2.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ ПО ПОСТУПЛЕНИЮ ТОВАРОВ

Товары, поступающие на предприятия оптовой и розничной торговли, должны иметь сопроводительные документы, предусмотренные договорными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов.

По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий пред­принимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленные сроки (срок) производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подоб­ным использованием (ст. 506 ГК РФ).

При отсутствии в договоре купли-продажи условий о качестве товара продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для целей, для которых товар такого рода обычно используется.

Если законом или в установленном им порядке предусмотрены обязательные требования к качеству продаваемого товара, то прода­вец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязан передать покупателю товар, соответствующий этим обязательным требованиям.

По соглашению между продавцом и покупателем может быть пе­редан товар, соответствующий повышенным требованиям к качеству по сравнению с обязательными требованиями, предусмотренными законом или в установленном им порядке.

При приемке товаров необходимо проконтролировать не только получение накладной и счета-фактуры от поставщика, но и проследить, чтобы эти документы были составлены по установленной форме с заполнением всех необходимых реквизитов.

Порядок приемки товаров по количеству и качеству

К основным документам, подтверждающим поступление товаров, относятся:

а) накладная (железнодорожная, авиационная, автомобильная накладная, коносамент (договор морской перевозки), товарно-транспортная накладная,

б) счет-фактура.

В зависимости от особенностей товаров к вышеуказанным документам могут быть приложены документы, подтверждающие массу (количество) товаров (упаковочный ярлык (форма № ТОРГ-9), спецификация (форма № ТОРГ-10), расходный отвес (спецификация) (форма № ТОРГ-19) и др.) или их качество (качественное удостоверение, сертификат, справка о результатах лабораторных анализов и др.).

При закупке товара и его приемке необходимо проверить наличие сертификата соответствия на закупаемый товар.

Порядок и сроки приемки товаров по количеству и качеству и ее документального оформления регулируются договорами поставки, техническими условиями и инструкциями о порядке приемки товаров по количеству, качеству и комплектности.

Приемка товаров по количеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товаров данным, содержащимся в сопроводительных документах, а при приемке товаров по качеству и комплектности - требованиям, предусмотренным в договоре.

Порядок приемки товаров и ее документального оформления зависит: от места приемки (на складе поставщика, от транспортной организации, на складе покупателя), характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), степени соответствия фактически поступивших товаров условиям договора и сопроводительным документам, наличия или отсутствия сопроводительных документов и т.п.

Приемка товаров, получаемых от поставщиков, может быть от транспортной организации, на складе поставщика и на складе покупателя.

Если материально ответственное лицо получает товары на складе поставщика или на станции железной дороги (в аэропорту, морском или речном порту), то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право на получение товаров. Порядок оформления доверенностей, получения по ним товаров установлен Гражданским кодексом РФ (ст. ст. 185 - 189) и Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности, утвержденной Приказом Минфина СССР от 14.01.1967 № 17.

Приемка товаров от транспортной организации

Для получения товаров от транспортной организации материально ответственному лицу кроме доверенности выдается грузовая квитанция. Предъявив указанные документы и паспорт представителям транспортной организации, материально ответственное лицо получает от них соответствующие сопроводительные документы.

При приемке товаров прежде всего следует проверить, была ли обеспечена сохранность груза при перевозке.

Незатаренные грузы при приемке перевешивают. При этом выписывается приходный грузовой отвес (форма № ТОРГ-17). Факт приемки груза удостоверяется подписями получателя и представителя транспортной организации.

В случае установления при приемке товаров каких-либо нарушений, порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест сопроводительным документам и т.п. получатель должен потребовать от транспортной организации обязательную проверку количества мест или массы груза. Если будут установлены факты недостачи или порчи груза, составляется коммерческий акт.

Если выявленная недостача не превышает установленных норм естественной убыли, коммерческий акт не составляется, но об этом делается отметка в транспортном документе.

Приемка товаров на складе поставщика

Приемка товаров на складе поставщика проводится путем проверки соответствия количества и качества товаров данным сопроводительных документов.

Если товары находятся в ненарушенной таре, их приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если проверка фактического наличия товаров в таре не проводится, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Прием (сдача) товаров оформляется подписями лиц, получивших и сдавших ценности.

Приемка товаров на складе покупателя

Порядок приемки товаров на складе покупателя во многом зависит от того, поступают ли ценности в таре или без нее. В первом случае товары принимают по массе нетто или количеству товарных единиц, а во втором случае - по количеству мест и массе брутто (приемка товаров по качеству и комплектности осуществляется в момент вскрытия тары).

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству) составляется акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1) (Приложение 2). Вместо этого документа оприходование товаров может оформляться проставлением на документе поставщика штампа, где указывается дата приемки товаров, номер и дата сопроводительного документа, стоимость принятых товаров и тары, подпись материально ответственного лица. Такой штамп приравнивается к акту.

В случае несоответствия фактического наличия товаров данным сопроводительных документов или отклонений от качества, установленного в договоре, должен составляться акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (отечественных - форма № ТОРГ-2, импортных - форма № ТОРГ-3). В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой входят представители поставщика и покупателя (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика).

При поступлении от поставщиков товаров без сопроводительных документов составляется акт о приеме товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4).

При поступлении от поставщиков тары, включенной в цену товара, составляется акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (форма № ТОРГ-5).

Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие товары с уче­том условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязан­ностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:

- зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

- проверить соответствие данных этих документов договорам по­ставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и ко­личеству товаров, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;

- проверить правильность расчетов в расчетных документах;

- акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);

- определить фактические размеры ответственности в случае, на­рушения условий договора;

- передать документы в подразделения организации (бухгалтерскую службу, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные Правилами документооборота организации.

Для оплаты поступающих товаров в организациях торговли используют счет-фактуру (см. прил.1).

Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара. Вполне возможна и опла­та товара без счета (на основании договора, письма, накладной, рек­ламного буклета, полученного от поставщика прайс-листа, каталога ит.п.).

Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспорт­ные накладные, акты и другие сопроводительные документы на по­ступившие грузы передаются соответствующему подразделению орга­низации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и оприходования товаров.

При оприходовании товаров на сопроводительном документе и других документах, удостоверяющих количество и качество поступивших товаров, ставят штамп.

В случае отсутствия у организации права собственности (права хозяйственного ведения или оперативного управления соответствен­но) на поступившие товары, последние должны учитываться на заба­лансовых счетах.

Товары, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточ­ку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.

В случае если товары, принятые на ответственное хранение, отно­сятся в соответствии со ст. 225 Гражданского кодекса РФ к бесхозным вещам и являются скоропортящимися, либо если издержки до их хра­нению несоизмеримо велики по сравнению с их стоимостью, то орга­низация может продать указанные товары или использовать их в иных целях. При этом указанные товары приходуются в организации по рыночной стоимости.

Выручка от продажи этих товаров или их рыночная стоимость при использовании товаров для собственных нужд организации, умень­шенная на величину расходов по их хранению, продаже и других аналогичных затрат, подлежит возврату собственнику товаров.

Товары, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование товаров производится в общеус­тановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (квитанция к приходному кассовому ордеру -при покупке у другой организации за наличный расчет, акт о покупке у населения и т.п.), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

При приемке импортных товаров следует учитывать правила и осо­бенности, установленные договорами (контрактами) и таможенным законодательством.

Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, состав­ляться в день поступления соответствующих товаров на склад или в дру­гие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов.

Для оформления прихода-продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную (см. прил. 3). Ее составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и служит основанием для оприходования этих ценностей.

Накладная в торговой организации может выступать как приход­ным, так и расходным товарным документом. Накладная должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой органи­зации. В накладной указываются следующие сведения:

— номер и дата ее выписки;

— наименование поставщика и покупателя;

— наименование и краткое описание товара;

— количество товара (в соответствующих единицах измерения);

— цена и общая сумма (с учетом НДС) отпуска товара.

Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемы: экземпляров накладной зависит от условий получения товара покупа­телем, вида организации-поставщика, места передачи товара и т.д.

Первичные приходные и расходные документы выступают основанием для составления товарного отчета (см. прил. 4). Этот отчет является в торговых организациях наиболее распространенным видом отчетности о наличии и движении товаров.