Облік наявності та руху грошових коштів в касі

Грошові кошти - це готівкові кошти, кошти на рахунках в банку та депозити до вимоги.

Еквіваленти грошових коштів - це короткострокові високоліквідні фінансові інвестиції, які вільно конвертуються в певні суми грошових коштів і які характеризуються незначним ризиком зміни їх вартості.

Як правило, до еквівалентів грошових коштів відносять поточні фінансові інвестиції, термін погашення яких не перевищує 3 місяці і відносно яких існує впевненість в тому, що вони не зменшать свою вартість протягом періоду їх дії.

У фінансовій звітності грошові кошти та їх еквіваленти відображаються у складі оборотних активів в статті “Грошові кошти та їх еквіваленти”.

Нормативно-правова база, яка регламентує облік касових операцій:

1) Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затв. Постановою Правління НБУ від 19.02.01 №72

2) Інструкція про організації роботи по готівковому обігу установами банків, затв. Постановою Правління НБУ від 19.02.01 №69

3) Інструкція №1 про організацію касово-емісійної роботи в установах банків України, затв. Постановою Правління НБУ від 07.07.94 №129

4) Указ президента України “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм по регулюванню готівкового обігу, від 12.06.95 №436/95

Розрахунки між підприємствами, між підприємством і фізичною особою можуть здійснюватися за рахунок готівки і здійснюються через касу підприємств з веденням касової книги встановленої форми.

Сума готівкових розрахунків одного підприємства з іншим через каси не повинна перевищувати 10 000 грн. протягом одного дня за одним чи декількома

платіжними документами. Платежі понад встановленої граничної суми здійснюються виключно в безготівковому порядку. Кількість підприємств, з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується.

Розрахунки готівкою між підприємствами та підприємцями і фізичними особами здійснюються як за рахунок коштів, отриманих із кас банків, так і за рахунок готівкової виручки.

1) через касу підприємства з веденням касової книги встановленої форми;

2) через операційні каси, розміщені в відособлених підрозділах підприємства;

3) через каси установ банків.

При розрахунках готівкою обмеження в сумі 10 000 грн. поширюється на:

1) розрахунки через каси підприємства;

2) розрахунки з використанням РРО, книг обліку розрахункових операцій та розрахункових книжок;

3) розрахунки через каси установ банків;

4) розрахунки коштами, отриманими за корпоративними картками.

Це обмеження не діє на:

1) розрахунки з фізичними особами;

2) розрахунки з бюджетними та державними та цільовими фондами;

3) розрахунки за спожиту електроенергію;

4) розрахунки при закупівлі сільськогосподарської продукції;

5) добровільні пожертвування і надання благодійної допомоги;

6) використання коштів, виданих на відрядження;

7) вилучення готівки органами Державної податкової служби

тощо.

Розрахунки готівкою - платежі готівкою підприємств, підприємців та фізичних осіб за реалізовану продукцію і за операціями безпосередньо, не пов’язаними з реалізацією продукції та іншого майна.

Каса підприємства - приміщення чи місце, призначене для приймання, видачі і зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів, де, як правило, ведеться касова книга.

Операційна каса - приміщення чи місце, де здійснюються готівкові розрахунки із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (РРО), а в окремих випадках - без застосування РРО, але з використанням книг обліку розрахункових операцій і розрахункових коштів.

Ведення касових операцій на підприємстві здійснює:

- касир, якщо ця посада передбачена штатним розкладом;

- бухгалтер чи інший працівник, на якого покладаються обов’язки касира згідно письмового розпорядження керівника підприємства, якщо штатним розкладом посада касира не передбачена.

В обох випадках з цим працівником укладається договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, а також керівник знайомить його під розписку з Положенням №72.

Касиру забороняється передовіряти виконання своїх обов’язків іншим особам. Виключенням є ті випадки, коли касир відсутній на роботі по поважним

причинам. Тоді обов’язки касира покладаються на іншого касира, а при відсутності такого - на іншого працівника згідно письмового наказу керівника підприємства. З цим працівником також укладається договір про повну матеріальну відповідальність до моменту виходу на роботу “основного” касира.

Ліміт каси.

Ліміт каси встановлюється підприємствам, які мають рахунки в установах банку заявку-розрахунок для встановлення загального ліміта каси. Порядку і термінів здавання готівкової виручки. Понад ліміту підприємства зобов’язані здавати готівкову виручку в порядку і терміни, які визначені установою банку для зарахування на їх поточні рахунки.

Готівкові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження, якщо вони надійшли до каси підприємства торгівлі, громадського харчування і послуг, при проведенні розрахунків із застосуванням РРО в кінці робочого дня і були здані в обслуговуючі банки не пізніше наступного робочого дня банку.

Не вважаються понадлімітними в день їх надходження і ті готівкові кошти, які надійшли до кас підприємства у вихідні та святкові дні і здані в сумі, яка перевищує встановлений ліміт, на наступний робочий день.

Підприємства мають право зберігати готівкові кошти в касі для виплат, пов’язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів, понад встановленого ліміту протягом 3-х робочих днів, включаючи день отримання готівки в установах банку.

До підприємств застосовуються штрафні санкції за:

1) перевищення встановлених лімітів каси;

2) не оприбуткування (неповне) оприбуткування в касі готівки;

3) перевищення встановлених термінів використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звіту відносно раніше виданих коштів;

4) витрати готівки із виручки на виплат. Пов’язані з оплатою праці, при наявності податкового боргу.

5) використання готівки не по призначенню;

6) проведення готівкових розрахунків без надання отримувачам коштів платіжного документа, який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів.

Надходження готівкових грошових коштів.

Готівкові кошти, які надходять до каси підприємства у вигляді виручки, позареалізаційних надходжень чи із банку, оформлюються в кожному випадку прибутковим касовим ордером (КО-1).

Заповнюються прибуткові касові ордери і квитанції до них бухгалтером, потім реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (ф. №КО-3 чи №КО-3а) підписуються головним бухгалтером чи особою, уповноваженою керівником підприємства та передаються касиру.

Касир перевіряє правильність заповнення всіх реквізитів прибуткового касового ордера: дату, номер, суму, підставу, підписи, печатку, штамп тощо, приймає готівку, підписує прибутковий касовий ордер та квитанцію до нього. Потім квитанція до прибуткового касового ордеру, завірена печаткою

підприємства (печатка ставиться так, щоб більша частина відтиску опинилася на квитанції), видається особі, яка внесла гроші і додається до звіту касира.

При надходженні готівки в касу з поточного рахунку в банку також обов’язково оформлюється прибутковий касовий ордер і квитанція до нього, яка додається до виписки банку. Якщо в касі підприємства знаходяться грошові кошти, не підтверджені прибутковим касовим ордером, то вони вважаються не оприбуткованими в касі і зараховуються в дохід підприємства.

Видача готівкових грошових коштів

Видаються грошові кошти на підставі видаткових касових ордерів (ф. №КО- 2) чи належним чином оформлених платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей, підписаних керівником і головним бухгалтером підприємства.

Підставою для видачі готівки із каси можуть бути:

- заяви;

- рахунки;

- авансові звіти;

- розрахунки бухгалтерії;

- довіреності тощо.

Ці документи додаються до видаткового касового ордеру. Якщо на доданих до видаткових касових ордерах документах є дозволяючи підпис керівника. То його підпис на видатковому касовому ордеру не є обов’язковим.

Видатковий касовий ордер виписується бухгалтером, реєструється в журналі реєстрації прибуткових касових ордерів і передається касиру для виконання.

Касир видає грошові кошти під розпис тільки особі, яка вказана у видатковому касовому ордері, при наявності паспорта чи документу, який його замінює (права водія, військовий квиток тощо). Якщо грошові кошти видаються по довіреності - паспорт необхідний і довіреній особі.

При відсутності підпису отримувача у витратних документах останні не приймаються в розрахунок для визначення залишку готівки в касі.

Видача готівкових коштів для здавання їх до кас установ банків здійснюється також із складанням видаткових касових ордерів. Документ, яким оформлюється внесення грошей в банк - об’ява на внесок готівкою. Документ, який підтверджує внесення грошей в банк - квитанція до об’яви внесок готівкою. Відразу ж після видачі готівки касир підписує видатковий касовий ордер, а на доданих до нього документах, ставить штам чи підпис “Оплачено”.

Приймання і видача готівкових коштів по касовим ордерам мажуть здійснюватися тільки в день їх складання. У випадку, якщо при заповненні допущена помилка, то касовий ордер оформлюється знову, оскільки ніякі виправлення в касових документах не допускаються.

Касова книга

Кожне надходження і видача готівкових коштів на підприємстві обліковуються в касовій книзі (ф. №КО-4).

Касова книга - це документ бухгалтерського обліку встановленої форми, який використовується для здійснення обліку готівки в касі підприємства.

Касову книгу можна вести також в електронній формі. При цьому необхідно дотримуватися всі правила, які пред’являються до заповнення касової книги на паперових носіях.

Листи касової книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані і скріплені печаткою підприємства. І тільки після цього можна приступати до заповнення касової книги. На останній сторінці слід вказати кількість пронумерованих, прошнурованих листів, які завіряються підписами керівника і головного бухгалтера.

Записи в касовій книзі здійснюються касиром в двох екземплярах (через копіювальний папір) за операціями отримання чи видачі готівки за кожним прибутковим касовим ордером та видатковим документом в день їх надходження.

Якщо при заповненні касової книги допущена помилка, то помилковий запис закреслюється і над ним робиться правильний запис, який завіряється підписами касира і головного бухгалтера.

Щоденно, в кінці робочого дня касир підраховує підсумки операцій за день, виводить залишок готівки в касі на наступне число і передає відривну частину листа касової книги (звіт касира) зі всіма прибутковими і видатковими документами в бухгалтерію підприємства під розписку на першому екземплярі касової книги. Для узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів в касі підприємства використовується рахунок 30 “Каса”. На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв’язку, обмін валюти) відкриваються субрахунки 303 “Операційна каса в національній валюті” і 304 “Операційна каса в іноземній валюті”. Основні типові проводки з обліку касових операцій представлені в таблиці 5.1.

Таблиця 5.1 - Облік касових операцій

Продовження таблиці 5.1

1.2.