Комп 'ютерна форма обліку

Під формою бухгалтерського обліку розуміють - сукупність облікових регістрів, які використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

В історії комп'ютерної форми, в залежності від технічних засобів що використовуються, можна виділити наступні три етапи.

1. Використання перфораційних машин;

2. Використання комп'ютерів третього покоління (великих та середніх) та багатотермінальних обчислювальних систем;

3. Використання персональних комп'ютерів та обчислювальних мереж.

Можливості обчислювальної техніки забезпечують не лише універсальний характер її застосування (виходячи із загальних методологічних підходів організації бухгалтерського обліку), але й дозволяють використовувати програми, налагоджені на конкретне підприємство з врахуванням пропозицій замовника. Сучасна комп'ютерна форма бухгалтерського обліку базується на використанні персональних комп'ютерів та обчислювальних мереж.

Практичне застосування комп'ютерної форми бухгалтерського обліку залежить від набору технічних засобів, та вибору організаційних форм їх використання, що передбачають наступні варіанти:

S використання виключно персональних комп'ютерів;

S використання одного центрального комп'ютера (серверу) і терміналів для введення даних;

S об'єднання персональних комп'ютерів в локальну мережу (цим забезпечується обмін даними між різними ділянками бухгалтерського обліку);

S об'єднання персональних комп'ютерів в локальну мережу з одним або кілька потужними комп'ютерами (серверами) та вихід до глобальних мереж (зокрема, Інтернет).

Застосування комп'ютерів дозволило автоматизувати робоче місце бухгалтера і підняти на новий рівень процес реєстрації господарських операцій. Бухгалтер працює на комп'ютері в діалоговому режимі, використовує зворотній зв 'язок в процесі обробки інформації і отримання відповідних вихідних документів.

Комп’ютерна система обліку оперативно відображає основні процеси, які пов’язані з отриманням різних зведених показників, що характеризують фінансово-господарську діяльність підприємства. В цій обліковій системі інформація йде по єдиному каналу і використовується для всіх потреб управління.

Єдність інформаційної бази і повний автоматизований технологічний процес забезпечується за рахунок одноразового введення інформації.

Технологічний процес обробки даних при комп’ютерній формі обліку поділяється на три етапи:

I. Збирання і реєстрація первинних даних для обробки на комп’ютері;

II. Формування масивів облікових даних на електронний носіях: журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників аналітичних об’єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль процесу, обробка інформації, записаної в масивах облікових даних;

III. Отримання результатів за звітний період за запитом користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок з бухгалтерських рахунків або відображенням на екрані дисплею потрібної інформації.

Основними принципами комп’ютерної форми бухгалтерського обліку є:

Sодному журналу хронологічного запису відповідає багато регістрів систематичного запису;

Sнакопичення і багаторазове використання облікових даних;

Sодин синтетичний рахунок - багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;

Sавтоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених процедур (норм, нормативів, завдань тощо);

S одержання звітних показників в режимі діалогу “людина - комп’ютер;

Sавтоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених в системі рахунків.

3.