12.4 Контроль и ревизия поступления материально-производственных запасов со стороны

Важным звеном организации систематического контроля за обоснованностью приобретения, полнотой и своевременностью оприходования материально-производственных запасов является предварительный и текущий контроль за указанными операциями, осуществляемый прежде всего штатными службами и контролерами хозяйства.

В ходе предварительного контроля выявляют обоснованность и правильность заключения соответствующих договоров по указанным сделкам, соблюдение действующего порядка выдачи доверенностей на получение материально-производственных запасов, сроков и условий доставки их в хозяйство, формы расчетов.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в процесс поступления и оприходования указанных материальных ресурсов путем проверки товарно-транспортных накладных, счетов-фактур и других сопроводительных документов, их встречной сверки с внутренними документами по оприходованию этих ценностей или фактическим осмотром и инвентаризацией их в натуре.

Особое внимание необходимо обратить на каналы поступления материально-производственных запасов, правовые основания и условия осуществления таких сделок, для чего контрольному изучению подвергают соответствующие договоры (купли-продажи, мены, займа, учредительные договоры и т.д.), первичные документы по оприходованию тех или иных материалов и записи в учетных регистрах по счетам 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 75 «Расчеты с учредителями» и др.

Полнота и своевременность оприходования отдельных видов покупных товарно-материальных ценностей определяются путем встречной сверки внутренних и внешних документов по этим операциям, а также сопоставлением записей по движению материалов за смежные периоды. По всем выявленным фактам злоупотреблений составляют отдельные промежуточные акты и указанные недостачи относят на счета виновных лиц исходя из количества недостающих ценностей и их стоимости по рыночным ценам.

Усилению контроля за своевременностью и полнотой оприходования покупных материалов способствует строгое соблюдение в каждом хозяйстве установленного статьями 185-189 Гражданского кодекса РФ порядка оформления и действующих правил выдачи доверенностей.

Тщательно проверяется также соблюдение порядка хранения книжек доверенностей и текущего контроля за этими операциями со стороны главного бухгалтера хозяйства, который обязан обеспечить соблюдение правил оформления, регистрации и выдачи доверенностей, инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке отчетности, о выполнении поручений по доверенности, контроль за их использованием и своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности и возврата доверенности при ее использовании.

Рекомендуется выявленные случаи недооприходования покупных товарно-материальных ценностей выписать в отдельные ведомости по видам этих ценностей с указанием даты их поступления, номеров приходных документов, недооприходованного количества, его стоимости, мест хранения и виновных лиц. Эти сведения затем включаются в общий акт ревизии или отчет о результатах проверки, на основании чего принимаются меры к возмещению причиненного хозяйству материального ущерба.