Документальное оформление отпуска товаров

В розничной торговой сети отпуск (продажа) товаров населению оформляется выдачей чека ККТ (контрольно-кассовой техники) и отражением выручки за день в книге кассира-операциониста.

Если торговля ведется с лотка, автолавки, ручной тележки и т. п. (мелкая розница), то стоимость проданного товара и выручку указывают в расходно-приходной накладной (ТОРГ-14). Кроме этого продавцу выдают «Товарный журнал работника мелкорозничной торговли» унифицированной формы ТОРГ-23.

Продажа товаров мелким оптом производится на основании письма-требования или заказа - отборочного листа унифицированной формы ТОРГ-8. Товар отпускается по товарной накладной формы ТОРГ-12, а для оплаты товара выписывают счет. В товарной накладной делается отметка об отпуске и получении товара и ставится круглая печать торговой организации.

В оптовой торговле товар также отпускается по товарной накладной ТОРГ-12.

Материально ответственное лицо производит отпуск товара на основании «Заказа - отборочного листа» или другого документа, предусмотренного графиком документооборота торговой организации.

Далее на примерах заполненных форм вы можете увидеть, какие документы оформляются при отпуске товаров.

Форма ТОРГ-8 «Заказ - отборочный лист»

Данная форма составляется на оптовых базах (складах) при отборе товара, тары. Она выполняет функцию заявки (заказа). Форма заполняется сотрудником (менеджером) оптового предприятия (базы, склада) на бумажных или машинных носителях информации и передается для исполнения на склад. Заведующий складом (кладовщик) производит по данной заявке подбор товаров для покупателей.

Заказ - отборочный лист составляется в одном экземпляре. Этим документом подтверждается факт отбора товара для реализации покупателю в соответствии с условиями договора поставки или купли-продажи.

Заказ - отборочный лист подписывают: лицо, которое приняло заказ от покупателя;

лицо, которое оформило заказ; заведующий складом (кладовщик).

Заказ - отборочный лист хранится в бухгалтерии организации- продавца.

Форма ТОРГ-8 составлена таким образом, что позволяет вести расчеты по отдельным группам товаров (например, вычислять торговую скидку по группам товаров). На основании данных формы ТОРГ-8 заполняются товарно-транспортная накладная (1-Т), товарная накладная (ТОРГ-12).

Заполненная форма ТОРГ-8 приведена в приложении № 11.

Форма ТОРГ-12 «Товарная накладная»

Применяется для оформления продажи (отпуска) товарноматериальных ценностей сторонней организации.

Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания с подотчета материально ответственного лица. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Первый экземпляр товарной накладной подтверждает факт отгрузки товара сторонней организации и хранится в бухгалтерии организации-продавца.

Второй экземпляр товарной накладной подтверждает факт приобретения товаров и хранится в бухгалтерии организации-покупателя.

Товарная накладная составляется уполномоченным лицом организации-продавца. Уполномоченное лицо определяется графиком документооборота организации, а также должностной инструкцией работника. Таким лицом могут быть зав.складом, кладовщик, товаровед, менеджер по продажам или бухгалтер.

Товарную накладную подписывают: работник организации-продавца, разрешивший отпуск товара (руководитель, его заместители, товаровед или иное уполномоченное приказом руководителя лицо); главный бухгалтер организации-продавца; работник, производящий отпуск товара; представитель организации-покупателя, который принимает товар по доверенности (по строке «Груз принял»);

представитель организации-покупателя (по строке «Груз получил») в случаях, когда товар доставляется к месту расположения покупателя (например, на склад покупателя, в магазин).

Если доставку товара производит автотранспортная организация или организация, оказывающая экспедиторские услуги, то по строке «Груз принял» расписывается представитель этой организации, а по строке «Груз получил» - представитель организации-покупателя (грузополучателя).

Печать на товарную накладную покупатель ставит в случаях, когда товар доставляется продавцом (или сторонней организацией) непосредственно к месту нахождения покупателя (грузополучателя).

Заполненная форма ТОРГ-12 приведена в приложении № 12. А в приложении № 61 приведен образец заполненного на основании этой накладной счета на оплату типовой формы 868.

Форма ТОРГ-9 «Упаковочный ярлык»

Применяется в торговых организациях, которые осуществляют упаковку товара в закрытую тару перед его продажей.

При приемке товара покупателем по числу мест или по маркировке упаковочный ярлык подтверждает количество товара в упаковке.

Упаковочный ярлык составляется в трех экземплярах работником организации, осуществляющим упаковку товара.

Ярлык выписывается на каждое отдельное место (ящик, тюк, контейнер и т. п.) и подписывается материально ответственным лицом и упаковщиком.

Один экземпляр упаковочного ярлыка вкладывается вместе с товаром в ящик (тюк, контейнер и т.п.). Этот экземпляр хранится на складе организации-покупателя.

Второй экземпляр - с указаниями массы каждого места - прилагается к поящичной спецификации (ТОРГ-10). Если не составляется поящичная спецификация, то второй экземпляр прилагается к накладной (счету-фактуре). Данный экземпляр хранится в бухгалтерии организации-покупателя.

Третий экземпляр после отгрузки товаров остается на складе поставщика, а затем передается на хранение в бухгалтерию оргнизации- поставщика.

Заполненная форма ТОРГ-9 приведена в приложении № 13. www.rosbuh.ruwww.rosbuh.ruwww.rosbuh.ru

172

Форма ТОРГ-10 «Спецификация»

Применяется в случаях, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т. п. Отфактурованной называется партия товаров, которая подготовлена к отгрузке покупателю и на которую выписаны товарные накладные.

Спецификация выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом склада (кладовой) на основании упаковочных ярлыков формы ТОРГ-9.

Один экземпляр спецификации прилагается к накладной (счету- фактуре), направляемой покупателю. Этот экземпляр хранится в бухгалтерии организации-покупателя.

Второй экземпляр передается в бухгалтерию организации-продавца.

В спецификации перечисляется каждое отдельное место с товаром и проставляется его масса. Масса тары проставляется отдельно. Тара, отпущенная с товаром по этой спецификации, указывается на оборотной стороне бланка.

Упакованный товар передается водителю или менеджеру (экспедитору) по количеству мест или массе брутто под расписку на бланке спецификации.

Спецификация служит для организации-покупателя подтверждением количества товара в упаковке в случаях, когда покупатель ведет приемку товара по количеству мест или по количеству единиц в соответствии с маркировкой на таре.

Заполненная форма ТОРГ-10 приведена в приложении № 14.

Форма ТОРГ-13 «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары»

Внутреннее размещение товаров между структурными подразделениями торговой организации, в которых работают разные материально ответственные лица (бригады), а также перемещение товаров из одного структурного подразделения в другое производится на основании письменного или устного распоряжения руководителя организации.

Для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется форма ТОРГ-13.

Она составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр - принимающему подразделению для оприходования ценностей.

Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и оба экземпляра сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

В товарных отчетах внутреннее перемещение товаров отражают отдельной строкой.

Заполненная форма ТОРГ-13 приведена в приложении № 15.

Форма ТОРГ-14 «Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)»

Отпуск товаров со склада кладовщиком (или из отдела магазина завотделом, продавцом) продавцу нестационарной мелкорозничной точки производится по расходно-приходной накладной (для мелкорозничной торговли) унифицированной формы ТОРГ-14.

Для стационарной мелкорозничной торговли форма ТОРГ-14 не применяется, а отпуск товаров производится по накладной на внутреннее перемещение ТОРГ-13.

Расходно-приходная накладная формы ТОРГ-14 применяется для оформления отпуска товаров на лотки, продавцам с тележек и т. п., а также при составлении товарных отчетов. Накладная выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, отпускающим товар. Один экземпляр передается продавцу товара, а второй экземпляр остается в организации (магазине, базе, складе). По окончании рабочего дня производят запись в накладной о сдаче продавцом выручки за проданные товары в кассу организации и остатка непроданных товаров. Если продавец не может возвратить непроданные товары, то в накладной формы ТОРГ-14 производится запись несданных остатков, а продавец должен сделать соответсвующие записи в товарном журнале формы ТОРГ-23.

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером. Номер, дату и сумму приходного ордера указывают в накладной формы ТОРГ-14. Суммы выручки, полученные кассой, сверяются с суммой проданных товаров.

В начале рабочего дня при выписке накладной формы ТОРГ-14 ее подписывает материально ответственное лицо склада. По окончании рабочего дня накладную подписывает продавец. После оприходования сданных денег накладную подписывает бухгалтер.

Накладная формы ТОРГ-14 подтверждает факт отпуска товаров продавцу для мелкорозничной торговли и факт возврата продавцом непроданных товаров и денежных средств, полученных от покупателей.

Один экземпляр накладной хранится в бухгалтерии организации, второй - у продавца мелкорозничной торговли.

Как видим, в форме ТОРГ-14 не предусмотрена подпись продавца мелкорозничной торговли за полученный товар в момент получения и подпись материально ответственного лица за сданный товар в момент сдачи товара. Это существенная недоработка данной формы, поскольку речь идет о материальных ценностях, находящихся на ответственности работника организации. Поэтому организации, применяющей форму ТОРГ-14, следует ее дополнить необходимыми реквизитами.

В заполненной для примера форме ТОРГ-14 для сохранных расписок использовано поле «Отметки». В начале дня в этом поле расписывается продавец, а в конце дня - материально ответственное лицо склада (магазина).

Заполненная форма ТОРГ-14 приведена в приложении № 16.

Форма ТОРГ-23 «Товарный журнал работника мелкорозничной торговли»

Товарный журнал формы ТОРГ-23 выдается продавцу мелкорозничной торговой сети уполномоченным лицом организации. Уполномоченное лицо ставит свою подпись на обложке журнала.

Записи в товарном журнале формы ТОРГ-23 о полученном товаре и сданной выручке производят ежедневно материально ответственные лица, которые передают товар продавцу мелкорозничной торговли, а также принимают от него выручку, если у продавца нет возможности сдавать ее в кассу организации.

Журнал ведется в одном экземпляре и находится на руках у работника мелкорозничной торговли. Отпуск товаров указанным работникам оформляется в каждом отдельном случае выпиской расходных накладных ТОРГ-13 или ТОРГ-14. Данные об отпуске товаров и получении выручки

заносятся в журнал по совершении операции на основании приходнорасходных документов с определением каждый раз нового остатка товаров. Записи в журнале производятся и подписываются ответственными лицами, которые отпускают товары, а также принимают выручку.

Обратите внимание: если работник мелкорозничной нестационарной торговой точки получает товар только на день и по окончании смены обязан сдать его, то товарный журнал можно не вести, достаточно будет расходно-приходных накладных формы ТОРГ-14.

С другой стороны, если работник нестационарной точки не имеет возможности ежедневно сдавать товар, то он должен заполнять журнал формы ТОРГ-23.

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером. Номер, дату и сумму приходного ордера указывают в товарном журнале. В товарном журнале отражается также сумма непроданных за день товаров. Суммы выручки, полученные кассой, сверяются с суммой проданных товаров.

Заполненная форма ТОРГ-23 приведена в приложении № 17.