ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА ОПЕРАТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ
А.В. Пархоменко, Л.В. Пархоменко
В рамках прагматической концепции семиотики информация определяется как фактическое или потенциальное знание, которое служит для подготовки целенаправленного действия.
Кроме того, она представляет собой реальный нематериальный потребительский продукт, основной функцией которого является снижение неопределенности в процессе реализации целей.Различаются следующие виды информации: фактическая; прогнозная; возможная; нормативная; логическая; описательная. В качестве критериев отнесения информации к определенному виду следует считать: содержательность; обоснованность; достоверность; возможность проверки; вероятность; объективность; актуальность; оперативность.
При обработке экономической информации в управлении вообще, а при учете, планировании и анализе затрат в частности возникают следующие основные проблемы:
избыточности - она обусловлена сложностью целенаправленного отбора и агрегирования управленческой информации; исследования показали, что спрос на информацию составляет лишь 6 - 11 % от потребности, кроме того, 90 % мощностей информационных систем не используются по различным причинам;
значимости (релевантности) - данная проблема связана с оценкой и определением степени важности экономической информации для обеспечения высокого качества принимаемых решений;
временного аспекта - он возник в связи со своевременной подготовкой и обработкой экономической информации в условиях динамичного развития внешней и внутренней среды;
коммуникации - она продиктована рациональным распределением информации, вследствие растущего уровня делегирования полномочий;
• обеспечения необходимой эффективности - она связана с ростом затрат, имеющих место при сборе, обработке и хранении экономической информации.
Эффект может быть определен как разность между ее ценностью и затратами на ее получение. Расширение информационного процесса с экономической точки зрения целесообразно до того уровня, при котором затраты на дополнительно получаемую информацию соответствуют ее ценности (результатам).
Проблемно-ориентированная ценность информации представляет собой ожидаемый прирост вклада, определенного решения в реализацию целей, причем в качестве правила принятия решений может быть выбрано правило оптимизации ожидаемых величин Байеса.
Полезность информации при этом оценивается на основании ее влияния на процесс достижения целей и может быть определена как сумма дисконтированных эффектов от ее использования. В качестве информационных издержек необходимо назвать персональные и материальные затраты, связанные с поиском, хранением, обработкой и передачей информации.Следовательно, возникает необходимость рационализации информационного обеспечения управленческой деятельности с количественной, качественной, временной, организационной и экономической точек зрения. Но изучение этого вопроса выходит за рамки данной диссертационной работы. В данном случае можно предположить, что качество принимаемых решений зависит от количества (объема) информации, возможности ее обработки, а также прикладного характера информации и некоторых поведенческих аспектов. Объем информации определяется потребностью, а также спросом и предложением. Если прочие факторы являются константами, то можно установить положительную (дегрессив- ную, прогрессивную или пропорциональную) зависимость между качеством принимаемых решений и объемом информации. Однако, возможна негативная ситуация, когда избыток предложения над спросом вызывает проблемы, связанные со своевременной обработкой. Чтобы этого избежать, необходим специальный анализ информационной потребности.
Неосведомленность ведет к принятию решений, содержащих в себе ту или иную долю риска неполучения той запланированной отдачи, которая должна была произойти от введения в действие запланированных ресурсов. Отсюда, под риском следует понимать возникновение неожиданной кризисной ситуации, вследствие чего не будет получена, например, ожидаемая прибыль, что приведет к потерям.
Фактор риска как следствие недостаточной осведомленности принимающего решения о складывающейся ситуации играет в рыночных условиях хозяйствования вообще весьма важную роль.
Существуют различные подходы к принятию взвешенных решений в системе «выгода - риск», основанные, например, на теории полезности Бернулли, теории рисков и шансов Шекле и др.
В ситуациях, когда требуется привлечение ограниченных финансовых средств, решение вопроса о рисках преследует цель не столько получение той или иной дополнительной выгоды при благоприятном исходе, сколько о возможных последствиях ошибки. Поэтому при определении допустимого риска, речь, главным образом, идет лишь о принципиальной возможности (невозможности) сдвинуть процесс с мертвой точки. Фиксация той или иной положительной, хотя бы и не слишком кардинальной тенденции уже показывает, что «игра стоит свеч».Механизм реализации предлагаемой методики действует в рамках банка данных, формирование и пополнение которого является важным фактором организации процесса ее реализации. Источниками формирования такого банка информации являются, с одной стороны, результаты анализа внешней среды, выявления связанных с ней негативных тенденций, с другой - анализа и выявления негативных внутренних тенденций, слабых и сильных сторон, а также данных экспертного опроса руководителей и специалистов.
В табл. 1 изложены основные требования к информации, выдвигаемые с позиций разработки и реализации модели оптимизации оперативных планов.
Общим требованием к информации является возможность ее использования для целей прогноза, предусмотренным в рамках сценарного моделирования проблемы. В сценарии фиксируются причинно- следственные зависимости, детерминирующие ожидаемые в будущем изменения состояния и условия, в которых эти изменения будут происходить. Цель прогноза состоит в выявлении новых проблемных ситуаций и установлении их влияния на прогнозируемое состояние системы, фиксирование сильных и слабых мест в этом процессе.
Специфические требования, необходимые для формирования банка данных
Общие требования к качеству информации
1 Требования к информации для создания и пополнения банка данных
Репрезентативность Производится отбор лишь той информации, которая имеет непосредственное отношение к процессу разработки и реализации программы (текстовая информация, формализованные данные) Содержательность Из состава репрезентативной информации производится отбор той ее части, которая может быть непосредственно использована для эффективных действий Полнота Информация должна отражать статику и динамику процесса с охватом ближних и дальних связей в разрезе функциональных сфер деятельности Доступность Используется преимущественно та информация, которая формируется в действующей системе коммуникации региона (планы, отчеты, результаты анализа) Своевременность Используется преимущественно оперативная информация из отчетов по текущей деятельности.
Накопленные данные используются для выработки стратегических решений Устойчивость Структура БАИ обосновывается с позиций необходимости и достаточности и остается неизменной на определенный период Точность Предпочтительными являются те данные, которые достаточно точно отражают ситуацию Достоверность Предпочтительной является «перекрестная» оценка данных с целью доказательства ее достаточной достоверности Ценность Информация банка служит целям антикризисной политики и способствует повышению инвестиционной привлекательности региона Принципы опережающего управления процессом разработки и реализации модели оптимизации оперативного планирования предполагают использование методов и средств раннего фиксирования надвигающегося дисбаланса в системе на основе так называемых слабых сигналов и применения упреждающих его профилактических мер.Технология использования этих методов и средств известна из работ И. Ансоффа, Р. Хаммера, Р. Кюна, Г. Лехлейтнера. Однако из рекомендаций этих и других авторов, разрабатывавших свои подходы раннего обнаружения дисбаланса обычно для благополучных предприятий, можно взять лишь не более, чем идею. В российской экономике настоящего периода угрозы кризисного характера пока что возникают в подавляющем большинстве случаев за пределами классических образцов ведения хозяйства в развитых странах. Таким образом, структура возможных угроз носит иную природу, чем в развитой рыночной экономике (рынки, продукты, маркетинговые ниши).
Тем не менее, необходимо, во-первых, создать достаточно действенную систему раннего обнаружения угроз в том возможном их диапазоне, который является характерным для современного этапа, во- вторых, постепенно усовершенствовать эту систему с выходом на технологию, разработанную классиками стратегического управления.
Метод использования механизма слабых сигналов обеспечивает заблаговременное наращивание запаса гибкости, что позволяет устранить опасность на ранней стадии. Чем слабее сигнал, уловленный и идентифицированный, тем раньше он фиксирует шансы и риски из внешней и внутренней среды, тем больше у него временной ресурс (что очень важно) для принятия и реализации упреждающих или нейтрализующих решений.
Естественно, чтобы пользоваться слабыми сигналами, необходима большая степень убежденности в том, что руководитель имеет дело с теми сигналами, которые несут значимую информацию о новых опасностях или новых возможностях. Процесс улавливания и идентификации слабых сигналов кризисного характера в общем виде может быть также изображен в виде схемы, представленной на рис. 1.
Для введения в действие данной схемы обнаружения ранних признаков надвигающегося кризиса необходимо также определить само понятие «слабый сигнал». При этом следует исходить из того, что в рыночной экономике состояние «безоблачного» равновесия в хозяйственных системах всегда является условным, а показатели благополучности всегда относительными. В конкурентной среде переход от состояния относительного равновесия в системе к дисбалансу в ней происходит весьма быстро. Однако диапазон возможных ситуаций надвигающегося дисбаланса, тем не менее, оказывается достаточно широк, чтобы суметь зримо отделить ранние признаки возникновения угрозы от симптомов, характеризующих пока лишь его определенное отставание в тех или иных функциональных областях.
Рис. 1 Источники слабых сигналов дисбаланса системы
В этой связи под «слабым сигналом» угрозы понимается именно та первичная информация о тех ранних симптомах дисбаланса в хозяйственной системе, без учета которой и без принятия в этой связи оперативных упреждающих мер система с наибольшей очевидностью будет идти к состоянию ухудшения.
Формирование банка данных основано не только на сборе информации по линии фиксирования слабых сигналов по мере их возникновения в той или иной зоне напряженности. В целом он формируется на систематической основе, что предполагает также регулярное получение и аналитическую обработку информации о ситуации в различных функциональных областях по более широкому диапазону кризисных симптомов.
Ввод информации осуществляется при решении задач учета, следовательно, именно в процессе учета возникают задачи, связанные с созданием (Insert), изменением (Update) и удалением (Delete) данных. Функции контроля, анализа, регулирования требуют агрегирования исходных данных и выборок по различным критериям. В процессе ввода, удаления и изменения данных формируется информационная база первичных экономических показателей.
Диаграмма информационных потоков является следующим этапом проектирования информационной модели. Помимо задач, диаграмма содержит хранилища данных и информационные потоки. Функциональная декомпозиция сопровождается объектной декомпозицией, при этом нижний уровень функциональной диаграммы содержит объекты информационной базы (хранилища данных).
Возникновение новых задач, связанных с администрированием информационной базы, уточняет организационную структуру предприятия, требуя назначения исполнителей, ресурсов и сроков исполнения. Совмещение диаграммы информационных потоков с организационной структурой предприятия позволяет выявить дублирование информационных потоков, петли, что предоставляет возможность корректировки документооборота.
Учет последовательности расчета экономических показателей позволяет упростить информационные потоки, исключить дублирование расчетов, петли и параллельные вычисления. Показатели различных уровней агрегирования образуют информационную базу.
Информационная база, являясь основой информационной системы, формирует требования к программному обеспечению, техническим средствам, информационным технологиям и организационным правилам администрирования информационной системы. Для обеспечения единого информационного пространства необходимо спроектировать логическую модель, отражающую отношения между объектами данных. Логическая модель не зависит от инструментального средства, хотя современные CASE- технологии ориентированы на реляционную модель хранения данных.
Логическая модель является прототипом словаря данных. Логическая модель может быть спроектирована в среде CASE-инструмента ERWin (Logic Works), обеспечивающего контроль модели с
точки зрения нормализации. В логической модели приводится система экономических показателей, реализованная в объектах реляционной модели.
Часть сущностей выявляется на этапе разработке диаграммы потоков данных: это - независимые сущности, хранящие справочные данные. Сущности представляют собой объекты, при этом каждый объект обладает некоторым поведением и имеет атрибуты, часть из которых (ключ) задает уникальные свойства экземпляра объекта. В процессе объектной декомпозиции выявляются отношения между сущностями, которые также хранятся в таблицах.
При четко налаженной организационной схеме функциональной эксплуатации информационной системы каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей. В результате работы всех пользователей системы происходит наполнение базы данных предприятия оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности (рис. 2).
Первым этапом реализации модели оптимизации оперативного планирования является деление затрат на производство продукции на постоянную и переменную составляющие.
В качестве входной информации для данной задачи служат следующие документы:
отчеты экономистов цехов, представляемые в бухгалтерию ежемесячно, содержащие расчет фактической себестоимости продукции по статьям калькуляции в соответствии с номенклатурой цеха;
ведомости № 12 и № 15, составляемые работником бухгалтерии, содержащие информацию о величине общепроизводственных и общехозяйственных расходов соответственно, по статьям затрат за отчетный период (месяц);
справка отдела сбыта о количестве выпущенной продукции в натуральном выражении согласно номенклатуре за отчетный период;
отчет планово-экономического отдела, содержащий основные технико-экономические показатели: объем реализованной продукции в действующих ценах и ценах соответствующего периода, объем товарной продукции в действующих ценах и ценах соответствующего периода, себестоимость товарной продукции, рентабельность и т.п.
Для корректировки данных были использованы отчеты отдела сбыта об остатках готовой продукции на складе за анализируемый период, инвентаризационные ведомости бухгалтерии о величине незавершенного производства, статистические данные.
В качестве выходной информации первого этапа реализации модели был получен пакет документов, содержащий следующие основные реквизиты, характерные для каждого изделия согласно номенклатуре продукции, выпускаемой цехом:
величину прямых и косвенных статей затрат согласно калькуляции за анализируемый период;
объем реализованной продукции как в натуральном, так и в стоимостном выражении;
уравнения регрессии, описывающие поведение каждой статьи затрат калькуляции, а в случае косвенных статей - каждого элемента, в зависимости от объема выпуска;
коэффициент корреляции, величина которого позволяет судить о тесноте связи между затратами и объемом выпуска; стандартную ошибку аппроксимации, свидетельствующую о качестве модели.
Вторым этапом реализации модели оптимизации оперативного планирования является построение целевой функции, максимизирующей маржинальную прибыль предприятия. Оптимизация осуществляется в условиях ограниченных ресурсов, выраженных в натуральной и денежной форме.
В качестве входной информации для ввода системы ограничений послужили следующие документы:
технологические карты, составляемые отделом главного технолога, содержащие информацию о нормативном времени обработки каждого изделия в соответствии с технологическим процессом по видам оборудования;
справка отдела главного механика о величине номинального и эффективного фонда времени работы оборудования;
отчет отдела сбыта о количестве заключенных договоров на поставку продукции и результатах проведенных маркетинговых исследований о величине спроса на продукцию и колебаниях цены.
В результате оптимизации целевой функции мы получаем расчетную загрузку оборудования для выпуска i-й номенклатуры продукции, что, в свою очередь, позволяет определить величину свободных мощностей.
Схема информационных потоков по реализации модели оптимизации оперативного планирования представлена на рис. 3.