4.2. Особенности использования элементов оформления и реквизитов бухгалтерских документов.

Бланк

Под бланком понимается чистый лист бумаги, на котором заранее воспроизведено название учреждения-автора, от имени которого документ издается. Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся при распечатке документа.

Бланки документов должны иметь поля не менее:

левое - 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20мм;

нижнее – 10 мм.

Бланки проектируются с угловым или продольным расположением реквизитов. Обычно применяется два вида бланков – для письма и общий бланк. Они различаются набором реквизитов.

Герб изображается на бланках только в случаях, предусмотренных законодательством. Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки документов с изображением герба РФ или ее субъектов являются типографской продукцией, подлежащей учету. На гербовых бланках проставляют порядковые номера и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале).

Эмблема

Эмблема организации или товарный знак помещается в бланке в соответствии с уставом организации. Эмблема – это графическое изображение, отражающее направления деятельности организации. Размеры эмблемы не ограничены. Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка. Однако она не заменяет названия организации. В России эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка, на уровне названия организации. За рубежом эмблема в большинстве случаев располагается на левом или на правом поле бланка, на уровне наименования фирмы.

Наименование автора документа

Автором документа может выступать организация, структурное подразделение или должностное лицо, имеющее право подписи и должностной бланк. В бланках тех предприятий, которые имеют прямое или административное подчинение, над наименованием самого предприятия указывается вышестоящая организация.

Наименование организации-автора дается с указанием организационно-правовой формы в соответствии с уставом, положением, учредительным договором. Например:

Общество с ограниченной ответственностью

«Продовольственный магазин «Нива»

Сокращенное наименование приводится только в случае, если оно закреплено в учредительном документе, и помещается ниже полного наименования. Если в учредительном документе название организации повторено на иностранном языке, оно воспроизводится под наименованием на русском языке. Название на национальном языке, имеющем статус государственного наряду с русским языком, помещается на одном уровне с русским наименованием в продольном бланке.

Справочные данные об организации-авторе

В качестве справочных данных чаще всего выступает адрес организации-автора, номер государственной регистрации, данные о лицензии, патентах и другие сведения.

Почтовый и телеграфный адрес указывается в следующей последовательности: номер дома, наименование улицы, название города, округа, почтовый индекс, название страны.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем углу (угловой бланк).

Дата и регистрационный номер документа

Дата – обязательный реквизит любого, в том числе и бухгалтерского, документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов датой в бланке является дата подписания, для отправляемых документов – дата подписания и отправки. Датой протокола или акта является дата зафиксированного в нем события.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций, то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется шестью арабскими цифрами (по две на число, месяц, год) с двумя разграничительными точками. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится ноль. Например, 03.05.02. Словесно-цифровой способ оформления дат (15 мая 2003 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан. Кавычки на дату не ставятся. Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например, 2003. 04. 12.

Регистрационный номер документа – это его условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации.

Регистрационный номер чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения, исполнителя, корреспондента и т.п. Например, 02-15/89, где 02 – индекс подразделения (бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 89 – порядковый номер отправляемого документа.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в прядке указания авторов в документе. Например: №465/127/341.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа-запроса содержит поисковые признаки инициативного документа, на который дается ответ. Этот реквизит полностью переписывается из документа-запроса. К документу, который пришел в ответ на запрос, подбирают копию инициативного документа в соответствии со ссылкой и вместе передают их в обработку.

Адресование документов

Адресование, т.е. указание получателя информации данного документа, производится на документах, отправляемых в другие организации, частным лицам, руководству, подразделениям. Порядок написания адресата установлен стандартом. Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:

- наименование организации (в именительном падеже);

- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);

- фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Лопатину П.Н);

- почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки от одного и того же установленного положения табулятора. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Знаки препинания - точки и запятые - не ставятся.

Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.

Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.

Например:

Директору института

Логинову В.Т.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Начальнику департамента перевозок

Фролову К.Н.

При обращениях к частным лицам, в ответах на жалобы и заявления граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы.

Например:

117463 Москва ул. Паустовского, д.5 кв. 94

Мартынюк М.В.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции. Например:

Ответственному редактору

журнала "Деньги"

103863, ГСП, Москва, уд. Полянка, д. 8/1

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это до­кументы в адрес подведомственных организаций.

Например:

Заведующим отделениями Сбербанка РФ

или

Руководителям органов юстиции субъектов РФ

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

На одном документе может быть напечатано не более четырех адресатов. Перед вторым, третьим и четвертым адресом слово "Копия" не пишется. Если адресатов больше четырех, составитель документа готовит список на рассылку, а на каждом документе указывается только один адрес. Согласование документов

Тексты многих документов до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями, в том числе с бухгалтерией (глав­ным образом с главным бухгалтером). Согласование - это по существу проверка целесообразности и своевременности документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия, т.е. оценка проекта документа.

Согласование может проводиться как внутри учреждения с его отделами или должностными лицами, так и вне его с другими организациями.

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с какими-либо финансовыми затратами, обязательно требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером). Внутреннее согласование оформляется визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. Если подпись неразборчива, дается ее расшифровка. Виза может быть оформлена и более полно: указание должности визирующего, подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия) и дата.

Например: Главный бухгалтер

(подпись) Н.А.Иванова

23.11.99

Место визы - ниже подписи на нижнем поле или на левом поле документа, на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов - это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения - второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра до­кумента.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформ­лено протоколом согласования или обсуждения, но чаще всего проставлением грифа согласования.

Гриф согласования оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование документом.

Например: СОГЛАСОВАНО

Главный бухгалтер фирмы "Заря"

(подпись) В.В. Тимофеева

08.08.99

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания правления

08.08.99 №25

СОГЛАСОВАНО

письмо Минздрава рф

12.05.99 № 01-04/185

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются документ, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Место грифа согласования ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа.

Подписание и утверждение документов

Подпись — обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Например:

Директор А.Н.Новикова

Главный бухгалтер Л.М.Милочкина

Если документ подписывает несколько лиц, равных по дол­жности, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор школы N 183 Директор стадиона «Луч»

подпись А.А.Зарькова подпись В.В.Тихонов

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись, которого заготовлена на документе, документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, с обязательным указанием фактической должности подписавшего и его фамилии. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога "За" является грубой ошибкой. Не допускает подпись от руки в кавычках "зам".

печать

Для придания юридической силы ряду документов они заверяются печатью. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. На многих документах финансового характера проставление печати обязательно.

В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Гербовая печать проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.д.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а обычно воспроизводится название структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски сбавляются на справках и пропусках, копиях документов, водящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей, сейфов и т.д.

Печать может про­ставляться или на специально отведенном месте (обычно оно обозначено символом "М.П.") или так, чтобы ее оттиск захватывал часть личной подписи и наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск печати должен хорошо читаться. Обычные служебные письма, не связанные с финансированием, выполняются на бланках и не требуют удостоверения печатью.

Заверение копий

При необходимости подтверждения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении. В соответствии с требованиями ГОСТ 6.ЗО-97 она состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия) и даты заверения.

Например:

Верно

Секретарь личная подпись К. Т. Потапова

20.10.98

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

заголовок

Все организационно-распорядительные документы, оформленные на формате А4, должны обязательно иметь заголовок, в котором кратко и четко отражается суть документа, его основное содержание. Заголовок позволяет сэкономить время при рассмотрении документа и работе с ним, облегчает его регистрацию, постановку на контроль, поиск, прохождение. Он переносится в регистрационные формы, базу данных.

Заголовок пишется над текстом документа. При угловом расположении реквизитов – слева, место для него может быть заранее отмечено уголками в бланке.

Заголовок должен содержать не более 28 знаков. Поэтому если заголовок длинный, он печатается в несколько строк через один интервал. Заголовок не составляется только на телеграммах, телефонограммах и документах формата А5.