Учет результатов инвентаризации нефинансовых и финансовых активов
Чаще всего недостачи, хищения и порчу ценностей учреждения выявляют в результате проведения инвентаризаций*.
Инвентаризация — периодическая проверка фактического наличия финансовых и нефинансовых активов учреждений путем сопоставления с данными бюджетного бухгалтерского учета.
Инвентаризации подлежат все активы учреждений независимо от их местонахождения, а также материальные запасы, учитываемые на забалансовых счетах: материальные ценности, принятые на ответственное хранение, материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению, бланки строгой отчетности; арендованные основные средства; переходящие спортивные кубки и др.
Целью инвентаризации является повышение достоверности показателей бюджетного бухгалтерского учета, контроль за сохранностью имущества бюджетных учреждений.
Инвентаризация позволяет оценить реальность всех статей баланса и других форм отчетности учреждений. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие финансовых и нефинансовых активов, их состояние и оценка. Порядок проведения инвентаризаций, их количество в отчетном году, даты проведения, перечень проверяемых активов и обязательств определяется руководителем учреждения.
Исключение составляет обязательная инвентаризация, проводимая при смене материально ответственных лиц, реорганизации и ликвидации организации, при выявлении фактов хищения, в случае стихийных бедствий и в других ситуациях, предусмотренных законодательством. В обязательном порядке проводится инвентаризация перед составлением годового бухгалтерского отчета, не ранее 1 октября отчетного года.
В соответствии с законодательством для проведения инвентаризации активов и финансовых обязательств приказом руководителя учреждения назначается инвентаризационная комиссия. Возглавлять эту комиссию должен руководитель учреждения либо его заместитель. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.Для проведения инвентаризации в подразделениях создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Кроме проверки состояния и наличия активов комиссии имеют право выносить на заседание постоянно действующей инвентаризационной комиссии предложения о списании отдельных объектов (групп) учета, об организации учета того или иного имущества и др.
До начала инвентаризации рекомендуется проверить:
— наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета; технических паспортов и другой технической документации;
— наличие документов на непроизведенные активы, нематериальные активы, основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду и на хранение.
При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бюджетного учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности учреждения. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.
К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на материальные ценности должны быть сданы в бухгалтерию и все поступившие товарно-материальные ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход. При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, его оценка производится по рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена учреждением в результате продажи материальных запасов.
Инвентаризация оформляется следующими документами:
/.
Инвентаризационная опись ценных бумаг.Применяется для отражения результатов инвентаризации ценных бумаг, а также финансовых вложений учреждений в ценные бумаги. В описи указываются: наименование ценной бумаги и ее эмитента; серия и номер; стоимость по номиналу единицы ценной бумаги; код валюты, в которой номинирована ценная бумага; курс Центрального банка РФ на дату проведения инвентаризации, количество принадлежащих учреждению ценных бумаг; номинальная стоимость имеющегося пакета ценных бумаг в иностранной валюте и в рублях; первоначальная стоимость ценных бумаг в рублях. Расписка материально ответственного лица оформляется в случаях хранения ценных бумаг в учреждении.
2. Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств.
Применяется для отражения результатов инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах в учреждениях Центрального банка РФ, кредитных организациях. В описи указывается наименование кредитной организации, номер счета в ней, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации в иностранной валюте, курс Центрального банка РФ на дату инвентаризации и остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. Кроме того, в инвентаризационной описи производится запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками.
3. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов.
Инвентаризационная опись составляется по видам документов и материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица.
В инвентаризационной описи отражаются: наименование и код бланков строгой отчетности, единица измерения; сведения о фактическом наличии (цена, количество); сведения по данным бюджетного учета (количество, сумма); сведения а результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам — количество и сумма).
4. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов.
В инвентаризационной описи путем сопоставления фактического наличия с данными бюджетного учета регистрируются расхождения. Инвентаризационная опись составляется по материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица.
Инвентаризационная опись отражает: наименование и код объекта учета, инвентарный номер, единицу измерения; сведения о фактическом наличии активов (цена, количество); сведения по данным бюджетного учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам — количество и сумма).
5. Инвентаризационная опись наличных денежных средств.
В опись включаются результаты проведенной инвентаризации наличных денежных средств в кассе учреждения.
Инвентаризационная опись содержит сведения о наличии денежных средств в кассе фактически и по учетным данным (цифрами и прописью), сведения по результатам инвентаризации по недостаче и по излишкам; номера последних приходного и расходного кассовых ордеров.
6. Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
Инвентаризационная опись отражает сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности; наименование дебитора (кредитора); номер счета бюджетного учета; общую сумму задолженности по балансу, в том числе подтвержденную и не подтвержденную дебиторами (кредиторами), с истекшим сроком исковой давности.
Названные выше инвентаризационные описи подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии учреждения.
7. Ведомость расхождений по результатам инвентаризации.
В процессе инвентаризации нефинансовых и финансовых активов (денежных средств и денежных документов), бланков строгой отчетности и денежных документов составляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации, в которой фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении. Ведомость является основанием для составления акта о результатах инвентаризации.
Учет расчетов с дебиторами — виновниками выявленных недостач, хищений, потерь от порчи материальных ценностей ведет
ся на счете 020900000 «Расчеты по недостачам» по субсчетам, отведенным для учета недостач финансовых и нефинансовых активов.
Аналитический учет ведется в типовой Карточке учета средств и расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи.
В бюджетных учреждениях выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бюджетного бухгалтерского учета должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
• излишки имущества подлежат оприходованию по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации;
• недостача и порча имущества в пределах норм естественной убыли относится на затраты производства или расходы, а сверх норм — на счет виновных лиц или на финансовые результаты;
• суммы, поступившие в возмещение недостачи и порчи в рамках бюджетной деятельности, подлежат перечислению в доход соответствующего бюджета.
Операции по выявленным недостачам в рамках бюджетной деятельности оформляются следующими бухгалтерскими записями:
1. Недостача нефинансовых активов
Сформирована дебиторская задолженность на недостачу нефинансовых активов (основных средств, непроизведенных активов, нематериальных активов, материальных запасов), приобретенных ранее за счет бюджетных средств (в оценке по рыночной стоимости):
Дебет счета 120901560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам основных средств»; 120903560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам непроизведенных активов»; 120902560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам нематериальных активов»; 120904560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов»
Кредит счета 140101172 «Доходы от реализации активов».
Одновременно списывается с бюджетного бухгалтерского учета балансовая стоимость нефинансовых активов, например основных средств, следующими бухгалтерскими записями:
Списание суммы накопленной амортизации по.недостающим объектам на уменьшение их первоначальной стоимости:
Дебет счета 110400410 «Уменьшение стоимости основных средств за счет амортизации»
Кредит счета 110100410 «Уменьшение стоимости основных средств».
Списание остаточной стоимости недостающих объектов основных средств:
Дебет счета 140101172 «Доходы от реализации активов»
Кредит счета 110100410 «Уменьшение стоимости основных средств».
Поступление денежных средств от виновного лица в погашение недостач нефинансовых активов (основных средств, непроизведенных активов, нематериальных активов, материальных запасов) в безналичном порядке:
Дебет счетов 120101510 «Поступление денежных средств на банковские счета» (когда учреждение не обслуживается через органы казначейства), 130405300 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям нефинансовых активов» (когда учреждение обслуживается через органы казначейства)
Кредит счетов 120901660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств», 120903660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам непроизведенных активов», 120902660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам нематериальных активов», 120904660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов».
Поступление денежных средств от виновного лица в погашение недостач нефинансовых активов (основных средств, непроизведенных активов, нематериальных активов, материальных запасов) наличными в кассу учреждения:
Дебет счета 120104510 «Поступления в кассу»
Кредит счетов 120901660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств», 120903660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам непроизведенных активов», 120902660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам нематериальных активов», 120904660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов».
Сданы из кассы денежные средства, поступившие в погашение недостач нефинансовых активов (основных средств, непроизведенных активов, нематериальных активов, материальных запасов) на бюджетный счет в банке:
Дебет счета 120101510 «Поступление денежных средств на банковские счета»
Кредит счета 120104610 «Выбытия из кассы».
Перечислены денежные средства в доход бюджета:
Дебет счета 121002140 «Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступившим в бюджет суммам принудительного изъятия»
Кредит счетов 130405300 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям нефинансовых активов», 120101610 «Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов».
2.