Хранение документов

Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель коммерческого банка.

лищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.

Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном Положением Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы и регистры бухгалтерского учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке.

Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение не реже одного раза в месяц (не позднее десятого рабочего дня следующего месяца). До истечения указанного срока они хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. Несброшюрованные бухгалтерские документы за операционный день, до проверки полноты формирования документов дня, не позднее рабочего дня, следующего за операционным днем, должны храниться в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. До передачи на архивное хранение сохранность указанных документов обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах).

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

В случае, когда законодательством РФ или договором предусмотрено предоставление первичного учетного документа, хранение которого осуществляется в электронном виде, лицу, в том числе органу государственной власти, на бумажном носителе, кредитная организация обязана по требованию указанного лица распечатать на бумажном носителе первичный учетный документ, по форме и содержанию действовавшим на момент его создания и помещения на хранение в электронном виде. Копия первичного учетного документа

на бумажном носителе удостоверяется подписью уполномоченного лица кредитной организации и заверяется ее печатью (штампом).

Бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, нормативный срок хранения которых составляет свыше десяти лет, подлежат распечатыванию и хранению на бумажном носителе. Распечатывание указанных документов осуществляется в день совершения операции.

Порядок хранения документов, не учитываемых на внебалансовых счетах, обеспечивающий их сохранность, определяется руководителем кредитной организации.

Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование бухгалтерских документов на бумажном носителе по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы на бумажном носителе, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) при хранении документов на бумажном носителе помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по. кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации, с различными сроками хранения.

В сшивы (папки) помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде в соответствии с нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается.

Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится

выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов 99998 и 99999, помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

Кредитная организация вправе формировать с использованием средств вычислительной техники справочно-инфор- мационные базы данных в целях оперативного получения и представления учетно-операционной информации (данных) с предоставлением доступа к этим данным в порядке, установленном руководителем кредитной организации.

Кредитные организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения различных документов устанавливает Росархив. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Сроки хранения документов, встречающихся как в акционерных обществах, так и в других организациях, определяются в соответствии с указанным Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций. Сроки хранения документов определяются как 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новыми.

Срок хранения большинства бухгалтерских документов составляет не менее 5 лет. Отсчет срока хранения начинается

после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сроки хранения отдельных видов документов кредитной организации: первые экземпляры выписок по лицевым счетам клиентов, независимо от того открыты или закрыты эти счета, и ежедневные балансы подлежат хранению в течение 5 лет; годовая бухгалтерская отчетность имеет постоянный срок хранения; кассовые документы по вкладам граждан подлежат хранению в течение 5 лет после закрытия счета. В тех случаях, когда в общий сшив документов дня помещены документы с разными сроками хранения, по истечении 5 лет документы должны быть расформированы для отбора документов со сроком хранения более 5 лет для дальнейшего хранения, в противном случае ко всему сшиву должен быть применен более длительный срок хранениям депозитные договоры, договоры вклада имеют срок хранения 5 лет после истечения срока договора; платежные документы и счета по расчетам на приобретение недвижимости производственного и непроизводственного назначения подлежат хранению до конца эксплуатации зданий и сооружений. При отборе документов дня на уничтожение такие документы должны быть изъяты из сшивов для дальнейшего хранения; документы, имеющие отношения к вопросам учета и распоряжения землей, зданиями и имуществом (свидетельства о праве собственности, свидетельства о включении в реестры, договоры купли-продажи, акты приема-передачи, проектно-сметные документы, разрешения на строительство и другие аналогичные документы), имеют постоянный срок хранения; документы (протоколы, описи, акты) об инвентаризации зданий и сооружений подлежат хранению в течение 5 лет; документы по основным средствам (акты приема-передачи, ведомости переоценки и определения износа) подлежат хранению до списания основных средств; лицевые счета по заработной плате сотрудников кредитной организации подлежат хранению в течение 75 лет; в течение 75 лет подлежат хранению трудовые договоры с сотрудниками, которые не были оформлены в штат кредитной организации, договоры гражданско-правового харак

тера, на вознаграждение по которым в соответствии с законодательством РФ начислялись страховые взносы. Документы индивидуального (персонифицированного) учета, содержащие сведения о страховых взносах и страховом стаже сотрудников кредитной организации, рекомендуется хранить также 75 лет; индивидуальные (персональные) положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции) подлежат хранению в течение 75 лет в составе личных дел.

Выемка бухгалтерских документов производится в соответствии с законодательством РФ. Изъятие бухгалтерских документов может производиться судом, органами прокуратуры, предварительного следствия и дознания в предусмотренных законом случаях, а также иными органами, наделенными законодательством РФ соответствующими полномочиями.

При выемке документов присутствуют уполномоченные представители кредитной организации (главный бухгалтер или другое должностное лицо).

Уполномоченный представитель кредитной организации снимает в порядке, установленном законодательством РФ, копии с изымаемых документов.

Копию протокола выемки документов получает уполномоченный представитель кредитной организации, присутствовавший при выемке документов.

На место изъятого документа уполномоченным представителем кредитной организации помещаются копия изъятого документа (при наличии) и копия протокола выемки документа. Уполномоченный представитель кредитной организации на обложке папки с документами заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и количества изъятых документов.

В случаях выявления фактов пропажи или гибели первичных документов руководитель кредитной организации обязан незамедлительно создать комиссию для расследования причин пропажи или гибели документов. В ее состав включаются сотрудники кредитной организации с приглашением при необходимости представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем кредитной организации.

Вопросы для самоконтроля Что является основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете кредитной организации? Как осуществляется проверка первичных документов, поступающих в бухгалтерию банка? Какой процедурой исключается возможность повторного использования первичных документов? Имеет ли право банк самостоятельно устанавливать формы первичных документов? Что такое регистры бухгалтерского учета? В каких случаях применяются мемориальные ордера? Для чего предназначен банковский ордер? Назовите документы аналитического учета, применяемые в банке. В чем отличие аналитического учета от синтетического? Перечислите документы синтетического учета. Каков порядок открытия лицевых счетов? Где регистрируются открытые лицевые счета? В какие сроки составляется ежедневный баланс кредитной организации и какие требования к нему предъявляются? Что сверяется перед подписанием ежедневного баланса? Что такое документооборот и для чего разрабатывается его график? Какие требования должны соблюдаться при разработке правил документооборота? Какие требования предъявляются к документам клиентов, на основании которых происходит перечисление (выдача) средств с их счетов? Назовите основные задачи внутрибанковского контроля. В чем заключается последующий контроль? На кого в банке возлагается организация контроля и его осуществление? Как исправляются ошибочные записи, выявленные после составления баланса? Как исправляются ошибочные записи, выявленные в ходе текущей проверки до составления баланса? Каков порядок хранения бухгалтерских документов в банке? Как определяются сроки хранения бухгалтерских документов кредитной организацией? Опишите порядок изъятия бухгалтерских документов.

Литература

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Постановление ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105.

Положение Банка России от 26 марта 2007 г. № 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации».

Указание Банка России от 8 октября 2008 г. № 2089-У «О порядке составления кредитными организациями годового отчета». Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. — М.: Росархив, ВНЙИДАД, 2000.