Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
В кассе учреждения хранятся также бланки строгой отчетности, к которым, например, относятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним, бланки ценных бумаг, квитанционные книжки, аттестаты, дипломы, бланки удостоверений и т.п.
Документы строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете в условной оценке 1 руб. за один бланк. Аналитический учет ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности.
Рамотрим учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ форма трудовой книжки и вкладыша утверждается постановлением Правительства РФ.
Учет трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки с вкладышами в нее в организациях ведется в приходно-расходной книге и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
По окончании каждого месяца работник, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них и о суммах денежных средств, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей в них подлежат уничтожению. Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
В соответствии с Федеральным законом срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет.Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша к ней работодатель взимает плату с него, размер которой определяется расходами на их приобретение.
В бюджетном учете операции с трудовыми книжками и вкладышами к ним оформляются следующими бухгалтерскими проводками:
На сумму задолженности за выданные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним:
Дебет счета 120510560 «Увеличение дебиторской задолженности по прочим доходам»
Кредит счета 140101180 «Прочие доходы».
Списание с забалансового учета использованных бланков и вкладышей:
Кредит счета 03 «Бланки строгой отчетности».
Поступили денежные средства за выданные бланки трудовых книжек и вкладыши к ним:
Дебет счета 120104510 «Поступление в кассу»
Кредит счета 120510660 «Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам».
Перечислены денежные средства в доход бюджета:
Дебет счета 121002180 «Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступившим в бюджет доходам от операций с активами»
Кредит счета 130405226 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг.
Списание с забалансового учета испорченных бланков и вкладышей:
Кредит счета 03»Бланки строгой отчетности».