34) Регистры бухгалтерского учета

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, регистрируется, систематизируется и накапливается для дальнейшего отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности в таблицах специальной формы, которые называются учетными регистрами или регистрами бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

- бухгалтерские книги - сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с определенным набором граф (таблица), на последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или иного уполномоченного лица; Кассовая книга не только нумеруется, но и прошивается шпагатом и скрепляется печатью; в зависимости от объема учетных записей в книге отводится одно или несколько страниц для того или иного счета; книги применяются для аналитического и синтетического учета (например: Главная книга, Кассовая книга, Книга складского учета);

- карточки - отдельные листы из плотной бумаги стандартного размера, хранятся в специальных ящиках - картотеках, разделителями совокупность карточек разбивается на определенные разделы. Карточки открываются на год. При открытии карточки регистрируются в реестре, где им присваивается порядковый номер. Наиболее распространенными являются три вида карточек: контокоррентные г имеют графы дебет и кредит, материальные г имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием количества и суммы, многоколонные г имеют несколько граф;

- свободные листы (ведомости) - листы большего, чем карточки формата, хранятся в специальных папках - регистраторах, открывают их на месяц или квартал. Отдельные листы применяются для ведения журналов, ведомостей и машинограмм.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета, таким образом учетные регистры делятся на:

- хронологические, в которых записи о хозяйственных операциях совершаются в хронологическом порядке по мере их совершения;

- систематические, в которых записи о хозяйственных операциях группируются по определенным признакам;

- комбинированные, сочетающие хронологические и систематические записи

В зависимости от содержания операций, отражаемых в регистрах бухгалтерского учета, регистры делят на:

- синтетические - открываются для ведения синтетических счетов – (без пояснительного текста, только дата, номер и сумма бухгалтерской проводки);

- аналитические - служат для отражения данных аналитического счетов. С их помощью осуществляется контроль за наличием и движением каждого вида материальных ценностей.

Регистры бухгалтерского учета подразделяется по строению на:

- односторонние регистры - различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете;

- двусторонние регистры - применяются в основном при ведении учета в книгах, счет открывается на двух развернутых страницах книги: левая страница - дебет, правая - кредит. Используются в синтетическом и аналитическом учете при ручном способе учета;

- многографные регистры - используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета, например, учет движения материалов отражается в целом по организацию, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организацию, подразделениям и в разрезе статей затрат;

- линейные регистры - разновидность многографных регистров, в них каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов;

- шахматные регистры - используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.

Записи в учетные регистры при ведении бухгалтерского учета ручным способом осуществляют шариковой ручкой, в случае если бухгалтерский учет ведется с применением вычислительной техники в среде автоматизированной бухгалтерской системы - данные первичных документов вводятся в программу, учетный регистр распечатывается и хранится на бумажном носителе. По окончании месяца на каждой странице учетного регистра подводятся итоги, итоговые записи синтетических и аналитических регистров сверяются.

Правильность отражения хозяйственных операций в учетных регистрах обеспечивают лица составившие и подписавшие их.

После утверждение годового бухгалтерского баланса учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организация.

Содержание регистров – коммерческая тайна