ЗЛФормирование системы управления затратами на обеспечение качества продукции в процессе производства

В рыночной экономике основной целью деятельности предприятия является достижение максимальной прибыли, поскольку прибыль - основа и источник средств для дальнейшего развития.

Наши исследования показали, что действующая система управления затратами на обеспечение качества не в полной мере соответствует решению возникающих проблем в этой области. Неудовлетворительно обстоит дело с разработкой методологии планирования, нормирования, учета и анализа затрат, а также нельзя с уверенностью говорить о реально существующей системе, к сожалению, лишь только о некоторых ее элементах.

В связи с этим перед диссертантом стоит задача о разработке системы затрат на обеспечение качества продукции в процессе производства со всеми ее элементами и подсистемами. Под системой управления ЗОКП автор понимает совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, направленных на выполнение управленческих функций с целью обеспечения качества выпускаемой продукции с оптимальным уровнем затрат на его достижение. Разработанная система позволяет реализовать все мероприятия по обеспечению качества продукции на основе корректирующих воздействий на факторы организации производства.

В процессе управления конкретным объектом на практике все функции взаимодействуют между собой.

Р.Экофф утверждает: если улучшение одной или даже нескольких частей системы проводить раздельно, это может ее разрушить. Система состоит из совокупности частей. Каждая часть может влиять как на систему, так и на другую часть, и каждое объединение частей может влиять на систему. Любая попытка понять систему путем рассечения ее на компоненты приведет к потере системой ее существенных свойств, /по материалам статьи Steven S. Pre-ventte, System Thinking - An Uncommon Answer. /

Выполнение задачи организации управленческого учета традиционной бухгалтерией, решающей обязательные задачи финансового учета, всегда вызывала, и будет вызывать естественное сопротивление. Совмещение ведет к тому, что менеджеры довольствуются для принятия решений «сомнительной» экономической информацией, аккумулированной в рамках финансового учета, забывая, что он направлен вовне и часто упускает из поля зрения то, что это все-таки должно быть отдельные, взаимодействующие при необходимости службы.

Перед созданием системы управления затратами на обеспечение качества продукции необходимо определить требования к ней и их содержание (табл.3.1).

Таблица 3.1- Требования, предъявляемые к системе управления затратами на

обеспечение качества продукции

Требование Содержание 1.

согласованы с целью - обеспечение качества продукции с оптимальным уровнем затрат на его достижение при использовании определенных методов и приемов 4. Адаптивность, гибкость Система управления затратами на обеспечение качества продукции должна легко перестраиваться на новые условия функционирования, быть способной к адаптации 5. Управляемость Отсутствие отказов и простоев в работах обеспечивающих качества выпускаемой продукции, упорядоченность информационных потоков, регулярность выполнения функций управления затратами на обеспечение качества продукции по команде управляющей подсистеме. Наиболее управляемы автоматизированные и непрерывные процессы. 6.Многофункциональность, многоаспектное^. Система управления затратами на обеспечение качества продукции в процессе производства выделяет элементный, организационный, коммуникационный, функциональный, процессный и средообразующий аспекты; функциями управления затратами на обеспечение качества продукции в процессе производства являются планирование, организация, учет, мотивация, регулирование 7. Оптимальность Возможность достижения цели и предусматривает много-вариантную проработку любого управленческого решения и нахождения наилучшего для имеющихся условий способа достижения цели Выделение организационного аспекта системы управления затратами

на обеспечение качества продукции позволило диссертанту разработать структуры, которая будет являться координатором всей создаваемой и работающей системы, представленной на рис.3.1.

анализ отклонений и причин их возникновения, исследование осуществляемых функций управления.

РисунокЗ .2

Одна из них временная группа -Бюджетная группа, который будет действовать только в период разработки нормативных материалов и бюджетов, главной задачей которого является координация, сбор коллективных предложений, согласование интересов всех подразделений и отделов, участвующих в процессе обеспечения качества, а именно экономический отдел, бухгалтерия, ОтиЗ, отдел кадров, служба маркетинга и производственные подразделения. Очевидно, что для более эффективной работы временно действующей группы необходимо включить менеджеров - представителей от каждого отдела и подразделения, что будет усиливать мотивацию их деятельности, способствовать активному участию персонала в управлении предприятием и более грамотной разработке мероприятий по созданию и непрерывному совершенствованию системы управления затратами на обеспечение качества. Любой участник Бюджетной группы может поделиться мыслями о том, как воплотить в жизнь видение руководства, высказать идеи на счет того, что можно сделать на уровне сегодняшних возможностей и что можно улучшить, сообщить об ограничениях своей деятельности, которые, по их мнению, негативно влияют на достижение целевых показателей.

Посредством обеспечивающей подсистемы и подсистемы методов управления Бюро управления ЗОКП реализует поставленные цели и функции управления. Решая задачи организации производства, Бюро оказывает управляющее воздействие на производственные факторы, тем самым, ликвидируя проблему обеспечения заданного уровня качества продукции.

Элементами системы управления затратами на обеспечение качества продукции в процессе производства являются:

? Кадры, выполняющие управленческие воздействия в создаваемой системе, их количественный и качественный состав. Для обеспечения согласованности в принятии управленческих решений необходимо разработать Положения по Бюджетной группе и по Бюро управления затратами на обеспечение качества продукции, определить права и обязанности, а также степень ответственности каждого структурного подразделения - участника процесса управления. Никто лучше непосредственных участников процесса не может знать специфику их деятельности и проблемные зоны. Знания сотрудников не столь широки в области управления затратами на обеспечение качества, как у высших менеджеров, но зато более конкретны и детальны, хорошо дополняют знания руководства. Скептики могут заменить, что вряд ли таким образом можно получить правдивую информацию. Каждый стремится занизить свои возможности и преувеличить трудности, чтобы обеспечить своему подразделению дополнительное финансирование. Однако автором могут быть предложены следующие действия: разрушить барьеры между структурными подразделениями; создать команды; увязать денежные выплаты с общим результатом (управление затратами на обеспечение качества); не ставить целью безусловное выполнение плановых показателей; не наказывать и не поощрять отдельных сотрудников на основе формально рассчитанных отклонений фактических показателей от запланированных (нормативных); создать систему мотивации сотрудников, позволяющую объединить их цели с целью - управление затратами на обеспечение качества продукции.

? Информация. Информация, связанная с процессами обеспечения качества продукции и затратами на его достижения должна быть модулем в единой централизованной автоматизированной системе. Построение схемы документооборота управления затратами на обеспечение качества продукции должно решаться с помощью оптимизационной задачи: повышение точности учета и одновременное сокращение до необходимого минимума количества документов и показателей. Б Положении по Бюро управления затратами на обеспечение качества продукции целесообразно прописать четкую регламентацию процедур хранения и выдачи информации на разные уровни управления, а также доступа к ней заинтересованных подразделений; ?

Техника - средства оргтехники, автоматизация управленческих процедур по решению задач, связанных с затратами на обеспечение качества продукции; ?

Методы управления. Для эффективного управления необходимо применение комплексного подхода к методам представляющий собой сочетание экономического, организационно-распорядительного и социально-психологического методов управления. Экономический метод управления затратами на обеспечение качества продукции включает: разработка бюджета затрат на обеспечение качества продукции, планового задания, анализ затрат на обеспечение качества продукции, материальное стимулирование персонала за достижение заданных показателей качества продукции. Организационно-распорядительный метод управления затратами на обеспечение качества продукции - разработка Положений, в которых должны быть прописаны права и обязанности структурных подразделений, участвующих в управлении затратами на обеспечение качества продукции, их взаимосвязи. Социально-психологический метод управления затратами на обеспечение качества продукции - разработка программы нематериального стимулирования персонала за достижение высоких показателей качества, программы развития культуры производства в области обеспечения качества продукции.

Коммуникационный аспект системы управления затратами на обеспечение качества продукции реализуется посредством выделения взаимосвязей между подсистемами. В качестве управляющей подсистемы выступает Бюро управления затратами на обеспечение качества продукции; обеспечивающей подсистемой - информация, ресурсы и методология; управляемой подсистемой являются факторы производства. Управление факторами производства осуществляется в местах возникновения затрат на обеспечение качества продукции, тем самым проявляется средообразующий аспект системы управления затратами на обеспечение качества продукции.

Специалисты, входящие в состав Бюджетной группы должны не только внести свои предложения, но и прийти к конкретным результатам. Задача Бюджетной группы - исследование возможностей, проблем и ограничений деятельности подразделений предприятия, согласование их интересов для достижения целей предприятия, планирование их деятельности. Временно действующая группа является неформальной составляющей организационной структуры предприятия, хотя считается возможным и необходимым проработать Положение о функциях и обязанностях Бюджетной группы. Создание такого рода группы автоматически реализует функцию мотивации процесса управления. Другая составляющая структуры- Бюро управления затратами на обеспечение качества продукции - действует постоянно и состоит из менеджеров, ответственных за деятельность предприятия в целом. Эта группа разрабатывает и распространяет нормативно-инструктивные материалы по составлению бюджета, обеспечивает релевантной информацией для управленческого учета, определяет точный порядок составления бюджета и даты, к которым должны быть представлены те или иные плановые циф • ры. Кроме того, она показывает вклад каждого подразделения, проводит оценку и анализ затрат на обеспечение качества продукции. Далее, по мере осуществления фактической деятельности данная группа анализирует исполнение бюджета, выявляет величину отклонений фактических от плановых показателей, устанавливает причины этих отклонений и констатирует, если нужно, важность корректирующих решений.

Разработанная структура управления затратами на обеспечение качества продукции дает ряд преимуществ. Во-первых, привлечение менеджеров каждого отдела и подразделения к планированию деятельности повышает ответственность каждого из них за планируемые показатели и, тем самым, стимулирует к их достижению. Важно, что, принимая участие в разработке нормативов и бюджета, менеджеры соглашаются с возможностью его исполнения, вследствие чего исключается оценивание ими плановых показателей как не учитывающих их возможности, проблемы и требования, а также констатации в качестве причины неисполнения нереальности плановых показателей. Вряд ли кому-то приятно признаться в своей несостоятельности. Иначе у менеджеров нижних звеньев управления этот мотив в достижении целевых показателей отсутствует. Во-вторых, менеджеры лучше представляют себе специфику работы своего подразделения, проблемы и ограничения. Таким образом, они имеют возможность своевременно выявить негативно влияющие факторы, и принять меры к их устранению. В-третьих, иерархичность процесса управления позволяет вышестоящему руководству согласовать интересы нижестоящих и оценить их вклад в достижение целей предприятия, уменьшает вероятность занижения плановых показателей некоторыми из них.

Процессный аспект системы управления затратами на обеспечение качества продукции выражается в этапах принятия и реализации управленческих решений в области затрат на обеспечение качества продукции. Рассмотрим пример реализации данного аспекта: управленческое решение - внедрение системы управления затратами на обеспечение качества продукции представляющее собой последовательное проведение ряда шагов, эффективность которых можно оценить сразу после осуществления.

Здесь условно можно выделить 4 этапа (рис.3.3): целеполагание; внедрение на предприятии управленческого учета и отчетности и процедур анализа; внедрение процедур планирования; внедрение процедур и механизмов контроля.

Первый этап - целеполагание. На данной стадии определяются цели внедрения системы управления затратами на обеспечение качества продукции на предприятии. Цели создания такой системы: •

Сокращение времени, необходимого руководству для принятия обоснованных решений в области затрат на обеспечение качества; •

Выработка обоснованных критериев оценки эффективности подразделений и специалистов, участвующих в процессе управления затратами на обеспечение качества;

•

Упрощение взаимодействия подразделений предприятия; •

Увеличение конкурентоспособности предприятия и т.д.

Цели на предприятии могут быть конкретизированы и дополнены исходя из специфики и возможностей предприятия. В зависимости от целей выбирается набор инструментов, которые будут внедряться, и определяются сроки внедрения.

На втором этапе - внедрение на предприятии управленческого учета и отчетности - решаются следующие задачи:

• Своевременного получения руководством текущей релевантной информации о затратах на обеспечение качества; •

Улучшения взаимодействия между подразделениями; •

Улучшение мотивации сотрудников;

•

Выявление резервов снижения затрат на обеспечение качества продукции в процессе производства; •

Оптимизация потребления финансовых, материальных и кадровых ресурсов предприятия. Здесь важно учесть, что предприятие функционирует в условиях ограниченного количества ресурсов.

С этой целью разрабатывается организационная структура, для которой указываются входящие и выходящие из подразделений информационные потоки, распределяются функциональные обязанности, определяются базы данных, существующие внутри подразделений («как есть»), а затем задаются основные требования к системе («как надо»): пользователи различной информации, периодичность (должен выполняться принцип уменьшения количества предоставляемой информации с движением вверх по иерархической лестнице).

На третьем этапе - внедрение процедур планирования - вырабатывается формат планов и заданий для различных подразделений с привлечением всех уровней руководства. Кроме того, разрабатывается методика бюджетирования затрат на обеспечение качества продукции. Планируемая информация доводится до непосредственных исполнителей.

На четвертом этапе - внедрение процедур и механизмов контроля -вводятся в действие механизмы контроля соответствия фактических показателей плановым, а также разрабатывается система раннего предупреждения перерасхода средств на обеспечение качества продукции и возникновения брака.

Для внедрения системы управления затрат на обеспечение качества продукции на предприятии необходимо:

Разработать и внедрить систему учета и первичной обработки данных по затратам. Весь процесс управления строится на совокупности своевременной и релевантной информации;

^ Разработать и внедрить организационную структуру управления затратами на обеспечение качества продукции, практически осуществляющую функции сбора, контроля и анализа информации по затратам на обеспечение качества продукции для принятия управленческих решений высшим руководством. Данная структура включает формальную структуру - Бюро управления затратами на обеспечение качества продукции и временную - Бюджетная группа. Бюджетная группа состоит из представителей структурных подразделений:

- бухгалтерию, в части учета и калькуляции себестоимости; План счетов бухгалтерского учета технически позволяет вести управленческий учет в рамках единой с финансовым учетом системы или самостоятельной системе счетов. В разделе «Затраты на производство» имеются свободными счета 30-

39, предназначенные для учета затрат по элементам. Инструкция по применению Плана счетов позволяет группировать затраты по местам их возникновения. -

планово-экономический отдел - распределение выделенных средств из бюджета затрат на обеспечение качества продукции по подразделениям, аналитический учет фактических затрат на обеспечение качества продукции в разрезе отдельных подразделений; -

служба снабжения, в части фактического учета затрат по оценки заготовления товарно-материальных ценностей; -

служба маркетинга - фактический учет коммерческих и сбытовых расходов, оценка потребителей, затрат, связанных с гарантийным обслуживанием; -

отдел метрологии - фактический учет затрат по оценке измерительных приборов и оборудования;

-отдел управления качества - фактический учет затрат на создание и внедрение системы менеджмента качества; -

отдел кадров - фактический учет затрат на обучение персонала программам по качеству; -

отдел технического контроля - фактический учет затрат на проведение всех видов контроля; -

производственные подразделения - фактический учет затрат на доработку и исправление брака.

В практическом плане внедрение соответствующей организационной структуры управления затратами на обеспечение качества продукции включает в себя два основных момента: ?

Создание новых служб и изменение функций существующих для эффективного управления затратами на обеспечение качества продукции; ?

Разработка внутренних положений, регламентирующих ответственность различных подразделений в процессе управления затратами на обеспечение качества продукции. Важнейшим моментом данных внутренних положений должен являться для каждой службы перечень так называемых стандартных процедур, описывающих ежедневные функции в процессе сбора и анализа учетной информации, а также устанавливающий ответственность за ненадлежащим исполнением этих функций.

Формируемая система управления затратами на обеспечение качества продукции должна обеспечивать реализацию следующих функций: планирование, учет, организация, регулирование, мотивация, контроль.

Независимо от выбора оптимального числа функций управления (в зависимости от специфики предприятия и имеющейся организационной структуры), необходимо учитывать, что их совокупность, как правило, описывается циклом (управление - движение по кругу: вход - процесс - выход -обратная связь). Площадь круга - вещь постоянная. Поэтому нужно соблюдать определенный баланс функций управления. Если уделить меньшее внимание функции планирования, значит, необходимо отдать больше сил организации. Или, меньше контроля - больше корректировки, т.е. регулирования.

Система управления затратами на обеспечение качества должна быть интегральной (в переводе с лат. - неразрывно связанной, цельной, единой) и разрабатываться она должна путем интеграции процессов в рамках единой модели менеджмента и сквозного ее документирования.

Созданная на предприятия система управления затратами на обеспечение качества продукции в процессе производства должна выполнять следующий основной круг задач:

о Выявление роли управления затратами как фактора повышения экономических результатов деятельности;

о Определение затрат по основным функциям управления;

о Исчисление затрат на обеспечение качества на единицу продукции;

о Подготовка информационной базы, позволяющей оценивать затраты при выборе и принятии управленческих решений;

о Поиск резервов снижения затрат на всех этапах жизненного цикла продукции и во всех подразделениях предприятия; о Выбор способов нормирования затрат.

Задачи управления затратами должны решаться в комплексе. Только такой подход даст существенные положительные результаты, способствуя росту экономической эффективности деятельности предприятия.

Выделение функционального и коммуникационного аспектов в системе управления затратами на обеспечение качества продукции дает определенные преимущества:

? Выработка управленческих решений и проведение их в жизнь в процесс производства осуществляется решительно и быстро. Это происходит потому, что управляющая подсистема является действенным подразделением, ответственным за принятие решений. Оно наделено властью и действует под руководством высшего уровня управления. Кроме того, имеется прямая связь с подразделениями - исполнителями, поскольку лица, входящие в состав Бюджетной группы одновременно являются и руководителями соответствующих подразделений;

*!* Также такой подход исключает вошедшее в практику противостояние сотрудников чему-то новому. Процесс убеждения определенных лиц, например руководящих работников, в необходимости принять то или иное решение по данному вопросу отпадает сам по себе;

? Значительную роль оказывает активизация связи между подразделениями, поскольку они вместе принимают решения для достижения общих целей;

?*? Легко достигается контакт между рядовыми сотрудниками подразделений. Рядовой сотрудник должен доложить о своих предложениях и соображениях руководителю своего подразделения, чтобы они были обсуждены на совещаниях в Бюджетной группе.

Системе управления затратами на обеспечение качества продукции присущи все признаки системы. Прежде всего, у нее есть цель - обеспечить процесс управления (ориентированный на обеспечение и постоянное улучшение качества, а также вовлечение в эти жизненно важные действия всего персонала) своевременной, полной и точной информацией. Эта цель и определяет, какие элементы должны войти в систему и как нужно выстроить взаимосвязи между ними с тем, чтобы организация системы запускала всеохватывающий механизм непрерывного совершенствования всех аспектов управления. Поэтому речь идет об интегрировании в рамках системы всего, что способно обеспечить эффективное управление.

Создаваемая система обладает синергетическим эффектом, т.е. когда эффект от их совместной реализации оказывается больше, чем сумма отдельных эффектов, что является важным свойством любой системы. Реализация данного свойства позволяет каждому подразделению стремится к единой цели, к постоянному взаимодействию между собой.

Поскольку система управления, затратами на обеспечение качества продукции служит информационным фундаментом, опорой нового стиля управления организацией, ее неестественно представить вне системы менеджмента качества и, более того, менеджмента вообще. Из этого следует, что дальнейшее развитие будет, по-видимому, связано с их сближением, структурированием и слиянием в единую, качественно новую, управленческую концепцию.

выделение (обеспечение) этих ресурсов своевременно не происходило в силу различных «объективных» причин.

Исходя из исследований проведенными различными авторами в данной области [2,7,23,60,114,118], диссертантом считается возможным выделить три направляющих к процессу создания комплексной системы бюджетирования:

? Как процесс трансформации планов; ?

Как инструмент повышения ответственности руководителей за затраты на достижение обеспечения качества и результатов решения задач оптимальности; ?

Как информационно-аналитическая поддержка управления, предназначенная для повышения экономической обоснованности принимаемых руководителем решений в области обеспечение надлежащего качества.

Бюджет затрат на обеспечение качества как процесс трансформации планов предприятия в области качества. Данный процесс начинается с установления целей и их формализации в виде целевых показателей предприятия. Формирование множества целей предприятия - основополагающий момент реализации функции планирования, ибо цели предприятия определяют конечный пункт бюджетирования. На предприятиях машиностроения основной целью в области качества является достижение оптимального соотношения между высоким качеством и затратами. Целевые показатели задают те параметры, которые должно обеспечить подразделение, для того чтобы «вписаться» в общую систему управления затратами на обеспечение качества продукции, которая объединяет все подразделения и функциональные направления. Для формирования показателя затрат необходимо оценить ресурсы для выполнения заданных целевых показателей. Оценка ресурсов проводится в двух направлениях: во-первых, с помощью нормативов, а во-вторых -планов мероприятий в области качества. С помощью нормативов планируется потребность в ресурсах для обеспечения качества выпускаемой продукции. С помощью плана мероприятий можно спланировать конкретные шаги по обеспечению и улучшению качества продукции. Главной целью в данном