) |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 194 | Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности | Пост. |
|
| 195 | Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | 5 л. |
|
| 196 | Заказы на бланки учета и отчетности | />1 г. |
|
| 197 | Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности | 5 л. ЭПК |
|
Срок хранения, обозначенный «пост.», означает - «постоянно».
У некоторых документов в приведенной таблице стоит отметка ЭПК. Она означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.
Налоговым кодексом установлен минимальный срок хранения документов для целей проверки правильности исчисления налогов. Этот срок составляет четыре года (ст. 23 НК РФ).
Ответственным за сохранность документов в течение установленных сроков является руководитель организации.
Для правильной организации хранения и уничтожения документов организации ведут номенклатуру дел. Образец формы номенклатуры дел приведен в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (далее - Основные правила). Форма, приведенная в Основных правилах, носит рекомендательный характер:
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ №
(место составления) На год
УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации
Подпись Расшифровка подписи
Дата
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед. хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Наименование должности руководителя службы ДОУ
организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного
учреждения
от № от №
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Номера своим подразделениям организация присваивает самостоятельно. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, бухгалтерии организации присвоен порядковый номер 04 и такие порядковые номера бухгалтерским делам: - бухгалтерские балансы - бухгалтерская отчетность филиалов - налоговые декларации
- банковские документы и т.д.
Используя приведенную нумерацию, составим индексы дел:
04-01 - «Бухгалтерские балансы»
04-02 - «Бухгалтерская отчетность филиалов»
04-03 - «Налоговые декларации»
04-04 - «Банковские документы».
В графе 2 указывают заголовки дел. В заголовке дела надо четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В заголовке дела не допускается употребление неконкретных формулировок вроде «Общая переписка», «Разное» и т.п. Не допускается также употребление вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 записывают количество дел (томов, частей). Эта графа заполняется по окончании календарного года. Каждому тому или части соответствует одна папка. Например, дело «Банковские документы» может иметь 12 томов: за январь 2008 года, за февраль 2008 года и т.д.
Срок хранения документов и номера статей проставляют в соответствии с типовым или ведомственным перечнем. Например, за основу может быть взят Перечень Росархива.
В графе 5 «Примечание» проставляют отметки:
«дело заведено: (дата текущего года)»
«переходящее дело»
«к уничтожению: (дата текущего года)»
«передается в другую организацию для продолжения». Переходящие дела - это папки, в которые собираются документы за несколько лет.
Основными правилами также рекомендовано ежегодно составлять итоговую запись о категории и количестве дел, заведенных в текущем году в организации, по следующей форме:
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного |
|
|
|
| Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
| Временно (до 10 лет включительно) |
|
|
|
| ИТОГО: |
|
|
|
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого приказом руководителя создается экспертная комиссия, в которую входят наиболее квалифицированные специалисты основных структур подразделений. Председателем комиссии должен быть один из руководящих работников организации (например, заместитель директора, главный инженер, коммерческий директор).
ООО «Красоптторг»
Приказ № 22 от 11 января 2008 г.
lt;О создании экспертной комиссииgt;
В целях выделения к уничтожению документов, срок хранения которых истек
ПРИКАЗЫВАЮ: Создать экспертную комиссию в составе: коммерческий директор Мягков В.В. - председатель комиссии заместитель главного бухгалтера Кольцова А.Л. - заместитель председателя комиссии начальник хозяйственного управления Сорокин И.В. - член комиссии референт Панина Т.С. - член комиссии старший товаровед Старков Р.И. - член комиссии. Экспертной комиссии подготовить акт на уничтожение документов, срок хранения которых истек.
Генеральный директор Шакурин А.Е.
Документы уничтожаются в соответствии с Актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. При составлении такого акта за основу можно принять форму акта, рекомендованную Ро- сархивом:
№
(место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании
АКТ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя организации
Подпись Расшифровка подписи Дата
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы организации:
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или край ние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Коли чество дел (то мов, час тей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | При- меча- ние |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ед. хр. за годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за годы утверждены по лично
му составу согласованы с ЭПК
(наименование архивного учреждения) № )
(протокол от
Наименование должности лица, проводившего
экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
ед. хр.,
на переработку по приемо-сдаточной накладной от №
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника архива, внесшего изменения
Подпись Расшифровка подписи
В акт о выделении документов к уничтожению можно включать только те дела, по которым срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.
Документы, включенные в акт, подлежат обязательному уничтожению. Их нельзя использовать в хозяйственных целях.
Документы можно разорвать, отправить в бумагоуничтожитель, передать в котельную для сжигания, сдать в специализированную организацию по переработке вторсырья.
По факту физического уничтожения документов экспертная комиссия составляет еще один акт:
ООО «Красоптторг»
АКТ
об уничтожении документов, срок хранения которых истек г. Сосновоборск Дата: 10 февраля 2008 г.
Экспертная комиссия в составе:
коммерческого директора Мягкова В.В. (председатель комиссии) заместителя главного бухгалтера Кольцовой А.Л. (заместитель председателя комиссии)
начальника хозяйственного управления Сорокина И.В. (член комиссии) референта Паниной Т.С. (член комиссии) старшего товароведа Старкова Р.И. (член комиссии) составила настоящий Акт о том, что согласно описи, утвержденной Актом № 1 от 10.02.2008 г., были уничтожены документы, срок хранения которых истек, путем сжигания в котельной ЗАО «Энергетик» в присутствии членов комиссии.
Документы для сжигания переданы по накладной № 48 от 10.02.08 г. (прилагается).
Факт сжигания подтверждается Актом об оказанных услугах № 115 от 10.02.08 г. (прилагается).
Председатель комиссии Мягков В.В.
Зам. председателя комиссии Кольцова А.Л.
Члены комиссии:
Сорокин И.В.
Панина Т.С.
Старков Р.И.