Организация документооборота в банке

Для обеспечения своевременного оформления поступающих документов и их отражения в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам и составления ежедневного баланса в кредитной организации устанавливаются правила документооборота и графики прохождения документов.

Под документооборотом понимается движение документов в кредитной организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

График документооборота утверждается каждым структурным подразделением кредитной организации исходя из специфики выполняемых операций и продолжительности операционного дня. Он оформляется в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением кредитной организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ, сроков передачи документов в архив.

График должен устанавливать в кредитной организации и ее структурных подразделениях рациональный документооборот, предусматривающий оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок нахождения документа в подразделении и у каждого исполнителя.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное созда

ние документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в кредитной организации и ее подразделениях осуществляется главным бухгалтером.

В правилах документооборота банк должен обеспечить разграничение исполнения обязанностей и ответственности между работниками бухгалтерской службы и работниками следующих служб: инициирующих проведение операций; обеспечивающих функционирование соответствующих технических средств и программного обеспечения (аппаратно- программных комплексов); осуществляющих хранение информации в электронном виде; обеспечивающих безопасность и защиту сформированной в электронном виде учетной информации при осуществлении документооборота и ее хранении.

При совершении бухгалтерских операций на ЭВМ должно автоматически обеспечиваться одновременное отражение сумм по дебету и кредиту лицевых счетов и во всех взаимосвязанных регистрах бухгалтерского учета.

При разработке правил документооборота должны учитываться следующие требования. Соблюдение сроков обработки документов. Все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам кредитной организации в этот же день. Бухгалтерскими записями также оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка.

Документы, поступившие во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется кредитной организацией и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов.

Кредитная организация самостоятельно определяет продолжительность операционного дня, представляющего собой операционно-учетный цикл за соответствующую календарную дату, в течение которого все совершенные операции оформляются и отражаются в бухгалтерском учете по балан

совым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Операционный день включает в себя операционное время, в течение которого совершаются банковские операции и другие сделки, а также период документооборота и обработки учетной информации, обеспечивающий оформление и отражение в бухгалтерском учете' операций, совершенных в течение операционного времени, календарной датой соответствующего операционного дня, и составление ежедневного баланса. Правильность оплаты документов со счетов клиентов и с корреспондентских счетов банка. Перевод денежных средств с корреспондентских счетов, открытых в подразделениях расчетной сети Банка России или в других кредитных организациях, совершается в порядке, установленном нормативными актами Банка России. Оплата расчетных и кассовых документов производится в пределах наличия средств на счете плательщика на начало дня и по возможности с учетом поступления средств текущим днем или в пределах суммы «овердрафта», определенной договором.

Выписки по внебалансовым счетам по учету расчетов с Банком России по обязательным резервам кредитные организа

ции получают в порядке, установленном для получения выписок из лицевых счетов по корреспондентским счетам.

Средства, зачисленные на корреспондентские счета без оправдательных документов, кредитная организация отражает или по счету учета сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, или на счета получателей средств. Порядок использования получателями средств, зачисленных без соответствующих оправдательных документов, определяет кредитная организация по согласованию с клиентом.

Кредитная организация принимает оперативные меры к зачислению средств по назначению.

Если в течение пяти рабочих дней не выяснены владельцы средств, то суммы, зачисленные на счет по учету сумм, поступивших на корреспондентские счета до выяснения, откреди- товываются в подразделение расчетной сети Банка России, в кредитные организации по месту ведения корреспондентских счетов.

Во взаимоотношениях с банками — нерезидентами документооборот регулируется договорами, заключаемыми с ними. Прием расчетных документов на бумажных носителях осуществляется бухгалтерским работником, который оформляет расчетные документы в соответствии с нормативными актами Банка России, регулирующими безналичные расчеты. Соблюдение порядка приема к исполнению документов клиентов. Распоряжения клиентов на перечисление (выдачу) средств с их счетов принимаются к исполнению на основании документов, оформленных следующим образом: представляемые клиентами расчетные документы на осуществление расчетов в безналичном порядке должны быть заполнены в соответствии с требованиями правил Банка России по осуществлению безналичных расчетов; документы на получение (выдачу) наличных денежных средств должны быть составлены в соответствии с нормативным актом Банка России о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации; для осуществления валютных операций клиентами представляются документы, предусмотренные соответствующими нормативными актами Банка России; клиент обязан указывать в тексте расчетных документов, а также на обороте денежных чеков назначение сумм платежа. Организации, которые в установленных случаях по условиям своей деятельности не расшифровывают свои расходы,

представляют в кредитные организации платежные поручения и денежные чеки без указания назначения сумм платежа. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя; чеки и платежные поручения принимаются кредитной организацией в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки. В объявлениях на взнос наличных денег должна быть указана дата фактического представления их в кредитную организацию; документы должны содержать четкое изложение сущности операции; каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, и каждый отдельный лист сводного документа, оформленного на бумажном носителе, например сводного платежного поручения, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск его печати и соответствовать заявленным образцам. Подписи на всех документах должны быть сделаны чернилами или пастой шариковой ручки. Объявления о взносе наличных денег подписываются вносителями. В сводном документе незаполненные части должны быть прочеркнуты; при передаче распоряжений владельцев счетов в виде электронных платежных документов должно быть обеспечено использование в них аналогов собственноручной подписи, кодов, паролей или иных средств, подтверждающих, что распоряжение составлено уполномоченным на это лицом; внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается; при приеме распоряжений владельцев счетов в виде электронных платежных документов, а также при осуществлении межбанковских расчетов внесение каких-либо исправлений в поступившие документы не допускается; при приеме расчетных и кассовых документов на бумажных носителях ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов, соответствуют ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным кредитной организации образцам.