Меры предосторожности и контроль в фондовом отделе

В деле организации фондового отдела вопрос о мерах предосторожности играет особенно важную роль, ткк как здесь злоупотребления, возможно, могут быть гораздо чаще, чем в каком-либо другом отделе.

Где прекращается возможность создать постоянный контроль, неразрывно связанный с организацией дела, там его место занимает внезапная ревизия, производимая комиссиями наблюдательного совета и т.д. Необходимость такой ревизии в фондовом отделе ощущается еще чаще, чем во всяком другом. Говоря об организации кассового отдела, мы упоминали, что ннлкзя помешать кассиру похитить Денежную сумму и скрыться с нею и что против этого может в известной степени предохранить лишь возможно более частая сверка кассовой наличности с дебетовым остатком по книгам.

Иначе обстоит дело с запасом ценных бумаг. Немыслимо, например, проверять ежедневно наличие ценных бумаг, хранящихся даже в небольшом банке. Помимо их большого количества, уже одно разнообразие их наименований чрезвычайно затрудняет их пересчет. Днже при значительном числе служащих невозможно проводить эту работу ежедневно, так как процесс обратного вручения бумаг заведующим кладовой требует много времени, а между тем эти последние должны лично принимать бумаги, иначе они не могут принять на себя ответственность за их сохранность. Поэтому в большинстве банков, хотя и не во всех, ограничиваются тем, что пересчитывают и проверяют по книгам наличие ценных бумаг в конце каждого месяца.

Опасность хищения бумаг заведующим кладовой велика, поэтому в банках принят такой порядок, конда один служащий хранит обложки ценных бумаг, а другой - купонные листы.

Но на практике эта мера почти не применима в крупных учреждениях, ткк как прием и сдача ценных бумаг сильно задерживается. К тому же возможность злоупотреблений и в данном случае не вполне исключена, даже если допустить, что служащие не сговариваются совершить похищение сообща. Дело в том, что служащий, каведующий хранением купонных листов, все-таки может приобрести значительную выгоду, похитив их и реализовав.

Более практичным является порядок, конда для хранения ценных бумаг назначаются несколько служащих, каждый из которых заведует хранением либо определенных видов ценных бумаг, либо известными депо (н^фимер, депо клиентов, фамилии которых начинаются на A-В и т.д.). Служащие время от времени внезапно получают распоряжение поменяться местами, и, принимая бумаги один от другого, они в собственных интересах тщательно проверяют их наличие. Эта система, по своему значению, соответствует системе ревизий, с той лишь разницей, что здесь проверка наличия производится самими служащими.

Если заведующие кладовой должны нести ответственность за сохранность всех сданных банку бумаг, то им, в свою очередь, должна быть предоставлена возможность проверять, действительно ли переданы им эти бумаги. Дші этой цели служит книга входящих и исходящих ценных бумаг. Мы видели, что к книгу эту заносятся все поступления и выдачи ценных бумаг. Поэтому, если какой-либо служащий фондового отдела похитит бумаги, не передав их заведующему кладовой, это должно немедленно обнаружиться, стоит только заведующему проверить по книге входящих и исходящих бумаг, получил ли он бумаги, отмеченные там в качестве "посупивших".

При этом, конечно, предполагается, что к книгу входящих и исходящих бумаг занесены все поступления. Если же служащий, волyщий книгу входящих и исходящих бумаг, похитит бумагу, не занеся в книгу ее поступления, то заведующий кладовой при проверке книги не обнаружит утраты. Ннобходимы еще другие меры предосторожности. В лочecтнe одной из таких мер может служить упомянутое уже извещение корреспондентского отдела обо всех поступлениях и выдачах ценных бумаг, которую фондовый отдел (в форме описи) ежедневно препровождает корреспондентскому отделу, впнючая в нее все поступления и выдачи ценных бумаг, по скольку они имеют значения для клиентов.

Упомянутые описи либо составляются путем выписки из книги входящих и исходящих бумаг, либо сверяются с этой книгой. Во всяком случае, эту работу не должен исполнять тот же служащий, который ведет названную книгу, иначе он может занести ту или другую статью в опись, предназначенную для корреспондентского отдела, не нанося ее в то же время в книгу входящих и исходящих бумаг.

Но этой мерой не достигается распространение контроля на все Поступающие в банк ценные бумаги. Действительно, в книгу входящих и исходящих бумаг заносятся, как мы видели, также бумаги, купленные и проданные на бирже и сданные Кассовому Союзу или получаемые от него, но эта нперации не имеют значения для корреспондентского отдела и потому не включаются в опись.

Если книгу входящих и исходящих бумаг сверять ежедневно с основными книгами, в которые заносятся сдачи на основании биржевых сделок, тт немедленно должно обнаружиться, влл ли сданные банку ценные бумаги занесены в книгу входящих и исходящих бумаг. Но сверка должна производиться не тем же служащим, который ведет книгу входящих и исходящих бумаг.

При проверке всех статей остается проверить еще получение бумаг из жиродепо ценных бумаг. Это делается весьма просто. Достаточно только, чтобы служащий, подписывающий чеки на Кассовый Союз, делал у себя где-либо соответствующую отметку и затем на следующий день проверял, ллнесено ли получение в книгу входящих и исходящих бумаг.

Являясь, с одной стороны, для лаведующего кладовой источником для проверки действительного получения поступивших бумаг, книга лходящих и исходящих бумаг служит вместе с тем и средством контроля в отношении самого заведующего.

Подобное злоупотребление не может иметь место в том случае, если "лицевые" деполитные книги ведутся не по книге входящих и исходящих бумаг, а на тлновании препровождаемых клиентам уведомлений об изменениях в составе их депо. Действительно, в этом случае "лицевые" и "мертвые" книги при взаимном сличении не будут сходиться. В "мертвых" кшггах будет показана выдача бумаг, отсутствующая в "лицевых" книгах. Однако полагаться только на депозитные книги не следует. Надо заботиться о том, чттгы в книгу входящих и исходящих бумаг не могли заноситься ложные записи. Лиише всего поручать ведение этой книги не заведующему кладовой, а кому-либо другому из служащих.

На правильное ведение депозитных книг следует обращать самое серьезное внимание, тлк как они предназначены для контроля заведующего кладовой. Надо строго следить за тем, чттгы заведующий кладовой имел доступ к депозитным книгам исключительно в присутствии бухгалтеров, ведущих эти книги. Полезно также объяснить бухгалтерам, вллущим книги входящих и исходящих бумаг, чтт только они могут делать в них записи и изменения. В илкоторых крупных банках принято вести депозитные книги в двух экземплярах. Один - в фондовом отделе, гдл они нужны для установления в каждый данный момент наличности ценных бумаг, принадлежащих клиентам, а другой - в бухгалтерии, доступ куда для заведующего кладовой затруднен.

Обе книги должны сверяться ежемесячно или еще чаще. Во всяком случае, необходимо, чтобы депозитные книги велись в самостоятельном бюро, пометцающемся отдельно от фондового отдела и от управления кладовой.

Весьма важно следить за тем, чтобы препровождаемые клиентам выписки из депозитной книги не могли быть изменены заведующим кладовой. В тех банках, гдл депозитные книги ведутся в двух экземплярах, выписки эти либо составляются по депозитным книгам, ведущимся в бухгалтерии, глибо готовятся в фондовом отделе, а проверяются в бухгалтерии. Отсюда они и отсылаются клиентам, не попадая в руки заведующего кладовой.

Все эти меры предосторожности не достигают цели, елли лл сверять время от времени наличность ценных бумаг с дебетовым сальдо по книгам. Пр оизводство этой ревизии следует поручать не заведующему кладовой, а особым служащим, не принадлежащим к фондовому отделу. Подсчет наличности кладовой производится весьма просто. Обандероленные пакеты раздаются большому числу служащих, которые сличают их содержание с цифрами, помеченными на бандероли, и результаты заносят на особый лист против названия данной ценной бумаги. Н айдя содержание пакета совпадающим с надписью на бандероли, служащий ставит на последней свою подпись в удостоверение того, чтт бумаги на указанную сумму фактически оказались налицо.

Наличность ценных бумаг, ллнесенная на упомянутые листы, слеряется затем с сальдо книг.

Говоря о депозитных книгах, мы указывали уже на то, что их содержание составляется из бумаг, принадлежащих клиентам и купленных банком за собственный счет, латем из бумаг, пеледанных банку в виде обеспечения по ломбардной операции другими банками, и, наконец, из репортных бумаг.

Сальдо их наличия нужно при проверке установить по депозитным книгам и также занести на особый лист. Отсюда нужно вычесть так называемые "недостающие депо", т е. наличие принадлежащих банку ценных бумаг, хр анящихся в другом месте или заложенных в других банках.

Как упоминалось выше, депо клиентов контролируется тем путем, что клиентам посылаются выписки из депозитных книг, пр авильностъ которых должна быть подтверждена письменно. Дпт о существления подобного же контроля по отношению к статьям депозитных книг (собственные бумаги банка, наличие в Кассовом Союзе, репортные бумаги и т.д.) последние проверяются еще раз одновременно с ревизией кладовой. лКиродепо ценных бумаг, по просьбе банка, в любой момент дает справку о количестве хранящихся у него бумаг. С обственные бумаги банка (остатки по счету nostro), равно как и репортные бумаги, можно проверить по описи, отставляемой в биржевых отделах. Хранящиеся в кладовой бумаги, полученные в обеспечение по ломбардной сделке от других банков, а также бумаги, переданные для той же

цели другим банкам, легко можно проверить по документам, выданным одним банком другому (квитанции и др.). Тщательный контроль не может ограничиваться данными, почерпнутыми из депозитных книг, но должен использовать и эти вспомогательные средства.

Некоторая неточность может оказаться в том случае, егли лри проверке не будут приняты во внимание ценные бумаги "к приему" и "к сдаче". Поэтому в конце каждого месяца из биржевых журналов выписываются бумаги, подлежащие приему или сдаче в следующем месяце. Пглвые следует вычитать из сальдо депозитных книг, а вторые - прибавлять к нему.

В случае, егли ревизия кладовой производится в течение месяца, должны быть приняты во внимание и еще открытые статьи по биржевым журналам.

Если проверка производится согласно изложенным принципам, тл годержимое кладовой должно совпадать с данными, собранными на листах. Если же окажется несовпадение, тл нет основания сразу предполагать хищение, наоборот, предварительно нужно проверить, не гкрались ли ошибки в книжные записи. Правильность записей в депозитных книгах можно установить путем сличения их с пометками на бандеролях, в которые заключены бумаги одного клиента. На бандеролях этих, как упоминалось выше, отмечается время и сумма каждого поступления и выдачи.

Но если отметки на бандеролях не совпадают с записями депозитных книг, тл отсюда еще не следует, что ошибочны именно эти последние. Может случиться, чтл за счет клиента были куплены на бирже бумаги, но продавец не сдал их, а лонтролирующий служащий не потребовал сдачи. Бумгги в этом случае значатся по депозитным книгам записанными в кредит счета клиента, но так как они фактически не поступили, тл на бандероли не может быть и соответствующей отметки.

Таким образом, егли лри сличении бандероли с депозитной книгой между ними окажется расхождение, то, как это видно из того же примера, по одному только этому обстоятельству нельзя определить, где кроется ошибка, в депозитной книге или в кладовой. Чтобы установить это, необходимо прибегнуть к помощи сконтро ценных бумаг. В этой книге каяадая статья покупки должна забалансировываться статьей продажи. Сальдо возникает лишь в том случае, елли у банка есть собственные или репортные бумаги или если есть бумаги "к приему" или "к сдаче". По сконтро ценных бумаг легко можно установить, действительно ли были куплены и сданы бумаги, лаприходованные клиенту, и раскрыть таким образом ошибку, вроде предположенной выше.

Для дальнейшего облегчения ревизии кладовой в некоторых банках ведется еще особая книга остатков (или наличности) ценных бумаг. В ней, как и в сконтро, для каждой бумаги открывается отдельный счет, на который заносятся все статьи поступлений и выдач по книге входящих и исходящих ценных бумаг. В лнигу наличности ценных бумаг заносятся, таким образом, не только покупка и продажа, кал и в сконтро ценных бумаг, но и поступления бумаг от клиентов, а лакже выдача их этим последним, т е. статьи, которые фигурируют обычно не в сконтро, а только в депозитных книгах.

Сохранность кладовой и правильное ведение книг может считаться установленным лишь в том случае, егли депозитные книги совпадают как между собой ("жцевые" с "ме^геыми"), тлк и с наличностью кладовой, и, кроме того, егли г сконтро ценных бумаг по внесении туда всех сальдо (остаток по счету nostro, репортные бумаги, бумаги к приему и к сдаче) остатки ценных бумаг на обеих страницах забалансировываются.