29. Ответственность за принятие к учету первичных документов, не соответствующих требованиям действующего законодательства

Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями. Штрафы.

В соответствии со ст.120 части первой Налогового кодекса Российской Федерации, введенного в действие Федеральным законом от 31.07.1998 N 147-ФЗ (далее — НК РФ), грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения влечет за собой следующие финансовые санкции: если нарушения совершены в течение одного налогового периода — взыскание штрафа в размере 10 тыс.руб.; если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере 30 тыс.руб.; если нарушения повлекли занижение налоговой базы — штраф в размере 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс.руб.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается: отсутствие первичных документов; отсутствие счетов — фактур; отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета; систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета , в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Под систематическим нарушением понимается нарушение, совершенное в течение календарного года два раза и более. Переплата или недоплата налогов.

Из-за отсутствия первичных документов организация будет переплачивать налоги.

Например:

Отсутствие актов о выполнении работ и накладных на поставленный товар не позволяет учесть понесенные вашей фирмой затраты при налогообложении прибыли.

Что касается счета-фактуры, то в соответствии со статьей 169 НК РФ это единственный документ, который позволяет принять к вычету входной НДС. Отсутствие счета-фактуры не позволяет принять НДС к вычету.

Кроме того, если в первичных документах или счетах-фактурах содержатся ошибки, организацию, как и в случае отсутствия документов, могут наказать за неуплату налогов.

В случае обнаружения ошибок в счетах-фактурах при проверке налоговики решат, что предприятие не имеет права на вычет НДС по такому документу. Если же бухгалтер вычет все же применил и уменьшил НДС, то компанию оштрафуют за недоплату налога.

В случае оказания услуг, если акт сдачи-приемки услуг был составлен с нарушениями, обнаружив данный факт во время проверки, контролеры сочтут затраты документально не подтвержденными и исключат стоимость услуг из состава расходов. А раз организация завысила затраты, то, как решат чиновники, она занизила прибыль и, следовательно, не доплатила налог. Аналогичная ситуация возникает при обнаружении ошибки в накладной.

Санкции за неуплату или недоплату налога предусмотрены статьей 122 Налогового кодекса РФ.

Штраф по этой статье составляет 20 процентов от неуплаченной суммы. А если инспекторы докажут, что Ваше предприятие не уплатило налог умышленно, то штраф возрастет до 40 процентов от суммы недоимки.

Помимо штрафа с суммы, на которую организация, не желая того, занизила налог, придется заплатить и пени.

Они составят 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки.

Будет также взыскана и сама сумма недоимки.

Кроме того, ст.15.11 КоАП предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов.

Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в данном случае понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

В том случае, если первичный документ был составлен с нарушением предъявляемых к его форме и содержанию требований, организация может столкнуться с рядом налоговых последствий (связанных прежде всего с формированием налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и с налогом на добавленную стоимость).

Прежде всего, согласно пункту 1 Положения о составе затрат себестоимость продукции (работ, услуг) представляет собой стоимостную оценку используемых в процессе производства продукции (работ, услуг) природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных фондов, трудовых ресурсов, а также других затрат на ее производство и реализацию.

В связи с этим первичные учетные документы должны в обязательном порядке подтверждать факт использования тех или иных ресурсов в процессе производства (факт совершения хозяйственной операции).

Отсутствие, скажем, подписи соответствующего должностного лица на первичных документах, послуживших основанием для отнесения затрат на себестоимость может означать, что работы фактически не выполнялись; отсутствие даты - невозможность определить к какому отчетному периоду относится операция; отсутствие других обязательных реквизитов - нарушение требований действующего законодательства.

Приведенные выше причины могут повлечь за собой неправомерность отнесения затрат на себестоимость продукции (работ, услуг), и соответственно к неправильному уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и привлечению организаций к установленной ответственности, в том числе к уплате штрафных санкций по налогу на прибыль, то есть к непроизводительным расходам.

В таких случаях необходимо другими способами доказать факт совершения оспариваемой операции. Для этого могут быть использованы акты инвентаризации, другие первичные оправдательные документы, экспертные заключения, показания свидетелей и т.п.

Однако, при этом следует учитывать, что согласно статье 57 Арбитражно-процессуального кодекса Российской Федерации (принят Федеральным законом от 5 мая 1995 года N 70-ФЗ) обстоятельства дела, которые в соответствии с законом или иными нормативными правовыми актами должны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться иными доказательствами.

То есть, если указаниями о порядке применения и использования форм первичной учетной документации определено, что факт совершения хозяйственной операции оформляется данным документом, то отсутствие данного документа может исключить другого рода доказательства совершения операции.

Таким образом, включению в себестоимость продукции (работ, услуг) подлежат только документально подтвержденные, связанные с той или иной производственной операцией, затраты.

Что касается налога на добавленную стоимость, то несоблюдение установленной формы счета-фактуры или незаполнение отдельных его обязательных реквизитов может повлечь за собой невозможность зачета " входного" НДС по оплаченным товарам (продукции, работам, услугам).

Отсутствие первичных документов у организации, обосновывающих совершение той или иной операции, в соответствии с пунктом 3 статьи 120 части первой НК РФ отнесено к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, за которые к организации могут быть применены следующие меры ответственности:

- если нарушение совершено в течение одного налогового периода - штраф в размере пяти тысяч рублей;

- если нарушения совершены в течение более одного налогового периода - штраф в размере пятнадцати тысяч рублей;

- если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы - штраф в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее пятнадцати тысяч рублей.

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является по сути нарушением правил ведения бухгалтерского учета, за которым следует неполное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений, что относится также к грубому нарушению правил учета доходов и расходов, и соответственно влечет за собой такую же ответственность, что и отсутствие первичных документов.

Однако для привлечения организации к ответственности факты неправильного заполнения и использования первичных документов должны быть представлены как " систематические" .

В соответствии с пунктом 1 статьи 31 части первой НК РФ налоговые органы вправе требовать от налогоплательщиков документы по формам, установленными государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления налогов), а также пояснения и документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов.

За отказ представить документы (в том числе первичные оправдательные) организации могут быть привлечены к налоговой ответственности.

Так, в соответствии с пунктом 1 статьи 126 части первой НК РФ непредставление налоговому органу первичных документов влечет за собой взыскание штрафа в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ.

Кроме того, в случае непредставления в течение более двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов; отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги, налоговые органы вправе в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 части первой НК РФ определять суммы налогов, подлежащие внесению в бюджет, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.