2.4. Особенности ведения бухгалтерского учета и аудита в информационных средах.

Учетная система предполагает последовательность действий от момента фиксации событий до подготовки отчетов и закрытия счетов. Такая последовательность называется учетным циклом.

- отражение операций в первичных документах;

- запись операций в журнал;

- перенесение записей в главную книгу;

- формирование финансовых отчетов;

- обработка счетов для закрытия текущего периода и подготовка к началу нового учетного цикла.

Использование метода двойной записи позволяет трансформировать каждый факт хозяйственной деятельности в бухгалтерскую проводку, фиксированную на счетах.

Счета бухгалтерского учета можно рассматривать как локальные самостоятельные и взаимосвязанные информационные элементы, отражающие движение объектов учета и связанные в единую информационную систему. Размеры этой системы определяются планом счетов.

Обработка данных является важнейшей и трудоемкой функцией учета. Эта функция должна реализовываться в следующих рамках:

1) Оперативность (работа в реальном режиме времени).

2) Снижение трудоемкости обработки.

Кроме этого система учета должна решать проблему хранения и архивации данных, относящихся к прошедшему периоду и обеспечивающих доступ к данным.

В процессе развития бухгалтерского учета использовались разные формы работы, целью которых было совершенствование системы учета и облегчение труда бухгалтера.

В настоящее время наряду с ручными формами учета все большее распространение получают специальные программы, решающие задачи автоматизированного учета. Программное обеспечение позволяет осуществлять весь процесс обработки данных, начиная с ввода первичной информации и заканчивая получением регистров учета.

Использование вычислительной техники обеспечивает:

- уменьшение объема рутинных операций;

- ускорение обработки данных первичных документов;

- автоматизацию расчетов (износ, налоги);

- автоматизацию формирования отчетных форм;

- углубление аналитического учета;

- отказ от использования типографских бланков.

Сравним ручные и автоматизированные формы учета (рис. 3,4).

Рис. 3. Ручная журнально-ордерная форма учета.

Рис. 4. Форма учета на ЭВМ.

Функции бухгалтерского учета, как автоматизированного, так и ручного, можно разбить на две группы:

1) Сводный учет.

2) Подготовка данных для сводного учета.

Сводный учет включает обработку первичных документов и обобщение информации в отчетах.

Подготовка данных более трудоемкий процесс, так как он включает: ведение учета по отдельным участкам и расчет экономических показателей.

На большинстве предприятий учет ведется по следующим направлениям:

- учет основных средств;

- учет материальных ценностей;

- учет затрат и прибыли;

- учет кассовых операций;

- учет операций по расчетному и другим счетам;

- учет расчетов;

- учет заработной платы.

В зависимости от размеров предприятия, его организационной структуры, объемов деятельности может применяться программное обеспечение различных классов:

1) Проводки – главная книга – баланс.

Эти программы реализуют, в основном, сводный учет. Они достаточно просты и универсальны.

В этом классе можно выделить подгруппы:

- программы с функциями синтетического учета (журнал операций, журналы-ордера, главная книга, оборотные ведомости, отчетность);

- программы с одноуровневым или двухуровневым аналитическим учетом (для малых предприятий и учета по упрощенной форме);

- программа ведения сводного учета (обеспечивающая возможность привязки к синтетическим счетам развернутой многоуровневой системы аналитических счетов);

- головные модули функциональных комплексов, осуществляющие сводный учет (обеспечивающие прием проводок от программ, специализированных по участкам учета).

2) Интегрированная бухгалтерия.

Особенностями таких программ являются:

- наличие количественного и суммового учета;

- реализация всех функций программ предыдущего класса;

- автоматизация отдельных участков учета;

- единое поле проводок;

- ориентация программы для использования на одном рабочем месте.

3) Комплексная бухгалтерия.

Автоматизированный комплекс учета состоит из отдельных, функционально законченных автоматизированных рабочих мест.

Включает в себя аналитический учет и интерфейс передачи информации для составления отчетности.

4) Сетевая версия бухгалтерского учета.

Дает возможность сетевого обмена внутри рабочего места и между рабочими местами. Обмен информацией ведется только по сети. Возможна одновременная работа разных пользователей с доступом к любой разрешенной информации.