Информационные аспекты принятия управленче­ских решений

Информационное обеспечение ~ одна из важнейших обес­печивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности и эффективности принимаемог о реше­

ния.

С развитием технических средств передачи, восприятия и анализа различного рода сведений, а также с зарождением ин­форматики и кибернетики понятие ’’информация" стало объектом специального исследования.

Одно из первых определений информации принадлежит Н.Винеру: "Информация - это обозначение содержания, полу­ченного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств. Процесс получения и использования информации является процессом нашего приспо­собления к случайностям внешней среды и нашей жизнедеятель­ности в этой среде" [43].

Обычно информация может рассматриваться с трех основ­ных точек зрения[81]:

а) с поведенческой точки зрения создание порции инфор­мации осуществляется по некоторой причине, а получение этой информации может привести к некоторому результату (наблю­даемому действию или мыслительной операции);

б) с математико-лингвистической точки зрения порция ин­формации может быть описана путем соотнесения ее с другой информацией, указания ее смысла и структуры;

в) с физико-технической точки зрения рассматриваются физические аспекты проявления информации - ее материальный носитель, разрешающая способность и точность, с которыми она фиксируется, количество информации, которое производится, пе­редается или принимается, и т.д.

По мнению других ученых, информация может быть отне­сена к следующим трем видам[56].

1. Подсознательная или инту итивная информация.

2. Информация, характеризующая предметное описание объекта. Она описывает состояние объекта естественным языком и позволяет получить некоторые результаты, основываясь на формальных методах математической логики и логики предло­жений.

3. Формальные статистические данные. Они позволяют разрабатывать и проверять принятые решения, используя офици­альные данные статистики.

Информация может быть до поры не востребована руково­дителем или принята им с определенными искажениями. В ре­альной жизни он оперирует не с информацией как таковой, а с ее субъективной субстанцией - данными. Данные - это информация, представленная в формализованном виде с помощью специаль­ных символов, буквенных и цифровых знаков.

Для принятия управленческих решений важным моментом является получение, обработка и количественная оценка той ин­формации, которая уменьшает неопределенность о свершении какого-либо события. Для количественной оценки информации можно использовать формулу¹, предложенную К. Шенноном в 1948r.[104].

Л

^, н = £ ρ_th*r ,

»ДЄ РІ - вероятность 1-го СОСТОЯНИЯ интересующего объекта in n BO1UOA-

, - I

ных: II мера нсопрс.кмснностн поведения объекта.

Согласно теории К. Шеннона любому объекту (системе, процессу) присуща степень неопределенности, которая определя­ется числом возможных состояний объекта и характеризуется с помощью понятия "вероятность". Вероятность может рассматри­ваться как мера возможности наступления какого-то события. Когда вероятность события велика, тогда больше уверенность в том, что оно произойдет, и тем меньше информации содержит сообшение об этом событии. Когда вероятность события мала, сообщение о том, что такое событие случится, является очень информативным.

Несомненно, что увеличение количества получаемой ин- * *

формации вовсе не означает повышение эффективности принятия решения.

На наш взгляд, для принятия эффективных управленческих решений необходимо владеть так называемой «живой», реле­вантной информацией. Она включает в себя: политические, эко­номические, социальные, технологические данные и фаты; ин­формацию о текущем состоянии рынка и т.д.

При разработке управленческих решений важное значение имеет структу рирование информации. Разные авторы предлагают различные варианты структу рирования. Мы согласны с мнением

В.В. Глушенко, который предлагает выбрать в качестве основных следующие три варианта.

1) Структу рирование информационных основ по природе условий принятия решений: детерминированные, слу­чайные, неопределенные (рис.5а).

2) Структурирование информационных основ принятия решений по степени их формализации: интуитивные, предметные, формальные данные (рис.5б).

3) Структу рирование информационных основ принятия решений по признаку снятия неопределенности в знании об объекте (рис.5в) (56J.

Рис. 5а. Структурирование информационных основ по природе ус­ловий принятия решений

Рис. 56. Структурирование информационных основ по степени их формализации

Все имеющиеся данные

, Шум | Данные относящиеся к проблеме

------------------------------------------------------------------ ► --- -------------------------------------------------------------------- ►

Дезинформация I Неуместные Информация Данные.

! данные подтверждающие

, _l^l известное

4------------------------------------------------------------------------------------ ► :

Рис.

Очевидно, что информация может являться важным ресур­сом и основанием для принятия решений лишь тогда, когда она доступна и использована по назначению. Однако возникает во­прос: «Как предприятиям найти, приобрести и использовать именно ту информацию, которая необходима для принятия того или иного решения?». Конечно, какую-то часть такой информа­ции можно найти внутри предприятия.

Существуют и другие источники получения информации. Здесь прежде всего следует выделить материалы, поступающие от государственных статистических организаций различного уровня и от глобальной компьютерной сети Интернет.

Однако большая часть информации, поступающей из этих источников, может существовать не оцененной, не поделенной на «биты и части», или вообще не иметь отношения к конкретной проблеме, что в итоге может создать затруднения для ее исполь­зования при принятии решения.

В этой связи, на наш взгляд, с целью облегчения определе­ния и выбора релевантной информации для использования ее в будущих решениях будет полезным использовать так называе­мую «информационную пирам иду» (рис.6.).

Рис. 6. Информационная пирамида

Очень часто руководителям, менеджерам предприятий приходится принимать быстрые решения, и поэтому возникает

необходимость в получении быстрой и оперативной информации. Уровень развития средств вычислительной техники на сегодня позволяет эффективно решать эту проблему.

Повсеместная компьютеризация и информатизация раз­личных аспектов хозяйственной деятельности современных предпринимательских структур дает возможность качественно улучшить оперативность получения нужной информации, от че­го, в свою очередь, напрямую зависит эффективность и правиль­ность принятых управленческих решений.

Тем не менее и сейчас существует много проблем, связан­ных с использованием новых информационных технологий при принятии решений. На наш взгляд, основными из них являются:

- отсутствие практических навыков работы с компьютери­зированной информацией у большинства руководителей и менеджеров предприятий;

- недостаточный уровень оснащенности современной компьютерной и оргтехникой;

- отсутствие специализированных программных средств, в частности СУБД, баз и банков данных;

- слаборазвитая система коммуникаций, поддерживающая связь с внешними источниками информации;

- недостаточный уровень использования колоссальных возможностей, предоставляемых глобальной компью­терной сетью Интернет, и др.

Вместе с тем, нам кажется, что не стоит абсолютизировать роль компьютерных технологий в процессе принятия решения. Роль современных технологий заключается в хранении, обработ­ке и оперативной выдаче информации, необходимой для приня­тия того или иного решения. Примерно 15-20 лет назад информа­ционные технологии провозглашались уникальным средством.

способным резко улучшить работу управленческого аппарата. Несомненно, информационные технологии принесли с собой в управленческий аппарат улучшение качества решений, сокраще­ние штатов рядовых сотрудников, увеличение четкости и опера­тивности работы. Но, как отмечают некоторые американские ученые, «...несмотря на миллиард долларов, потраченный амери­канской промышленностью, нет доказательств, что ЭВМ помогли руководителям принимать лучшие решения...»[256]. С подобным высказыванием в какой то мере можно соглашаться, ибо очень часто на компьютеры возлагают не свойственные ему функции - функции принятия решения.

Кроме того, как известно, ЭВМ хранит и обрабатывает только количественную информацию, ясную и четкую. Любой пропуск или умолчание, несвоевременная подача данных могут губительно отразиться на рекомендациях, полученных от ЭВМ. Только люди способны оперировать с неполными данными, вос­полняя на основе опыта и интуиции недостающую информацию.

Многие ученые отмечают, что широкое распространение в управленческом аппарате информационных технологий может привести к двум серьезным опасностям.

I. Стремление к выражению всех данных в количественном ви­де, сбору любой количественной информации. Эту опасность можно заметить на примере США, где в ЭВМ вводится мно­жество так называемых числовых индикаторов, на базе кото­рых и строятся псевдообъективные модели. Однако громад­ный объем не поддающихся анализу данных ничем не улучша­ет процесс принятия решений, так как руководителя обычно захлестывает огромный поток информации, и он, «...не в со­стоянии даже прочесть ее, не говоря уже о ее разумном ис­пользовании...» [256].

2. Наличие «передового средства управления» в ряде случаев может позволить сотрудникам административного аппарата нс проводить основной работы по улучшению методов подготов­ки принимаемых решений. Наличие или отсутствие ЭВМ мо­жет оказаться дезориентирующим критерием качества управ­ления.

Таким образом, информационное обеспечение разработки, принятия и реализации управленческих решений является важ­ной составной частью процесса принятия решения, что соответ­ствует возрастающей значимости роли информационных ресур­сов по отношению к другим видам ресурсов; от качества инфор­мации напрямую зависит эффективность и реализуемость разра­батываемого решения. Для повышения эффективности сбора, хранения, передачи и приема информации необходимо более широкое использование тех возможностей, которые предостав­ляют современные информационные технологии. При этом сле­дует обязательно учитывать, что новые информационные техно­логии лишь удобное средство для сбора, хранения и вспомога­тельной обработки нужной информации.