Оформление кредитных документов и формирование кредитного досье.
Оформление сделки по предоставлению кредита осуществляется путем заключения между банком и торговой организацией кредитного договора по утвержденной форме. Предоставление кредита торговым организациям на пополнение оборотных средств
осуществляется на основании Кредитного договора (см.
Приложение 17), Кредитного договора об открытии кредитной линии (см. Приложение 18, 19, 20). Одновременно с оформлением кредитного договора с торговой организацией кредитный сотрудник оформляет в зависимости от вида обеспечения: договор поручительства (см. Приложение 21, 22), договор залога (см. Приложение 23), другие документы.В случае наличия у торговой организации счетов, открытых в других банках, по которым проходят значительные обороты средств, заключается трехстороннее соглашение с торговой организацией и коммерческим банком, в котором открыты счета, о праве на безакцептное списание средств с её счетов с целью погашения задолженности.
При заключении кредитного договора, договора поручительства, договора залога и других необходимо контролировать соблюдение соответствия полномочий лиц, подписывающих договора со стороны торговой организации и соответствие их подписей. Сотрудники банка обязаны обратить внимание на следующие моменты: 1 Должность руководителя торговой организации, подписывающего договора, должна соответствовать должности, указанной в уставе, осуществляющей текущую деятельность организации; 2)компетенция лица, подписывающего договора, должна соответствовать совершаемой сделке, то есть, в случае, если в уставе не указано иное, то в соответствии с законом об акционерных обществах текущие сделки (не относящиеся к крупным) входят в компетенцию органа, осуществляющего руководство текущей деятельностью; в случае, если сделка в соответствии с уставом не относится к текущей деятельности торговой организации, является крупной или относится к исключительной компетенции другого органа, а также в любом случае - если её сумма превышает 25% балансовой стоимости активов компании, на её совершение торговая организация обязана предоставить решение уполномоченных органов, подтверждающие полномочия руководителя заключать договора; 3)подписи на документах со стороны торговой организации должны быть подлинными.
Для этого подписание кредитных документов производится исключительно в присутствии кредитного сотрудника по предъявлении документа, удостоверяющего личность. Проверку соответствия полномочий и подписей осуществляет кредитный сотрудник при последующем контроле сотрудником Юридического отдела банка. Ответственность за правильность оформления документов несет Юридический отдел и кредитное подразделение совместно, а отклонения от утвержденных типовых форм кредитных документов возможны только при согласовании с ними.
I Для проверки правомерности выдачи кредита кредитное подразделение
Ф предоставляет Юридическому отделу кредитные документы в следующем составе: учредительные документы, документы, подтверждающие полномочия руководителя, сведения о балансовой стоимости активов (бухгалтерский баланс), кредитный договор,
I
і договора обеспечения (договор поручительства, залога и другие, а также пакет
документов на залогодателя, поручителя и других участников сделки). Все кредитные документы перед подписанием у Председателя Правления визируют начальник Кредитного управления, юрист, сотрудник Службы безопасности, подписывает главный бухгалтер и визирует заместитель Председателя Правления банка, курирующий соответствующее направление деятельности. По кредитам предоставляемых в филиалах
* банка, кредитные документы формируются по согласованию с начальником Кредитного управления, их визирует начальник Кредитного отдела и юрист филиала, подписывает главный бухгалтер и руководитель филиала.
Для учета номеров и регистрации договоров кредитное подразделение ведет «Книгу регистрации кредитных договоров». Кредитные договора нумеруются по всем валютам совместно в порядке очередности с начала каждого календарного года. Номер договора состоит из двух частей: 1) номер по порядку в соответствии с книгой регистрации; 2) последние две цифры календарного года, в котором заключен договор. Номера имеют вид:
В соответствии с номером кредитного договора присваивается номер договора, в котором зафиксировано представленное обеспечение кредита.
В случае если в обеспечение представлен залог, то номер договора залога представляет собой:• 
После оформления кредитных документов кредитный сотрудник формирует кредитное досье торговой организации, в которое подшивается весь комплект • документов, послуживших основанием для предоставления кредита, результаты анализа,
проведенного на подготовительном этапе, заключение о возможности предоставления кредита в виде паспорта кредитной сделки торговой организации для обсуждения на Кредитном комитете, подписанные договора и протокол Кредитного комитета. При этом в кредитное досье подшиваются экземпляры договоров с визами сотрудников банка. Затем дает распоряжение Управлению расчетов и учета банковских операций о предоставлении кредита по утвержденной форме и обновляет информацию в базе данных.
Кредитное досье торговой организации должно содержать в обязательном порядке следующие документы: кредитную заявку и анкету (если это требуется) с необходимыми сопроводительными документами, справку в ИМНС об открытии ссудного счета и информационное письмо на него, отчетность, заключение кредитного подразделения о возможности предоставления кредита и о залоге, подписанные кредитные документы, дополнения и изменения к ним, протоколы заседания Кредитного комитета, на которых было принято решение о предоставлении кредита, о внесении изменений и дополнений в первоначальные кредитные документы, распоряжения, оформленные в соответствии с требованиями Положения Банка России №54-П в действующей редакции.
Все изменения и дополнения к договорам оформляются в установленном порядке в письменной форме. При этом в случае пролонгации кредитного договора договор залога также подлежит пролонгации, а поручителя уведомляют об изменениях. Оформление изменений первоначальных условий кредитования осуществляется в порядке, аналогичном порядку, указанному для оформления документов на предоставление кредита.
Все документы, представленные торговой организацией в процессе кредитования, полученные ответы на запросы, а также документы, подтверждающие факт размещения предоставления денежных средств, и бухгалтерские документы, а также дополнительные соглашения и другие договора, распоряжения и мемориальные ордера, хранятся в кредитном досье торговой организации. Указанные документы подшиваются в соответствии с датой их составления, в порядке логической и календарной очередности.
Банк организовывает хранение кредитных досье в течение не менее 5 лет. По закрытии кредитного дела в досье подшивается окончательная ведомость по начислению и уплате процентов, составляется опись документов кредитного досье по форме Приложения 24, которая подписывается сотрудником, начальником кредитного подразделения и главным бухгалтером. Каждое кредитное досье хранится в отдельной
папке, в железном несгораемом, закрывающемся шкафу в кредитном подразделении.
5.