Учет численности и отработанного времени

Для организации учета труда, выработки и зара­ботной платы, составления отчетности и контроля за фондом заработной платы и выплатами социального характера весь персонал, например, промышленного предприятия, распределяется на три группы: промышленно-производственный, непромышленный и работни­ки несписочного состава (выполняющие работы по до­говорам подряда и другим договорам гражданско-пра­вового характера).

Кроме того, в отчетности по труду из группы промышленно-производственного персонала выделяются две категории - рабочие и служащие (руководители, специалисты и другие служащие).

По сроку использования в организации, согласно трудовым договорам (контрактам) персонал подразделяется на следующие группы:

постоянный персонал (численность) - работники, принятые на работу без указания срока;

сезонный персонал - работники, поступившие на работу на период сезонных работ;

временный персонал - работники, поступившие на определенный срок, но не свыше двух месяцев.

Широко используются понятия "списоч­ный состав" и "среднесписочный состав":

списочный состав фиксирует количество работни­ков, зарегистрированных на каждую отдельную дату (поэтому постоянно меняющееся);

среднесписочный состав (численность) определяет­ся за месяц, квартал, год. Он рассчитывается путем суммирования списочного состава работников за все дни месяца, включая выходные и праздничные дни, и деления показателя на число календарных дней меся­ца. При этом списочная численность в выходные и праздничные дни берется по предшествующему рабо­чему дню.

Среднесписочная численность за квартал и год рассчитывается как сумма среднесписочных значе­ний за этот период, деленная на соответствующее чис­ло месяцев. Указанный показатель используется в эко­номических расчетах по росту производительности труда, в анализе производственной деятельности и в отчетности.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. № 26.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в орга­низацию.

В приказах указываются наименование структурного подразделе­ния, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместитель­ству, в порядке перевода из другой организации, для замещения вре­менно отсутствующего работника, для выполнения определенной ра­боты и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику (работникам) под распис­ку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о при­еме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открыва­ется лицевой счет работника.

Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодатель­ством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

В организации на каждого работника открывают лицевые счета (ф. № Т-54 и ф. № Т-54а), в которых записывают необ­ходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, ок­лад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.

Форма № Т-54 используется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую рабо­ту (форма № Т-5) используется для оформления и учета перевода работника на другую работу в организации.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными акта­ми организации, трудовым договором (контрактом).

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работника.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 — только для учета использования рабочего времени. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф.№Т-49).

Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в табеле учета использования рабочего времени. Для упрощения табель­ного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. № 49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

В левой части этой ведомости записывают суммы начислений заработной платы по ее видам (сдельно, повременно, премии и разного рода доплаты), а в правой - удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.

В ряде организаций (особенно крупных) вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные ведомости (ф. № Т-51) и платежные ведомости (ф. № Т-53). В расчетной ведо­мости содержатся все расчеты по определению сумм заработной пла­ты, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость исполь­зуют лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилий и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и рас­писку в получении заработной платы. Расчетно-платежные ведомос­ти или замещающие их расчетные и платежные ведомости применя­ют для расчетов с работниками за целый месяц.

Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса обычно определяют из расчета 40 % заработка по тарифным ставкам или окладам с учетом отработанных ра­ботниками дней.

Заработную плату выдают из кассы в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр невыданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы не выплаченной в срок заработ­ной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет.

На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (ф. № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

4.3.