Организация электронного документооборота в органах казначейства

Казначейство представляет собой учреждение, основной мерой деятельности которого является документооборот. Это означает, что никакие действия в казначействе не могут начаться и закончиться без создания документов.

Ha начальном этапе развития казначейских органов была принята методология работы, основанная в большей степени на ручной обработке документов, характерной для традиционных бюрократических офисов в России того периода.

Внедрение современных средств вычислительной техники (производительных компьютеров, серверов, средств передачи информации) позволило провести начальную автоматизацию рутинных операций.

Эти мероприятия дали возможность подготовить базу для комплексного решения проблем автоматизации информационного обслуживания процесса исполнения федерального бюджета и организации электронного документооборота в казначейских органах.

Электронный документооборот — схема организации передачи и формирования электронных документов в автоматизированных информационных системах.

Электронный документооборот позволяет в значительной степени автоматизировать процесс осуществления платежей, сократить затраты на обработку документов, увеличивает оборачиваемость средств, повышает динамику бюджетного процесса, качественно повышает уровень оперативной информированности участников и, как следствие, способствует принятию ими оптимальных управленческих решений.

Электронный обмен платежными и служебно-информационными документами между органами Федерального казначейства и бюджетными учреждениями, финансируемыми через лицевые счета, возможен при соблюдении следующих условий:

• наличие интегрированного ПО органов федерального казначейства и ПБС, позволяющего унифицировать и автоматизировать процесс экспорта и импорта данных, вывода результатов технического и логического контроля, формирования документов операционного дня;

• обеспечение защиты передаваемых данных по телефонным коммутируемым каналам связи от несанкционированного доступа и искажения, признаваемой участниками обмена информацией полной и достаточной;

• наличие стандартного перечня документов, используемых в электронном документообороте, позволяющего осуществлять в полном объеме со стороны органов Федерального казначейства процедуры предварительного и текущего контроля;

• подтверждение по оговоренным позициям информации, передаваемой по каналам связи, первичными документами на бумажных носителях, оформленных в установленном порядке;

• четкое регламентирование форматов и типов данных, представляемых в электронном виде, процедур их обработки, архивирования и хранения информации.

B связи с тем, что федеральный бюджет складывается из доходной и расходной частей, в настоящее время существуют два относительно независимых друг от друга потока документов: по доходам и по расходам, федерального бюджета.

Электронный документооборот при формировании доходной части федерального бюджета представлен на рис. 12.3. Bce физические и юридические лица, платящие налоги в федеральный бюджет, перечисляют их платежным поручением или каким-либо другим платеж-

ным документом со своих расчетных счетов, открытьи в коммерческих банках, на доходные счета федерального бюджета. Ha основании этих платежных поручений банковская система производит перечисление денежных средств. После этого копии платежных документов C выпиской банка, в котором открыты доходные счета Федерального казначейства, направляются в отдел учета доходов федерального бюджета соответствующего ОФК.

Рис. 12.3. Схема электронного документооборота при формировании доходной части бюджета

ОФК производит учет налоговых поступлений в федеральный бюджет и распределение регулирующих налогов по бюджетам различных уровней.

Затем копии платежных документов и отчетные формы по электронным каналам связи передаются в районную налоговую инспекцию, а в УФК передаются сведения о суммах, зачисленных, распределенных и перечисленных налоговых и иных платежей в бюджеты различных уровней.

По завершении операционного дня с соответствующего счета казначейства оформляются платежные поручения:

• в доле регулирующих налогов, причитающихся к перечислению в федеральный бюджет;

• в доле регулирующих налогов, причитающихся к перечислению в бюджет субъекта РФ и местные бюджеты.

Отчеты по поступлениям доходов в федеральный бюджет формируются ОФК по состоянию на 1, 5, 10, 15, 20 и 25-е число каждого месяца и по каналам связи направляются в УФК.

УФК собирает отчетные формы, подвергает их автоматизированной обработке, формирует сводный отчет о поступивших за отчетный период доходах федерального бюджета.

Таким образом, ГУФК имеет полную, оперативную и достоверную информацию о состоянии доходной части бюджета каждые пять дней. Кроме того, полностью контролируется прохождение денежных средств через банковскую систему.

Организация электронного документооборота при формировании расходной части бюджета представлена на рис. 12.4.

--- ► информационные потоки

—► денежные средства

Рис. 12.4. Схема электронного документооборота и перечисления денежных средств при формировании расходной части бюджета

Ha основании бюджетной росписи, утвержденной Министерством финансов РФ, отраслевые министерства и ведомства представляют в ГУФК реестры на перечисление средств федерального бюджета нижестоящим распорядителям и получателям средств федерального бюджета в пределах лимитов бюджетных обязательств. Ha основании этих представленных реестров ГУФК формирует сводные реестры на финансирование и платежным поручением по электронным каналам связи перечисляет средства на балансовые счета «Средства федерального бюджета» соответствующих УФК, открытые в учреждениях Банка России, а сводные реестры по распорядителям и получателям средств федерального бюджета передает в электронном виде по системе связи УФК.

Информацию о поступлении реестров УФК передает распорядителям средств федерального бюджета по электронной почте или по телефону. Средства федерального бюджета, поступившие в адрес получателя бюджетных средств, зачисляются на лицевой счет получателя. Распорядители средств федерального бюджета представляют в УФК реестры на перечисление средств получателям бюджетных средств на лицевые счета, открытые получателям в ОФК. УФК формирует сводные реестры на финансирование и платежным поручением по каналам связи перечисляет средства на счета ОФК, в которых открыты лицевые счета получателям бюджетных средств. Сводные реестры передаются в ОФК в электронном виде по каналам связи.

Для расходования средств со своего счета распорядитель бюджетных средств представляет по каналам связи в орган Федерального казначейства, в котором открыт его лицевой счет, платежные поручения на списание средств со своего лицевого счета и документы, подтверждающие законность расходования средств. Перечень документов, подтверждающих законность расходования средств, утверждается Правительством РФ.

Таким образом, полностью контролируется целевое использование средств федерального бюджета и исключается использование бюджетных средств коммерческими банками.

Для реализации электронного документооборота формируется общее информационное пространство, которое организуется с учетом всех налогоплательщиков, собираемых налогов, количества получателей средств федерального и местного бюджетов, развития всей финансовой и коммуникационной инфраструктуры региона.