Вибір постачальника й раціональні рішення у керуванні закупівлями
Однією з основних у менеджменті закупівель МР є проблема вибору постачальника.
Важливість її пояснюється не тільки тим, що на сучасному ринку функціонує велика кількість постачальників однакових МР, але головним чином тим, що постачальник повинен бути надійним партнером товаровиробника в реалізації його логістичної стратегії.
Аналіз постачальників конкретного виду (асортиментів) МР й їхній наступний вибір повинен здійснюватися відповідно до певного набору критеріїв.
Ці критерії, а також їхнє ранжирування (пріоритет) повинні встановлюватися вищим менеджментом фірми-виробника, виходячи зі стратегічних і тактичних цілей бізнесу.
До найважливіших критеріїв вибору постачальника належать:
- якість МР і сервісу, що поставляються,
- надійність поставок,
- фінансові умови,
- можливості (здатності) задовольнити вимогу фірми-виробника,
- розташування (дислокація),
- супутній сервіс й інших.
Дані відносно характеристик зазначених критеріїв представлені в табл. 7.2.
Таблиця 7.2 - Характеристика основних критеріїв вибору постачальника
| Критерій | Коротка характеристика |
| Якість МР і сервісу, що поставляються | Відповідність специфікації, технічним і конструктивним параметрам, фізичним і хімічним властивостям. Необхідні характеристики життєвого циклу виробу, ремонтопридатність, необхідна технічна підтримка (сервіс), легкість у використанні, збереженість і т.п. |
| Надійність поставок | Витримування рівня якості МР, що поставляються, термінів та обсягів поставки |
| Фінансові умови | Ціна МР, що поставляються, здатність постачальника надавати розстрочку платежу, цінові знижки, поставляти МР у кредит, і т.п. Фінансова стабільність |
| Можливості (здатності) задовольнити вимогу фір- ми-виробника | Виробничі потужності (обсяги вироблених МР), технологічне встаткування, яке використовують, складська система й дистрибутивна мережа постачальника, наявність можливостей доставки МР у великих кількостях, рівень організації й контролю поставок й т.п. |
| Розташування (дислокація) | Впливає на транспортні витрати на доставку МР, на впровадження ЛТ підходу, на тривалість виробничих циклів, надійність поставок й ін. |
| Супутній сервіс | Необхідні інструкції, навчання користуванню, повернення некондиційних МР, інші види передпродажного й післяпродажного сервісу. |
Крім певних кількісних критеріїв оцінки постачальника існує велика група якісних показників, які відіграють важливу роль у процедурі вибору, але важко піддаються визначенню.
До таких показників належать імідж постачальника, відсутність негативних повідомлень про нього від партнерів по бізнесу або в засобах масової інформації, доброзичливість, здатність до контакту й тривалих партнерських стосунків і т.п.
Негативна оцінка хоча б по одному з таких показників може викреслити постачальника зі списку можливих партнерів.
Розміщення пріоритетів при виборі постачальника залежить від дуже великої кількості факторів. Узагальнено їх можна звести до трьох головних: ціна, якість, сервіс (надійність) поставок МР.
Фактор ціни як самих МР, так і витрат, пов'язаних з керуванням закупівлями, є переважним для більшості фірм, тому що прямо визначає прибуток.
Звичайно менеджер з закупівель користується чотирма базовими процедурами визначення цін МР потенційних постачальників:
1) цінами товарних бірж (для біржових товарів, таких як зернові, олійні культури, кольорові й чорні метали, нафта й нафтопродукти, неопрацьована деревина й ряд інших),
2) прайс-листами(публікуються спеціальними виданнями),
3) ціновими котируваннями,
4) переговорами прямо з постачальниками.
За кордоном менеджери з закупівель часто використають метод цінових котирувань як для стандартних, так і для спеціальних МР.
Це особливо практикується для підтримки конкуренції серед постачальників і зниження цін.Процес починається з того, що покупець посилає передбачуваним постачальникам «вимоги на квоти» (requests for quotes — RFQs). RFQs, що повертаються постачальниками містять дані про витрати на виготовлення окремих видів МР, на доставку та супутній сервіс і ціни постачальників. Порівнюючи отриману від різних постачальників інформацію у відповідь на RFQs, менеджер по закупівлях вибирає оптимального постачальника, що забезпечує найкращий варіант за ціною й сервісом.
Алгоритм вибору постачальника можна збільшено представити у вигляді блок-схеми (рис. 7.3).
Системі встановлених критеріїв може відповідати декілька постачальників. Тоді необхідно їх ранжирувати, використовуючи безпосередні контакти із представниками постачальників.
Ефективність логістичного менеджменту закупівель визначається найкращим використанням фінансових, матеріальних і інших видів ресурсів, що потребує розв’язання великої кількості оптимізаційних задач.
Рис. 7.3 - Алгоритм вибору постачальника МР
Одним з типових завдань є визначення обсягів закуповуваних МР і часу їхньої оплати. Для цього потрібно оцінити складові транспортних витрат, витрат на утримування запасів і визначитися з цінами закуповуваних МР. Тут можливі наступні основні стратегії:
- покупка МР до моменту їхнього безпосереднього споживання (відповідає ідеології JIT);
- покупка зазделегідь (форвардна угода);
- змішані стратегії оплати (оплати до моменту споживання й форвардної оплати закуповуваних МР);
- стратегія усереднення ціни;
- стратегії цінових знижок.
Форвардна угода типова для операцій з форвардними контрактами на товарних біржах. Купуючи МР зазделегідь (з відстрочкою поставки), фірма прагне застрахувати себе від можливого підвищення цін на МР у майбутньому.
Типовою практикою західних фірм є застосування змішаних стратегій оплати, тобто оплати до моменту споживання й форвардної оплати закуповуваних МР.
Ця стратегія застосовується в тих випадках, коли модель ціни має явний сезонний характер. Тоді на етапах спаду ціни застосовують оплату за фактом поставки, а на етапах підйому - форвардну оплату.Ще однією розповсюдженою ціновою стратегією закупівель є стратегія усереднення ціни.
Ця стратегія схожа на стратегію форвардних угод, однак тут не накладається обмежень на сезонні коливання цін, а передбачається, що ціни протягом року зростають випадковим образом.
Згідно з цією стратегією закупівлі здійснюються з фіксованими інтервалами (наприклад, у квартал) за ціною середньої за інтервал. Усереднення здійснюється за рахунок кількості закуповуваних МР шляхом установлення бюджету закупівель за ціною першого місяця фіксованого інтервалу.
Небезпека цієї стратегії полягає у тому, що бюджет зафіксований, закуповуваного кількості МР може не вистачити для покриття потреби виробництва в певний інтервал часу.
Серед інших рішень з оптимізації процедури закупівель можна відзначити різні стратегії цінових знижок. Основа цих стратегій полягає в тому, що постачальники МР у більшості випадків пропонують знижки, якщо товар закуповується більшими партіями.
Важливим компонентом керування закупівлями є встановлення так званих трансакційних взаємин між постачальниками й споживачами МР, тобто:
1) оформлення контрактів,
2) проведення тендерів, аукціонів,
3) питання нормативно-правового характеру й т.п.
Крім зазначених оптимізаційних підходів у керуванні закупівлями є велика кількість завдань, пов'язаних з мінімізацією транспортних витрат, визначенням оптимальних постачальників за критерієм дислокації й т.п.