Матеріальні носії облікової інформації

Використання сучасної обчислювальної техніки сприяло появі нових видів матеріальних носіїв облікових регістрів багатоцільового призначення, таких як перфокарти, перфострічки, дискети, оптичні та лазерні диски тощо.

У зв’язку з цим для створення інформаційної моделі обліку, формування та використання облікових регістрів матеріальні носії класифікують за різними ознаками — зовнішнім виглядом, сприйняттям, характером використання в системі управління, за методами обміну інформацією, формою видачі.

За зовнішнім виглядом матеріальні носії облікових регістрів бувають друкарські, тобто зроблені друкарським способом, надруковані на папері, і електронні, що застосовуються та формуються за допомогою електронної техніки.

Друкарські облікові регістри використовуються не лише в умовах ручної обробки інформації, а й частково при застосуванні обчислювальної техніки.

До друкарських регістрів належать книги, картки та листки довільного графлення.

Книги (бухгалтерські, бухгалтерського обліку, оперативного обліку) являють собою зброшуровані віддруковані листки облікової реєстрації. На обкладинці бухгалтерської книги вказується її назва; найменування підприємства, де вона ведеться; рік, у якому вона заведена (розпочаті записи). Усі сторінки книги нумеруються, а деякі прошнуровуються шпагатом і скріплюються сургучною (або іншою) печаткою.

Книга порівняно з картками та листками забезпечує краще збереження облікових регістрів, але незручна в процесі розподілу облікової роботи та застосування обчислювальної техніки.

Картки являють собою виготовлені з цупкого паперу або картону бланки облікової реєстрації суворо певного розміру (формату), що зберігаються в картотеці. Щоб забезпечити надійне збереження карток, на початок року здійснюється їх реєстрація у спеціальному регістрі. Найчастіше картки використовуються для аналітичного обліку (наприклад, картка складського обліку матеріалів).

Довільні листки — це один з видів карток. Вони друкуються на тонкому папері, мають великий формат та зберігаються як правило, у файлах (папках).

В умовах використання обчислювальної техніки застосовуються електронні носії облікової інформації: перфокарти, перфострічки, магнітні диски, машинограми тощо.

Одні з них належать лише до машинних, оскільки вони є складовою частиною ЕОМ — магнітні та оптичні диски, відеограми, периферійні пристрої. Інші видаються машиною (роздруковуються) і тому називаються позамашинні (табуляграми, машинограми). Перфокарти, перфострічки, магнітні стрічки вико­ристовуються дедалі менше. На сьогодні найбільш розвинутими і перспективними матеріальними носіями облікових регістрів є дискети, оптичні та лазерні диски, відеограми та пристрої.

За сприйняттям матеріальних носіїв (у розумінні облікових даних) їх поділяють на такі, що зчитуються людиною (машинограми), машиною (диски, дискети тощо) і на комбіновані (відеограми).

До комбінованих належать ті матеріальні носії, що є в машині і дані з яких можуть бути виведені, наприклад, на екран монітора.

За характером використання матеріальні носії поділяють на загальносистемні, призначені для виконання різних функцій управління; підсистемні — циркулюючі в підсистемі обліку; внутрішньосистемні — за розділами обліку.

Залежно від методів обміну інформацією розрізняють безмашинні (в основному в умовах ручної обробки інформації), міжмашинні, міжпроцесорні, голосові матеріальні носії.

За формою видачі інформації матеріальні носії (відеограми, машинограми, аркуші паперу друкарські) можуть бути регламентовані (наприклад, звітні форми) та нерегламентовані.

За розміщенням матеріальні носії облікових регістрів на ЕОМ поділяють на централізовані (на універсальних ЕОМ), децентралізовані (на персональних ЕОМ) та комбіновані (на універсальних ЕОМ і керованих з персональних ЕОМ) форми.

Режим використання матеріальних носіїв передбачає лише їх читання (сприйняття людиною) бухгалтером або оператором, а також читання та складання (доопрацювання).