ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ТЕХНИКА

Это все технические средства, применяемые для механизации и автоматизации делопроизводства. К средствам организационной техники относятся:

• носители информации на бумажной основе, термобумага, фотобумага, фотопленка, калька, носители звуковой и визуальной информации, магнитные носители и т.д.;

• средства составления и изготовления документов — ручные пишущие средства, пишущие машины и автоматы, диктофонная техника и т.п.;

• средства обработки документов — адресовальные машины, маркировальные машины, штемпельные устройства, ламинаторы, брошюровальные машины, машины для уничтожения документов (шредеры) и т.д.;

• средства хранения, поиска и транспортировки документов — папки, картотеки, микрофильмирование документов, транспортеры и т.п.;

• средства для копирования и размножения документов.

Операции копирования и размножения документов весьма распространены. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. Эти средства можно классифицировать на средства оперативной полиграфии и средства репрографии.

Для получения небольшого количества копий (до 25 экземпляров) в основном используются средства копирования документов (репрографии), при большом тираже (более 25 экземпляров) — средства размножения документов (оперативной или малой полиграфии).

Средства репрографии — это совокупность машин, предназначенных для копирования документов.

В процессе копирования используются оригинал, копия и посредник (промежуточный носитель для передачи изображения с оригинала на копию). Выбор способов копирования определяется характером, форматом и назначением документации.

Термографическое копирование — самый оперативный способ копирования, позволяющий получать копию на специальной, достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу Недостатки: невысокое качество, небольшой срок хранения копий, дорогая бумага.

Фотографическое копирование — самый давний способ копирования. Он обеспечивает высокое качество, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса получения копии (экспозиция, проявление, промывка, сушка). Весьма распространенная разновидность фотографического копирования — микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов. При этом используются особо контрастные фотобумага и пленки, обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати.

Электронно-графическое копирование основано на оптическом считывании документов (фотодиоды преобразуют проектируемое на них изображение документа в электрические сигналы) и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии. Копии чаще всего получают на электрофотопленке и на термореактивной бумаге. Копии на электрофотопленке служат основой для последующего тиражирования документов средствами трафаретной печати и для подготовки высококачественных трафаретных печатных форм. Электронно-графическое копирование весьма эффективно и широко используется.

Диазографическое копирование (диазография, синькография) применяется преимущественно для копирования большеформатной чертежно-технической документации. Оригинал должен быть выполнен на светопроницаемой бумаге, кальке. Процесс заключается в экспонировании оригинала контактным способом на светочувствительную диазобумагу и отбеливании бумаги ярким светом в местах, где нет изображения. Изображение проявляется в парах растворителя (аммиака) в вытяжных шкафах. Качество такого светокопирования среднее.

Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование является в настоящий момент наиболее распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты (копиры), посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире.

Основные достоинства электрографического копирования:

• высокая оперативность, производительность и качество копирования;

• возможность масштабирования и редактирования документа при копировании;

• возможность сортировки документа по копиям;

• получение копий с листовых и сброшюрованных документов;

• получение копий с черно-белых и многоцветных оригиналов;

• получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге и др.;

• получение копий с возможностью их дальнейшей автоматической брошюровки.

Электрографическое копирование включает в себя следующие процедуры:

1) светоэкспозиция — проектирование документа на поверхность предварительно заряженного фотополупроводникового покрытия барабана или пластины, вызывающее стекание заряда с освещенных участков полупроводникового покрытия и формирование невидимого электростатического изображения документа;

2) проявление изображения — превращение скрытого электростатического изображения в видимое в процессе налипания красящего порошка (тонера) на заряженные участки;

3) печать — перенос красящего порошка с барабана или пластины на бумагу или иную основу копии;

4) закрепление — растворение красящего порошка на копии в парах ацетона.

На сегодняшний день насчитывается большое количество моделей копировальных аппаратов, которые различаются своими функциональными возможностями.

Основными характеристиками копировальных аппаратов являются:

а) скорость копирования (измеряется числом копий формата А4 в минуту);

б) рекомендуемый объем копирования, т.е. количество копий, оптимальное с точки зрения правильной эксплуатации аппарата. Чем он больше, тем более надежна машина, так как она способна произвести большее число копий без существенных поломок;

в) формат оригинала и копии — размер листа бумаги, с которого и на который переносится изображение.

Копировальную технику можно классифицировать следующим образом:

1. Портативные копировальные аппараты:

• формат оригинала и копии — А4;

• скорость копирования — 5—6 копий в минуту;

• рекомендуемый объем копирования — до 500 копий в месяц. Назначение: изготовление небольшого числа копий в любых

условиях — дома, в офисе, в командировке.

2. Низкоскоростные копировальные аппараты:

• формат оригинала и копии — А4 (АЗ);

• скорость копирования — 10—15 копий в минуту;

• рекомендуемый объем копирования — до 1500—2500 копий в месяц.

Назначение: обслуживание потребностей небольшого офиса с небольшими объемами копирования.

3. Офисные копиры среднего класса:

• формат оригинала и копии до АЗ;

• скорость копирования — 15—30 копий формата А4 в минуту;

• рекомендуемый объем копирования — до 10 тыс.

4. Копиры для рабочих групп:

• формат оригинала и копии до А2;

• скорость копирования — 40—80 копий формата А4 в минуту;

• черно-белое копирование с возможностью выделения цветом;

• рекомендуемый объем копирования — более 15 тыс. копий в месяц.

Назначение: обслуживание потребностей больших офисов, большие объемы копирования, необходимость брошюрования и сортировки документов, разделение ресурсов и программирование больших объемов сложных копировальных работ.

5. Специальные копировальные аппараты. В эту группу входят полноцветные широкоформатные копировальные аппараты. Они предназначены для особых задач, таких, как копирование инженерных чертежей, цветных фотографий, вывода на твердый носитель изображения с компьютера и слайдов и т.д.

Средства оперативной полиграфии. Оперативная полиграфия обеспечивает быстрое получение качественной полиграфической продукции в значительных тиражах в условиях обычного учреждения, офиса.

Гектографическая печать. Принцип ее основан на изготовлении печатной формы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом (отсюда распространенное ее название — спиртовая печать) и расходуется, переносясь на копии.

Печатная форма изготавливается на мелованной бумаге путем переноса на нее при помощи специальной копировальной бумаги зеркального изображения документа. Печать выполняется на гектографах путем увлажнения бумаги спиртом и контактного переноса тонкого слоя краски с печатной формы на эту бумагу.

Достоинства этой печати: возможность многоцветной печати, низкая стоимость расходных материалов. Недостатки: низкое качество копий и их выцветание со временем.

Гектографическая печать применяется для дешевого, быстрого тиражирования материалов невысокого качества.

Офсетная печать (ротапринтная). В основе офсетной печати лежит принцип несмешиваемости масла и воды. Печать выполняется с плоской поверхности (формы), обработанной таким образом, чтобы участки, соответствующие наносимому изображению, удерживали краску на масляной основе и отталкивали иоду, а остальная поверхность удерживала воду и отталкивала краску.

Достоинства: высокое качество печати, возможность большого тиражирования (5 тыс. оттисков с металлической формы и 400—1500 — с бумажной), простота редактирования печатной формы (специальной офсетной резинкой или обезжиривающим средством), возможность повторного использования (до 5—7 раз) пластины из фольги, возможность многоцветной печати. Недостатки: сложность изготовления печатной формы и процесса копирования, высокая стоимость оборудования.

Трафаретная печать. Печатная форма — трафарет — изготавливается на листе восковой, желатиновой или коллоидной бумаги либо на пленке путем пробивания в ней микроотверстий на специальных пишущих машинках или методом электронно-графического копирования. Процесс печати заключается в продавлива- нии краски через трафарет на машинах, называемых ротаторами.

Достоинства: хорошее качество печати, тиражирование — 400—1500 оттисков с одной формы, простота изготовления печатных форм. Недостатки: невозможность редактирования печатных форм, необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати.

Электронно-трафаретная печать —- самый эффективный и перспективный вариант оперативной полиграфии на ризографах, использующий последние достижения цифровой электроники и существенно улучшающий все характеристики трафаретной печати.

Ризографы — сравнительно новый тип копировально-множительной техники, совмещающий традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Подключив ризограф к компьютеру, его можно использовать для оперативного создания, редактирования и размножения любых полиграфических изданий. Ризографы выпускаются в двух конфигурациях: роликовой и планшетной.

Достоинства ризографа: использование для копирования бумаги любого типа и качества; высокая производительность: первая копия получается через 20—30 секунд, последующий процесс копирования идет со скоростью 60—130 оттисков в минуту; высокое качество копирования: в текстовом режиме разрешение до 16 точек на миллиметр, в фоторежиме отображение 256 оттенков и градаций яркости; возможность копирования цветных документов за несколько прогонов; возможность увеличения или уменьшения копий в 2 раза; высокая экономичность при большом тиражировании; возможность совместной работы с персональным компьютером и, в частности, использования компьютера для создания и редактирования документов; автоматизация всех процессов, удобство управления, наличие дисплея.

Дейтефонная связь Средства коммуникации

Коммуникационная техника Средства оперативной поли-

Комп ьютерная техника графин

Компьютерная телефония Средства составления и изго-

M оде м товления документов

M οι і и гор Средства репрографии и

()фиеная оргтехника оперативной полиграфии

I !ейджинговые системы связи Средства обработки докумен- I !риитсры тов

Радиотелефонная связь Средства хранения, поиска и

Ризограф транспортировки документов

I¹OyMHHr Телеграфная связь

(!капер Телекс

(ютовая система радиотеле- Факсимильная связь

фонной связи PDA

Вопросы для самоконтроля

I. Что такое офисная техника?

I. Какие технические средства можно отнести к офисной технике?

У, 11 а какие группы можно разделить средства офисной техники?

4. Что такое организационная техника?

5. ¹Iто такое средства коммуникации?

6. Что такое средства компьютерной техники?

7. Какие комплектующие оказывают влияние на функциональные возможности компьютера?

К, ¹Ito относится к средствам коммуникации?

9. Что представляет собой телефонная связь?

К). І Іеречислите основные возможности телефонных аппаратов.

II. Что представляют собой офисные АТС, компьютерная телефония, радиотелефонная связь, сотовая радиотелефонная связь? І Іеречислите их возможности.

12. Перечислите основные сервисные возможности сотовых телефонов.

I X Что представляет собой спутниковая связь и пейджинговая связь?

14. Какие виды пейджеров вы знаете?

IX Что представляет собой телеграфная, телетайпная и дейто- фонная связь?

16. Что такое видеосвязь, телекс, факсимильная связь?

17. Какие сервисные возможности представляют факсимильные аппараты?

18. Что такое средства репрографии?

19. Какие виды копирования документов вы знаете?

20. Что такое электрографическое копирование?

21. Перечислите основные характеристики копировальной техники.

22. Какова классификация копировальной техники?

23. Что такое средства оперативной полиграфии?

24. Что такое офсетная (ротапринтная) печать?

25. Что представляет собой трафаретная печать? Что такое ротатор?

26. Что представляет собой электронно-трафаретная печать? Что такое ризограф?

Задание для самостоятельной работы

Продумайте, какими средствами офисной оргтехники оборудовать офис какой-либо компании. Обоснуйте свой выбор и подсчитайте затраты на оборудование офиса.

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. — M.: Филинъ, 1998.

2. Годин В.В., Корнеев И.К Управление информационными ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 17. — M.: ИНФРА-М, 1999.-С. 176-251.

3. Информатика: Учебник / Под ред. Н.В. Макаровой. — M.: Финансы и статистика, 1997.

4. Компьютерные технологии обработки информации / Под ред. С.В. Назарова. — M.: Финансы и статистика, 1995.

5. Ламекин В.Ф. Оргтехника (для вашего офиса). — Ростов н/Д: Феникс, 1997.

6. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: Учебный курс. — СПб.: Питер, 2002.