Бухгалтерські документи, їх КЛАСИФІКАЦІЯ Й ЗНАЧЕННЯ в юридичній практиці

У перекладі з латинської документ (document) - це доказ. У процесі оформлення господарських операцій, а отже і розсліду­вання злочинів, використовують різні види документів. Для забез­печення правильного застосування їх класифікують за цілою низ­кою ознак.

1) за призначенням документи поділяються на такі:

- розпорядчі, що містять розпорядження про виконання тієї або іншої господарської операції (доручення, платіжні дору­чення);

- виконавчі - документи, якими оформлюють виконані опера­ції в момент їх здійснення або відразу після їх завершення (прибу­ткові ордери, акти прийому-передачі, видаткові накладні);

- документи бухгалтерського оформлення - створюються апара­том бухгалтерії для підготовки облікових записів (накопичувальні відомості, розрахунки, калькуляції тощо);

- комбіновані - документи, які поєднують у собі ознаки декіль­кох видів документів (наказ на відрядження, посвідчення про відря­дження, авансовий звіт, касові ордери, вимоги), тобто містять розпо­рядження на виконання операцій, фіксують зроблену операцію, містять розрахунок сум і вказівки щодо порядку їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку;

2) за економічним змістом (за видами операцій) бухгалтерсь­кі документи поділяються на такі:

- матеріальні - призначені для обліку матеріальних цінностей (товарно-транспортна накладна, акт прийому-передачі матеріаль­них цінностей);

- касові, що відображають рух грошових коштів у касі (касові ордери, грошові чеки);

- банківські, що використовуються для безготівкових розраху­нків (платіжні доручення, вимоги-доручення, акредитиви, платіж­ні вимоги, розрахункові чеки), що є підставою для розрахунків підприємства з іншими суб'єктами;

- розрахункові, що є підставою для розрахунків одного підпри­ємства з іншими суб'єктами господарювання й приватними особа­ми (акт виконаних робіт, наряд на відрядну роботу, рахунок-фак- тура, розрахунково-платіжна відомість);

3) за ступенем узагальнення розрізняють такі документи:

- первинні - документи, які вперше відображають операції, здійснені на підприємстві; вони є формальним доказом того, що ці операції дійсно виконано; первинні документи, які фіксують фак­ти здійснення господарських операцій, виступають підставою для бухгалтерського обліку цих операцій; первинні документи повин­ні складатися під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її завершення (акти, накладні, квитанції);

- зведені - документи, які складаються на підставі первинних документів, у яких відображаються операції, раніше оформлені первинними документами; вони служать для об'єднання й групу­вання даних і є засобом впорядкування й обробки інформації про господарські операції (авансові звіти, відомості розподілу витрат, звіти, реєстри);

4) за способом відображення операцій документи діляться на такі:

- разові - документи що відображають одну або кілька опера­цій, які здійснюються одночасно (накладні, касовий ордер);

- накопичувальні документи, які служать для оформлення од­норідних операцій, здійснених на підприємстві за певний період часу (тиждень, місяць), із метою зменшення кількості документів, які виписуються (табель обліку робочого часу, лімітні карти);

5) за місцем складання документи поділяються на такі:

- внутрішні документи, що складаються й використовуються безпосередньо на підприємстві (касовий ордер, накладні, акти, відомості);

- зовнішні - документи, які складаються в одній організації, а використовуються в іншій (платіжне доручення, виписки з рахун­ку в банку);

6) за якісними ознаками документи поділяються на повноцінні й неповноцінні.

Повноцінні документи відповідають таким вимогам:

- повинні складатися за чинними правилами та формами, тобто відповідати формальним вимогам;

- мають оформляти законну операцію;

- мають оформляти операцію, яка дійсно була виконана.

Документи, які не відповідають хоча б одній із цих вимог, є недоброякісними.

Недоброякісні документи, що не відповідають фактично ви­конаним господарським операціям, тобто дійсності, є фіктивними чи підробленими. До них належать такі:

- документи, в яких відображено операції, в дійсності не ви­конані (наприклад, накладна на відпуск матеріальних цінностей, які фактично не були відпущені зі складу; видатковий касовий ордер, за яким грошові кошти не видано); такі фіктивні документи називають безтоварними, безгрошовими;

- документи, в яких не відображено фактично виконані опе­рації (наприклад, матеріально-відповідальною особою в звіт не включено фактичне надходження зі складу певного товару);

- документи, що відображають операцію в перекрученому ви­гляді (неправильно вказано, є фіктивними чи підробленими дата операції, вид матеріальних цінностей, їх кількість тощо).

Документи, складені з порушенням нормативно-законодав­чих актів, можуть свідчити про скоєння економічних злочинів чи правопорушень, але остаточний висновок слід робити тільки після застосування методів документального та фактичного контролю, адже в кожному випадку необхідно виключити випадкові помилки.

Слід мати на увазі, що документи, оформлені з порушенням правил (наприклад, є не всі реквізити), а також документи, що пе­редбачають незаконну, але фактично виконану операцію, вважа­ються справжніми.

Ті ж самі документи можуть належати до різних класифіка­ційних груп. Наприклад, касовий ордер є комбінованим, касовим, первинним, разовим і внутрішнім документом.

Документування господарських операцій складається із двох етапів:

1) отримання даних про операції, що відображаються (підра­хунок, вимірювання, зважування);

2) занесення отриманих відомостей у документ (тобто, запов­нення його реквізитів), що і становить первинний облік операції.

Лише ті об'єкти обліку, які конкретизовано у вигляді обліко­вої номенклатури, підлягають вимірювання та аналізу.

Облікова номенклатура - це перелік господарських фактів, які повинні відображатися в бухгалтерському обліку. Формування облікової номенклатури є важливим моментом в організації бухга­лтерського процесу. Її наявність обумовлює вибір первинних до­кументів, облікових реєстрів і формування схеми документообігу на підприємстві.

Первинні бухгалтерські документи долають довгий і склад­ний шлях з моменту їх оформлення до здавання в архів, що нази­вається в обліку документообігом. Правила документообігу й тех­нології обробки облікової інформації підприємства розробляють самостійно та передбачають в обліковій політиці.

Раціональна організація руху документів передбачає визна­чення конкретних строків просування документів від одного ви­конавця до іншого, від одного сектору обліку до іншого, від бухга­лтерії до обчислювального центра тощо.

Подальшими етапами документообігу є такі.

I. Перевірка. Необхідність цього етапу обумовлюється тим, що первинні документи складаються головним чином оператив­ними працівниками без участі бухгалтера, тому в разі надходжен­ня до бухгалтерії вони підлягають таким видам перевірок:

1) на законність операцій, оформлених документами;

2) «формальна» перевірка, яка має на меті встановити повноту заповнення всіх реквізитів і наявність у них відповідних підписів;

3) «арифметична» перевірка, яка полягає в перевірці правиль­ності арифметичних дій, здійснених під час заповнення документа.

II. Обробка. Перевірені й прийняті бухгалтерією документи підлягають обліковій обробці, що складається із трьох етапів - ро­зцінки (таксування), групування й котирування:

1) розцінка документів (або таксування) - це переведення за­значених у документах у натуральних показниках матеріальних цінностей і трудових показників у єдиний грошовий вимірник;

2) групування - документи підлягають групуванню, тобто об'єднанню в пачки, однорідні за своїм змістом;

3) контирування - це визначення кореспонденції рахунків за цією операцією, тобто складання бухгалтерської проводки; конти- рування документів первинного обліку здійснюється із застосу­ванням коду синтетичного рахунку, після нього оформлені таким чином операції відображаються на синтетичних та аналітичних рахунках, а документи здаються в бухгалтерський архів.

Виправлення помилок в первинних документах та облікових реєстрах регламентується Положенням (Стандартом) бухгалтер­ського обліку № 6, затвердженим наказом Міністерства фінансів від 28.05.1999 № 137.

Перш за все слід сказати, що у документах, якими оформлено касові й банківські операції й операції з цінними паперами, випра­влення не допускаються.

Помилки в первинних документах, облікових реєстрах і звітах, заповнених від руки, виправляються у коректурний спосіб, а саме неправильний текст (або цифри) закреслюється і над закресленим надписується правильний. Закреслення здійснюється однією рис­кою, так, щоб можна було прочитати виправлене.

Помилки в облікових реєстрах за минулий звітний період ви­правляються у спосіб «червоного сторно». Він передбачає складання бухгалтерської доводки, в яку помилка (сума чи кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом. Внесенням цих даних до облікового реєстру в місяці, в якому виявлено помилку, ліквіду­ється неправильний запис і відображаються правильні сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

У разі, якщо в обліковому реєстрі пропущено бухгалтерську проводку, складають довідку на додатковий бухгалтерський запис (проводку) чорнилом темного кольору.

Виправлення помилки обов'язково супроводжується написом «виправлено» та підтверджується підписами відповідальних за складання документів осіб із зазначенням дати виправлення.

Вилучення бухгалтерських документів (рис. 14.1) у суб'єктів го­сподарювання незалежно від виду діяльності й форми власності здійснюється правоохоронними органами відповідно до статей 71 і 85 Кримінального процесуального кодексу України (КПКУ). Безпосе­редньою підставою для вилучення первинних документів, облікових реєстрів і фінансової звітності є постанова органів дізнання, поперед­нього слідства, прокуратури й судів, державно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства чи установи.

Рисунок 14.1 - Види вилучення бухгалтерських документів

З дозволу і в присутності представників органів, які здійсню­ють вилучення, відповідні посадові особи підприємства чи устано­ви можуть зробити копії та скласти реєстр документів, що вилуча­ються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

Якщо вилучаються недооформлені (не зброшуровані, не про­нумеровані тощо) томи документів, то з дозволу і в присутності представників органів, що здійснюють вилучення, відповідні поса­дові особи підприємства чи установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, зброшурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом і печаткою).

Органи, що вилучили документи, забезпечують підприємст­вам чи установам за їхнім письмовим зверненням можливість зро­бити витяг або копію документів для видачі довідок за обставина­ми згідно із законодавством.

У разі повернення вказаними органами документів, що були ра­ніше вилучені, вони приймаються під розписку відповідною посадо­вою особою підприємства чи установи та разом із рішенням про по­вернення підшиваються до тих томів, з яких були вилучені та в яких містяться постанови про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У разі зникнення або знищення первинних документів, облі­кових реєстрів і звітів керівник підприємства чи установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку документів, яких бракує, і роз­слідування причин їх зникнення або знищення. Для участі в робо­ті комісії залучаються представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюються актом з подальшим затвердженням його керівником підприємства чи установи. Копія акта в десятиденний термін надсилається керівному органу, до сфе­ри управління якого належать підприємство чи установа, а також підприємством - державній податковій адміністрації, а установою - місцевому фінансовому органу.

14.2.