Информационные потоки в логистике

Назовем информационным потокомпоток сообщений вречевой, документной (бумажной иэлектронной) и другой форме, генерируемый исходным материальным потоком врассматриваемой логис- тическойсистеме, между звеномлогистическойсистемы илилогис- тической системой и внешней средой, и предназначенный дляреали- зации управляющих функций. Классификация информационных потоков приведена на рис. 2.6.

По отношению к логистическим операциям и функциям можно выделить элементарные, комплексные, ключевые и базисные информационные потоки. По отношению к логистической системе (или ее отдельным звеньям) информационные потоки делятся на: •

внутренние и внешние (соответственно циркулирующие внутри логистической системы (или ее отдельного звена) или между логистической системой и внешней средой); •

горизонтальные, относящиеся к одному уровню иерархии логистической системы, и вертикальные — от верхнего уровня логистического менеджмента к низшему; •

входные и выходные — по отношению к входу (выходу) логистической системы (или ее отдельного звена).

По виду носителей информации наиболее распространенными являются потоки на бумажных носителях (документы), а при использовании компьютерных технологий обработки информации — на магнитных носителях (магнитных лентах, дисках), в виде электронных видеограмм и т.

По времени возникновения информации различают регулярные (стационарные) потоки,со<УТъехстъующш\)егш\\ет\\ро- ванной во времени передаче данных, периодические потоки (с жестким ограничением на время передачи) и оперативные потоки, обеспечивающие связь абонентов в интерактивном и диалоговом режимах «on line» и «offline». В зависимости от назначения выде-

Рисунок 2.6. Классификация информационных потоков

Признаки классификации информационных потоков

ляют директивные (управляющие) информационные потоки, потоки нормативно-справочной информации, информации для учета и анализа при принятии решений и вспомогательные информационные потоки.

Возрастание роли информационных потоков в современной логистике обусловлено следующими основными причинами. Во- первых, для потребителя информация о статусе заказа, наличии товара, сроках поставки, отгрузочных документах и т. п. является необходимым элементом потребительского логистического сервиса. Во-вторых, с позиций управления запасами в логистической цепи наличие полной и достоверной информации позволяет сократить потребность в запасах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности уровня спроса. И наконец, в-третьих, информация увеличивает гибкость логистической системы с точки зрения того, как, где и когда можно использовать ресурсы для достижения конкурентных преимуществ.

Логистический менеджмент фирмы оперирует многочисленными показателями и характеристиками информационных потоков: номенклатурой передаваемых сообщений, типами данных, документами, массивами данных; интенсивностью и скоростью передачи данных; специальными характеристиками (пропускной способностью информационных каналов, защитой от несанкционированного доступа, помехозащищенностью и др.).

Как уже отмечалось, между информационным и материальным потоком отсутствует изоморфностъ (т. е. однозначное соответствие, синхронность во времени возникновения). Как правило, информационный поток либо опережает материальный, либо отстает от него.

Характерным примером большого разрыва во времени возникновения материальных и информационных потоков являются форвардные сделки на еще не поставленный (или не произведенный) товар на товарных биржах.

Информационные потоки, сопровождающие отдельные логистические функции, например производственные процедуры, транспортировку, управление запасами и заказами, могут быть очень сложными и насыщенными в плане схем документооборота, количества документов и реквизитов. При выполнении, например, смешанных железнодорожно-морских международных перевозок грузов используется до 160 оригинальных документов, тысячи реквизитов, а взаимодействие по информационным потокам осуществляется между двумя десятками логистических посредников. Указанные обстоятельства приводят к необходимости уменьшения бумажного документооборота за счет электронной обработки данных, упрощения технологических схем документооборота, внедрения международных стандартов электронной передачи и обработки информационных логистических потоков на основе, например, стандарта ООН ЕБ1РАСТ.

Информационные потоки в логистической системе определяются конкретными потребностями логистического менеджмента при выполнении отдельных функций планирования, регулирования, анализа, контроля и учета. В качестве примера на рис. 2.7 представлена схема источников информации и возникающих информационных потоков при планировании размещения запасов готовой продукции фирмы в распределительной сети.

На схеме представлены четыре основных источника, генерирующие информационные потоки при планировании фирмой запасов готовой продукции в складской системе дистрибьюции: запросы потребителей, прогнозы объема продаж, решения в дистрибьюции и логистические издержки по управлению запасами в распределительной сети.

ретроспективная информация о продажах конкретного ассортимента продукции; •

объемы продаж товаров конкурентов; •

общий объем продаж данного сегмента рынка; •

общий рыночный спрос на готовую продукцию; •

точность и достоверность ретроспективной информации; •

стадии жизненного цикла товара и составляющие логистических циклов; •

планируемые изменения характеристик готовой продукции; •

планы продвижения товара на рынок; •

ценовые изменения; •

стратегии (маркетинговая, продуктовая) возможных конкурентов; •

экономические тенденции в изменении структуры потребительского спроса; •

технологические тенденции в данной отрасли промышленности; •

краткосрочные прогнозы наличия готовой продукции в системе дистрибьюции; Тактическое

планирование

запасов

Отслеживание

потребительского

спроса

.1

И

Л

I

I

-I-

I

...I

Пн

Определение дислокации запасов для поставки ГП потребителям

Выбор правил пополнения запасов для заданной сети складов 1 г Мониторинг

удовлетворения

запросов

потребителей 1 г Мониторинг уровня запасов в сети і г Изменения правил пополнения и уровня запасов в складской сети

Источники

Г

_|

информации

Запросы

I.

т

і

і

I

потребителей

Прогнозирование объема продаж

Решения в дистрибьюции

Затраты на управление запасами

Стратегическое

планирование

запасов

Отслеживание

степени

удовлетворения

запросов

потребителей Мониторинг

распределительной

сети 1 г Изменения в производственном процессе Г Изменения в конфигурации распределительной сети 1 Г Отслеживание потребности в оборотном капитале Г Изменение

целей

удовлетворения

запросов

потребителей

(маркетинговой

стратегии) Рисунок 2.7. Информационные потоки в планировании запасов • долгосрочные прогнозы потребности в материальных ресурсах для изготовления готовой продукции; •

прогноз развития новых рынков и т. д.

Информационные потоки, характеризующие решения в дистрибьюции, можно разделить, в свою очередь, на две большие группы: потоки, характеризующие временные условия операций в распределительной сети, и потоки, отражающие точность и достоверность данных. Информация, уменьшающая неопределенность временных параметров дистрибьюции, включает данные о цикле выполнения заказа (время получения и обработки заказа, формирования отправки на выбранный пункт размещения запасов, время диспетчеризации, мониторинга и т. д.). Временные параметры транспортировки связаны с выбором схемы доставки,

Таблица 2. /

Элементы информационных потоков, отражающих требования

потребителей Гоуппа

информационных

потоков Элементы информационных потоков Информация о продуктовых требованиях

Информация о ценах

Информация о

процедурах

заказов

Информация о

доставке

(поставке)

готовой

продукции

потребителям Специфические требования индивидуальных покупателей и их групп Требований к продуктовому ассортименту Версии готовой продукции или стандарты конфигурации Качество готовой продукции и стандарты сервиса

Диапазон цен для конкурентных видов готовой продук ии и продуктового ассортимента Условия контрактов или договоров поставки, относящиеся к ценам Дополнительные ценовые ограничения на услуги дистрибьюторов, объем гоставок, страхование, упаковку, маркировку и т. п.

Требования наличия готовой продукции в определенных пунктах размещения ее запасов и торговых точках Объем заказов потребителей и спецификации продуктового ассортимента Минимальный объем заказа на готовую продукцию Процедура сбора заказав Коммуникационные каналы для сбора заказов Спецификации и частота заказов Процедура возврата заказа

Длительность цикла выполнения заказа Частота поставки заказанных партий готовой продукции Требования к выполнению заказа в полном объеме Требования к процедуре получения заказов потребителями Процедура возврата заказа Требования к качеству доставки Требования к предпродажному и послепродажному сервису вида транспорта, маршрута, мониторинга транспортировки и т. п. Наконец, длительность цикла получения заказа включает информацию о пункте назначения и времени прибытия груза, времени погрузки-разгрузки, оформления документов и т. п. Информационные потоки, связанные с уменьшением неопределенности других параметров дистрибьюции, учитывают условия поставки, количественные и качественные параметры выполняемых заказов, требования полноты, точности и достоверности информации при управлении запасами.

Проанализированные информационные потоки для одной функции логистического менеджмента — планирования и одной логистической функции — управления запасами уже дают представление о сложности, многообразии и большой размерности информационных потоков в логистической системе.

Разнообразные информационные потоки, циркулирующие внутри и между элементами логистической системы, между логистической системой и внешней средой, образуют своеобразную логистическую информационную систему (ЛИС), которая может быть определена как интерактивная структура, включающая персонал, оборудование и процедуры (технологии), которые объединены информационным потоком, используемым логистическим менеджментом для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы. Организационная структура логистической информационной системы может быть представлена в виде схемы, адаптированной к известной структуре информационной системы в маркетинге, предложенной Ф. Котлером ' (рис. 2.8).

Как видно из рис. 2.8, организационная структура логистической информационной системы может бьпь укрупненно сформирована из четырех подсистем: управления процедурами заказов, научных исследований и связи, поддержки логистических решений и генерирования выходных форм и отчетов. Эти взаимосвязанные подсистемы осуществляют информационно-компьютерную поддержку всех функций логистического менеджмента и связь с микро- и макрологистической внешней средой.

Прежде чем перейти к описанию отдельных подсистем логистической информационной системы, рассмотрим ее функциональную структуру, которая традиционно в западной литературе по логистическому менеджменту5 представляется в виде пирамиды (рис. 2.9).

В основании функциональной «пирамиды» логистической информационной системы лежит система операций между звеньями логистической системы, определяющая взаимоотношения между

Рисунок 2.8. Организационная структура логистической информационной

системы

функциональными подразделениями фирмы (в плане реализации логистических функций), логистическими посредниками и потребителями продукции фирмы. На схеме отражены только ключевые функции, связанные со вторым уровнем информационных процедур контроля и учета. Указанные два функциональных уровня логистической информационной системы обычно непосредственно связаны с системой дистрибьюции готовой продукции фирмы, в частности с деятельностью центров распределения. На уровне анализа логистические региональные или административные менеджеры фирмы в основном используют информацию в тактических целях для маркетинга, прогнозирования финансовых и операционных производственных показателей. Наконец, на верхнем стратегическом уровне логистика определяет стратегию менеджмента и связана со стратегическим корпоративным планированием и миссией фирмы.

Характеристики системных уровней функциональной структуры логистической информационной системы связаны с достижением определенных стратегических и тактических целей фирмы и конкурентных преимуществ, что отражено в табл. 2.2. Таблица характеризует развитие логистической информационной системы и получение на этой основе конкурентных преимуществ за счет повышения качества продукции (сервиса) и снижения логистических издержек.

В организационной структуре логистической информационной системы в качестве одной из основных подсистем выделена подсистема управления процедурами заказов, что обусловлено непосредственным контактом этой подсистемы с потребителями в процессах обработки и выполнения заказов. Большое значение в этой

Взаимодействие системных характеристик логистической информационной системы, целей фирмы и конкурентных преимуществ Уровень

функциональной

структуры Системные характеристики уровня Цели фирмы и конкурентные преимущества Страте ическое планирование Высокии уровень риска Экстенсивные решения преимуществ Достижение

конкурентных Анализ и принятие решений Вычислительные аспекты анализа и процедур принятия решений Экспертиза и обучение основных пользователей Концентра ия на наиболее эффективных действиях. Оптимизация Идентификация и определение конкурентных альтернатив Контроль и учет Создание систем контроля и мониторинга Отслеживание обратной связи для совершенствоаания решений в логистическом менеджменте Ориентация на потребителей Оценка конкурентных позиций фирмы и потенциальных сфер улучшения бизнеса Операции Высокие затраты на техническое и программное обеспечение Структурированная подготовка отдельных категорий пользователей Концентрация на наиболее эффективных операциях Конкурентная

квалификация подсистеме имеет использование концепции «электронного обмена данными» и основанных на ней стандартов ЕБ1.

Подсистема научных исследований и связи отражает влияние внешней и внутренней среды фирмы на процесс логистического менеджмента и осуществляет взаимодействие между звеньями логистической системы и функциями управления за счет: •

интеграции логистического планирования с корпоративным планированием; •

взаимодействия логистического менеджмента с другими корпоративными функциями; •

стратегических установок для организационной структуры логистической системы и персонала; •

интеграции информационных технологий; •

подготовки или покупки технологических решений и использования посредников; •

адаптации к условиям фирмы форм логистических цепей, каналов и сетей, а также функций управления; •

акцентирования на производительности и качестве услуг в логистике. I 5«

? ^ 2

ц і т

О ^ сс

а]5 ? —

55 ь л

* ? х 26! 1-і і §

X Л X

5 Л йФ

§ с I- т

* га о о т т ^ О- ? О I > ? -ЗЕ 5

х

5

и >ї І Сй О- со

^ Ґі ^

Є у ?(-

5 «

ш 5 й I- ? О 22с

!зз

г

2

0

1

га

X

5.

в

0)

“ Й

1Є

О

і_

О

с;

?|

~ по « 2 ?§ Ї О.

О с

а.

С 0

2

5?

?

пз

Ой

0

1

СВ

с!

* 1 а ? “5

§ О. О ГО *= ?

»5

$|аШ -э а!51

и го

За

І о

я

»? і |_3| 0-

о_ х

а) ъ? х 1-

ГЗ

е; ? а га . о

X 0) ?“

ш >•

га х Ъ?

X ь

о. х О. О Ъ? а; с ГО о о х О. О то с а

1- а> ?

X о 2 а> си со § X га

а ?=: га

со |_

> о Ф

? 5 I

5

в> «

5 °

со л

га с

а. л

с: со >

, га л и

с ф Щ со _ X »- О. ? т ? ш

ЩЁ

О о ° с а

ю

II І*

03

їо51

ШОІІЕНОЗСІЗІІ О тенэе^

ипехнэиих

О 0О1ЭНЭВС1

виУіеЕиіеїчоіву

віаьЛ сиохэйэн/шхЛд ВИ 1ВЕИ1ЕИ016\/

воінеічАчоН

хіянігіоионвсії-оийввої

Рисунок 2.9. Функциональная структура логистической информационной системы

еинаїтйофо

»овей ш. о хічвоєАси ехэсисШои

виневойЛйодо 0.10Н НЄЄОСІ НЕ ШЄИО10Е еяжйэЬШу

иинзиЛі/оіі

ічгіАНаИогіи

есинэмЛжи

ехаоїсиРои

эинеаогхэиимох

винєвос1иИеио>0

илиЛлвЕ

аооеиее винен і/оиоу

еоовиее виГівєийвінеани и івьд

9ИНЕаОСІИ1НЄ?ІЄІ

еэиайаэ

шоэ)эеьи±эи_юи

ЧІ/0СІ1Н0»

80ЕВХВЕ

нвийу

>х

?с ^-г

ЕІ

ЗІ Рассматриваемая подсистема играет важную роль в отражении изменений и требований как внешней, так и внутренней среды фирмы. Логистический менеджер может использовать эту подсистему для сканирования микро- и макросреды фирмы четырьмя способами: 1)

косвенным рассмотрением на основе общего анализа получаемой информации, когда нет определенной заданной цели; 2)

прямым рассмотрением, когда информация о внешней и внутренней среде фирмы активно анализируется с заранее сформулированной целью; 3)

неформальным исследованием относительно ограниченных и неструктурированных данных; 4)

формальным исследованием с использованием заранее составленного плана, процедур и методов обработки и анализа получаемой информации.

Для оптимизации результатов оценивания влияния внешней и внутренней среды фирмы на поведение логистической системы логистический менеджер должен использовать ключевые информационные источники подсистемы в процессе мониторинга. Здесь необходимо учитывать два аспекта. Во-первых, использование информации персоналом фирмы для оценки эффективности своих логистических решений. Например, бухгалтерская информация или информация о ценах на готовую продукцию конкурентов может дать исчерпывающий ответ об эффективности менеджмента; информация о размерах грузовых отправок может бьпь использована транспортными подразделениями фирмы и т. д. Во-вторых, логистические партнеры фирмы, такие, как поставщики материальных ресурсов, торговые посредники, перевозчики и потребители готовой продукции также могут использовать информацию подсистемы для улучшения координации и снижения собственных затрат. Важное место в рассматриваемой подсистеме принадлежит прогнозированию, и в частности, таких его аспектов, как сбор исходной информации, оценка точности, достоверности, использование наиболее эффективных методов прогнозирования.

Третьим компонентом логистической информационной системы является подсистема поддержки логистических решений, которая представляет собой интерактивную компьютерную информационную систему, включающую базы данных и аналитические модели, реализующие, как правило, оптимизационные задачи, возникающие в процессе логистического менеджмента. Подсистема формирует, обновляет и поддерживает различно структурированные централизованные и распределенные базы данных для четырех основных типов файлов: •

базисных файлов, содержащих внешнюю и внутреннюю информацию, необходимую для принятия логистических решений; •

критических факторов, определяющих главные действия, цели и ограничения при принятии решений; •

политики/параметров, содержащих основные логистические операционные процедуры для ключевых областей; •

файлов решений, хранящих информацию о предыдущих (периодических) решениях для различных логистических функций.

В данной подсистеме используется большое число экономико- математических моделей и методов (в частности, прогнозирования) для поддержки решений, принимаемых логистическим менеджментом. Все эти модели и методы можно разделить на три основныхкласса: оптимизационные, эвристические и имитационные. Оптимизационные модели принятия решений основаны на методах операционного исчисления: программирования (линейного, нелинейного, динамического, стохастического, целочисленного), математической статистики (корреляционно-регрессион- ный анализ, теория случайных процессов, теория идентификации, теория статистических моделей принятия решений ИТ. п.), вариационного исчисления, оптимального управления, теории массового обслуживания, графов, расписаний и т. д. Само перечисление оптимизационных задач, решаемых с помощью информационно-компьютерной поддержки, заняло бы достаточно много места. В частности, для различных логистических функций можно указать следующие задачи: •

оптимальная диспетчеризация в производстве, транспортировке, грузопереработке; •

оптимальное размещение объектов в производстве, распределении, складировании; •

построение оптимальных логистических цепей, каналов, сетей; •

построение оптимальной организационной структуры логистической системы; •

оптимальная маршрутизация; •

определение оптимальной длительности составляющих логистических циклов; •

оптимизация процедур сбора, обработки и выполнения заказов; •

оптимизация параметров систем управления запасами; •

оптимальный выбор перевозчика, экспедитора, поставщика ит. д.

В рассматриваемой подсистеме широко применяются интерактивные (диалоговые) процедуры информационной поддержки принятия решений логистическим менеджментом фирм.

Четвертый элемент организационной структуры логистической информационной системы — подсистему генерирования выходных форм и отчетов можно представить как выходной интерфейс с остальными компонентами в виде блок-схе- мы (рис. 2.10).

В основу построения логистической информационной системы заложены шесть основных принципов. 1)

Полнота и пригодность информации для пользователя. Логистический менеджер должен располагать необходимой и полной (достаточной) информацией для принятия решений, причем в необходимом ему виде. Например, информация о запасах или заказах потребителей часто нуждается в предварительной обработке и обычно размещается не там, где логистический менеджер принимает решения. Поэтому логистическая информационная система должна представлять информацию в том месте, того вида и полноты, которая требуется при выполнении соответствующих логистических функций и операций. 2)

Точность. Точность исходной информации имеет принципиальное значение для принятия правильных решений. Например, информация об уровне запасов в распределительной сети в современных логистических системах допускает не более 1% ошибок или неопределенности для принятия эффективных решений в физическом распределении, создании запасов и удовлетворении запросов потребителей. Большое значение имеет точность и достоверность исходных данных для прогнозирования спроса, планирования потребностей в материальных ресурсах и т. п. 3)

Своевременность. Логистическая информация должна поступать в систему менеджмента вовремя, как этого требуют многие логистические технологии, особенно основанные на концепции «точно в срок». Своевременность информации важна практически для всех комплексных логистических функций. Кроме того, многие задачи в транспортировке, операционном менеджменте, управлении заказами и запасами решаются в режиме реального времени («on line»). Этого же требуют и многочисленные задачи логистического мониторинга. Требование своевременности поступления и обработки информации реализуется современными логистическими технологиями сканирования, спутниковой навигации, штрихового кодирования, внедрения стандартов EDI/EDIFACT. 4)

Ориентированность. Информация в логистической информационной системе должна бьпь ориентирована на выявление дополнительных возможностей улучшения качества продукции, сервиса, снижения логистических издержек. Способы получения, передачи, отображения и предварительной обработки информации должны способствовать выявлению «узких» мест, резервов экономии ресурсов и т. п. 5)

Гибкость. Информация, циркулирующая в логистической информационной системе, должна бьпь приспособлена для конкретных пользователей и иметь наиболее удобный для них вид. Это касается как персонала фирмы, так и логистических посредников и конечных потребителей. Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты, справки

Рисунок 2.10. Компоненты подсистемы генерирования выходной информации в общей структуре логистической

информационной системы

? р

«1

31

I

II

СО ~

о.

о 5

Г сГ> Л ш с*а

® I X 3-

5 * 5 ^ 5 °- 5 *-

о о

О. X

X 5

X X § =

С?

о*

с?Й

й со

II

'Р 5 >? ? с й.

—' о

1В

!§ 2 «

а о

о ©

?! X о

о:

ей

х к

?*- ? I §

й га & 5 ?Э-о &? х со

X

|г

5«

Н

2

О

V

о >=

гг 15

§Р

А X 5\0

С. 03

о л.

?е-Ь

I

I

I

I

а

5 =*

?5 со

?И

СО *©? х X

ге =г

х га з 3 С 2 . о й® о. .

III*

и другие документы должны быть максимально приспособлены к требованиям всех участников логистического процесса и адаптированы к возможному диалоговому режиму для многих пользователей. 6)

Подходящий формат данных. Формат данных и сообщений, применяемый в компьютерных и телекоммуникационных сетях логистической информационной системы, должен максимально эффективно использовать производительность технических средств (объем памяти, быстродействие, пропускную способность и т. д.). Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры должны облегчать машинную обработку информации. Кроме того, необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных в логистической информационной системе. 2.4.