Применение унифицированных форм при работе с ККТ
Все операции, связанные с проведением расчетов с населением через ККТ, а также с эксплуатацией и обслуживанием ККТ, оформляются документами унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г.
№ 132.На каждую ККТ администрация торговой организации должна завести журнал кассира-операциониста по унифицированной форме № КМ-4 (приложение № 71).
Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине торговой организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями руководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора.
Записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.
В графах журнала кассира-операциониста записывают следующие показатели: дата - число, месяц, год; номер отдела; Ф.И.О. кассира-операциониста; номер счетчика - номера секционных счетчиков; показания контрольного счетчика, регистрирующего перевод суммирующих денежных счетчиков - показания счетчика в режиме lt;Zgt;, который увеличивается на единицу при переводе суммирующих денежных счетчиков на нули; показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены); подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены); показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены); подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены); сумма выручки за день по показаниям суммирующих денежных счетчиков; сумма денежной наличности, сданной в кассу организации; сумма выручки по оплаченным документам (при оплате покупателем товаров расчетными чеками, банковскими картами и другими платежными средствами); общая сумма выручки; денежный остаток на конец дня в кассе; сумма недостачи (излишков), выявленной в результате проверки;
сумма возвращенных покупателям денег по неиспользованным чекам в случае возврата товаров или ошибочно пробитого кассиром- операционистом чека.
В подтверждение указанного факта к отчету кассира-операциониста прилагается Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, составленный по форме № КМ-3 (приложение № 70); подписи на конец рабочего дня кассира, старшего кассира и представителя администрации.В конце рабочего дня кассир-операционист сдает старшему кассиру выручку и Справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6 (приложение № 72). Поступление торговой выручки в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером формы № КО-1 (приложение № 38). Старший кассир выдает кассиру-операционисту квитанцию к приходному ордеру.
Как заполняется журнал (№ КМ-4), отчет кассира-операциониста (№ КМ-6) и акт о возврате денежных сумм (№ КМ-3), мы рассмотрели в примере 6.2/1.
Если торговая организация работает без кассира-операциониста, то есть ККТ установлена на прилавке отдела, а выручку от покупателей принимает продавец, то ведется Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста по форме № КМ-5.
Этот журнал также должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями руководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора.
Записи в журнале ведутся специалистом (продавцом, кассиром, кас- сиром-контролером), работающим на ККТ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями специалиста, руководителя и главного бухгалтера организации.
Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и специалиста, работающего на ККТ. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с фак
тической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.
В конце рабочего дня старший кассир составляет сводный отчет о показаниях счетчиков ККТ и выручке организации за текущий рабочий день. Этот отчет составляется по унифицированной форме № КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (приложение № 76). Он является приложением к справке кассира-операциониста формы № КМ-6 (приложение № 72).
Старший кассир составляет отчет (сведения) по форме № КМ-7 ежедневно и вместе с актами, справками формы № КМ-6, приходными (КО-1) и расходными (КО-2) кассовыми ордерами (приложения № 38,39) передает в бухгалтерию до начала работы следующей смены.
В форме по показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой ККТ рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех ККТ и итоговая выручка организации с распределением по отделам (секциям). Общая выручка организации уменьшается на сумму денег, выданных покупателям по возвращенным ими чекам. Эта сумма включается в сведения согласно актам формы № КМ-3. Сведения подписывают руководитель и старший кассир организации.