ТЕМА 6 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРОГРАММЫ «AUDIT EXPERT» ДЛЯ ФИНАНСОВОГО АНАЛИЗА ПРЕДПРИЯТИЯ

Цель работы: изучить программу Audit Expert и способы ее применения в финансовом анализе.

Задание: используя предложенный в приложении Баланс, заполнить исходные данные программы, провести автоматический анализ финансового состояния данного предприятия, сделать прогнозы и выводы.

Информация для выполнения работы: программа Audit Expert представляет собой гибкий инструмент для решения задач в области анализа, диагностики и мониторинга финансового состояния предприятия. Это позволяет пользователям при соответствующей подготовке решать с использованием Audit Expert самые разнообразные задачи в этой области. Однако часто пользователям необходимы законченные решения стоящих перед ними задач.

Решение задачи пользователя в Audit Expert обеспечивает методика. Под методикой понимается алгоритм решения определенной задачи финансового анализа с помощью программы Audit Expert. С методикой связывается следующая совокупность информации:

• исходные таблицы (возможно дополнительные к формам № 1 и № 2);
• аналитическая таблица (таблицы) с настроенной цветовой интерпретацией значений;
• созданные и сохраненные графики и диаграммы для каждой аналитической таблицы (готовые к включению в отчет);
• краткие комментарии к аналитическим таблицам, доступные для редактирования пользователю и описывающие суть методики;
• подробное описание применения методики в файлах помощи (help-файлы) по единой структуре для всех методик;
• отчет по методике в редакторе отчетов.

В комментариях к таблицам и файлах помощи приводятся следующие данные:

• характеристики пользователей методики;
• задачи, решаемые с помощью данной методики;
• теоретическое обоснование методики;
• необходимая исходная и результирующая информация.

В комплект поставки Audit Expert входит широкий набор методик финансового анализа, в том числе регламентируемых различными нормативными актами.

Для использования описания методик во время работы с программой Audit Expert применяется справочная система Windows. После запуска Audit Expert на экране появляется главное окно программы. Главное окно состоит из следующих частей (сверху вниз):

• заголовок окна;
• строка главного меню;
• панель инструментов;
• рабочая область;
• строка состояния.

В заголовке главного окна система отображает название открытого файла аудита. Строка главного меню программы предоставляет доступ ко всем возможностям системы Audit Expert. Описание главного меню приведено ниже.

Панель инструментов содержит кнопки, с помощью которых можно выполнять некоторые наиболее часто используемые функции, минуя выбор команд меню. Если указатель мыши находится над кнопкой панели инструментов более секунды, на экране появляется всплывающее окно с подсказкой по данной кнопке. Более полная информация показывается в строке состояния.

В строке состояния отражается следующая информация:

• подсказка по пунктам меню и кнопкам панелей инструментов;
• тип финансовой отчетности.

После открытия файла аудита главное меню системы приобретает следующий вид;

«Файл» — «Настройка» — «Результаты» — «Графики и диаграммы» — «Окно» — «Справка».

Пункт «Файл» главного меню содержит те же вкладки, что и в любой другой программе.

Выбор пункта «Настройка главного меню» приводит к появлению следующего подменю:

«Отображение таблиц» — появление диалога настройки отображения таблиц;

«Дополнительные данные» — открытие окна для формирования таблицы дополнительных исходных данных;

«Аналитические таблицы» — открытие окна для просмотра формульных зависимостей аналитических таблиц, а также для создания аналитических таблиц пользователя;

«Обмен с шаблоном» — открытие диалога для обмена данными с файлами шаблонов;

«Параметры расчета» — открытие диалога настройки расчета;

«Сценарии» — вызов диалога «Сценарии»;

«Курсы валют» — открытие диалога «Курсы валют»;

«Панель инструментов» — если этот пункт отмечен, панель инструментов отображается в главном окне, если нет, панель инструментов исчезает;

«Строка состояния» — если этот пункт отмечен, строка состояния отображается в главном окне, если нет, строка состояния исчезает.

Выбор пункта «Результаты» главного меню приводит к появлению следующего подменю:

«Баланс» — открытие итоговой таблицы «Баланс» за все отчетные периоды;

«Прибыли — убытки» — открытие итоговой таблицы «Отчет о прибылях н убытках» за все отчетные периоды;

«Финансовые показатели» — открытие таблицы «Финансовые показатели» за все отчетные периоды;

«Отчеты» — работа с отчетами аудитора;

«Экспертное заключение» — открывает отчет с заключением о финансовом состоянии предприятия на основании рассчитанных финансовых показателей;

«Пересчитать» — пересчет текущего отчетного периода;

«Пересчитать все» — пересчет всех отчетных периодов.

Выбор пункта «Графики и диаграммы» главного меню приводит к появлению следующего подменю:

«Настройка» — появление диалога настройки графиков;

«Баланс, Прибыли — убытки, Финансовые показатели, аналитические таблицы пользователя» — открытие подменю с названиями графиков по соответствующей таблице.

Выбор пункта «Окно» главного меню приводит к появлению следующего подменю:

«Каскад» — выстраивание открытых окон каскадом;

«Мозаика горизонтальная» — выстраивание открытых окон горизонтальной мозаикой;

«Мозаика вертикальная» — выстраивание открытых окон вертикальной мозаикой;

«Упорядочить значки» — упорядочивание значков открытых окон;

«Закрыть все» — закрытие всех открытых окон, кроме окна финансовых отчетов;

«Закрыть таблицы» — закрытие всех окон с таблицами;

«Закрыть графики» — закрытие всех окон с графиками;

«Закрыть диаграммы» — закрытие всех окон с диаграммами.

В нижней части меню находятся пункты меню, содержащие названия открытых окон. Выбор какого-либо из этих пунктов приводит к активизации соответствующего окна.

При успешном открытии файла аудита появляется окно финансовых отчетов. В зависимости от типа финансовой отчетности это окно может иметь заголовок «Квартальные отчеты», «Годовые отчеты» и т.д. Окно финансовых отчетов является главным при работе с Audit Expert, так как из этого окна доступна большая часть возможностей системы: добавление и удаление отчетных периодов, импорт и экспорт исходных таблиц, переоценка (детализация), экспорт итоговых таблиц.

Диалог «Информация».

Для редактирования информации, сопровождающей файл аудита, необходимо нажать в окне финансовых отчетов кнопку «Информация». В результате открывается соответствующий диалог.

В этом диалоге можно отредактировать введенную ранее информацию (см. диалог «Создать новый файл аудита»), а также ввести необходимые пояснения к данному файлу аудита (карточка «Комментарий»), В карточках «Реквизиты», «Деятельность», «Персонал» можно ввести данные о компании.

Если в диалоге «Информация» был изменен тип финансовой отчетности, то при закрытии этого диалога с сохранением информации система пытается преобразовать уже введенные отчеты по новому сценарию. Если формат данных нового сценария несовместим с текущими форматами, программа выдаст соответствующее сообщение, а тип финансовой отчетности не изменится.

Выпадающий список «Текущий период» содержит введенные отчетные периоды. В нем отображается период, с которым работает система. При смене текущего периода большинство окон Audit Expert обновляет отображаемые данные.

Для добавления нового отчетного периода необходимо нажать кнопку «Добавить», при этом открывается диалог «Добавить период». Этот диалог содержит список «Доступные периоды», который.зависит от типа финансовой отчетности и уже введенных отчетов. Допустимые периоды определяются множеством описанных в сценарии периодов, находящихся в интервале с 1980 по 2050 г.

При добавлении нового отчетного периода система выбирает курс для добавляемого периода с учетом основной и второй валюты, а также их единиц измерения.

Для удаления отчетного периода необходимо нажать кнопку «Удалить». Перед удалением периода система запросит подтверждение указанного действия.

Для расчета текущего отчетного периода необходимо нажать кнопку «Пересчитать», которая расположена в нижней части окна финансовых отчетов.

В информационном поле «Статус периода» отображается состояние текущего периода:

«Не определен» — нет ни одного отчетного периода;

«Необходим пересчет» — исходные данные были изменены, требуется пересчет;

«Ошибка расчета» — произошла ошибка при расчете текущего периода;

«Результаты готовы» — расчет итоговых таблиц завершился успешно;

«Прогнозный» — для прогнозных периодов.

Окно финансовых отчетов содержит карточку «Исходные данные», которая предназначена для работы с исходными финансовыми отчетами.

В списке «Таблицы» отображаются названия исходных таблиц для текущего периода, которые описаны в файле сценария.

Для открытия окна с исходной таблицей необходимо выбрать в списке требуемую таблицу и нажать кнопку «Открыть» или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ее наименовании.

В системе Audit Expert предусмотрены процедуры импорта-экспорта отчетных данных в формате исходных таблиц, предварительно сохраненных в текстовом файле. Данная процедура значительно облегчает ввод исходной информации в Audit Expert и позволяет использовать результирующие данные популярных программ бухгалтерского учета.

Для импорта исходных таблиц в файл аудита необходимо нажать кнопку «Импорт», при этом открывается диалог «Импорт исходных таблиц».

Для экспорта исходных таблиц из файла аудита необходимо нажать кнопку «Экспорт», при этом открывается диалог «Экспорт исходных таблиц».

Если у пользователя возникает потребность отразить некоторые данные, которые не входят в стандартные бухгалтерские отчеты, система позволяет обеспечить учет этих данных в исходной таблице «Дополнительные данные».

Редактируемое поле «Курс на конец периода» предназначено для ввода курса второй валюты по отношению к первой. Величина вводи- мого курса валюты должна соответствовать текущему периоду и находиться в интервале от 0,0001 до 10 000,0000. При выходе курса за допустимые пределы система выдаст предупреждение.

Окно модуля финансового анализа содержит карточку «Результаты», которая предназначена для работы с аналитическими таблицами, описываемыми в сценарии, а также созданными пользователем.

Заполнение итоговых таблиц производится автоматически после запуска расчетного модуля системы (кнопка «Пересчитать») на основании формульных зависимостей сценария анализа.

Для каждого типа отчетности может поддерживаться несколько сценариев, соответствующих разным периодам.

Для экспорта итоговых таблиц из файла аудита необходимо нажать кнопку «Экспорт», при этом открывается диалог «Экспорт итоговых таблиц».

Окно «Финансовые показатели» содержит итоговые аналитические таблицы и предназначено для просмотра и анализа результатов расчета Audit Expert. Наличие итоговых таблиц, а также формулы пересчета исходных таблиц в итоговые задаются в сценарии. Если хотя бы для одного введенного отчетного периода в файле сценария не определена итоговая аналитическая таблица, то она не определена и для всех периодов.

Для открытия окна с итоговой таблицей, содержащей информацию по текущему отчетному периоду, необходимо выбрать в списке в карточке «Результаты» окна финансовых отчетов требуемую таблицу и нажать кнопку «Открыть». При смене текущего отчетного периода программа обновляет информацию, содержащуюся в таблице. При удалении текущего отчетного периода система закрывает все текущие итоговые таблицы.

Для открытия суммарных итоговых таблиц, которые содержат информацию по всем введенным периодам, необходимо воспользоваться пунктами главного меню программы «Результаты».

Ячейки итоговых таблиц рассчитываются по данным исходных таблиц на основе формул, которые описаны в файле сценария.

Финансовые показатели рассчитываются по данным, которые содержатся в аналитических таблицах, а также курса валюты. Наименование финансовых показателей, формулы для их расчета, а также параметры цветовой интерпретации задаются в диалоге «Настройка аналитических таблиц».

При активизации окна с итоговой таблицей в главное меню программы добавляется пункт «Редактор», содержащий команды, необходимые для работы с ячейками. Аналогичное меню появляется при нажатии правой кнопкой мыши внутри окна.

Для получения графика по данным таблицы необходимо выбрать пункт меню «Редактор/График». При этом система открывает окно с графиком, линии которого строятся по выделенным ячейкам таблицы.

Для получения диаграммы по данным таблицы необходимо выбрать пункт меню «Редактор/Диаграмма». При этом система открывает окно с диаграммой, построенной по выделенным ячейкам таблицы.

При выборе пункта меню «Редактор/Настройка» система открывает диалог «Настройка таблиц», позволяющий изменить параметры отображения таблиц.

Пункт меню «Редактор/Отображать» содержит команды для смены отображаемой в итоговых таблицах информации: основная валюта, вторая валюта, проценты.

Пункт меню «Редактор/Цвет» позволяет разрешить или запретить, в зависимости от состояния флажка, использование цветовой интерпретации в таблице финансовых показателей.

При выборе пункта меню «Файл/Просмотр» система открывает окно для предварительного просмотра перед печатью содержимого таблицы.

Для того чтобы распечатать таблицу, необходимо выбрать пункт меню «Файл/Печать» или воспользоваться быстрой комбинацией клавиш «Ctrl + Р».

Для вывода отчета на принтер необходимо:

1. в диалоге «Общие настройки отчета» указать направление передачи отчета «Принтер». Аналогичный результат достигается путем нажатия на соответствующую кнопку панели инструментов окна редактирования отчета;
2. выбрать пункт меню главного окна «Файл/Печать» или нажать мышью на соответствующую кнопку панели инструментов. Аналогичного результата можно добиться, нажав клавиши «Ctrl + Р». При этом открывается диалог печати и предварительного просмотра.

Для экспорта отчета в Microsoft Word необходимо:

1. в диалоге «Общие настройки отчета» указать направление передачи отчета «Microsoft Word». Аналогичный результат достигается путем нажатия на соответствующую кнопку панели инструментов окна редактирования отчета;
2. выбрать пункт меню главного окна «Файл/Печать» или нажать мышью на соответствующую кнопку панели инструментов. Аналогичного результата можно добиться, нажав клавиши «Ctrl + Р».

Полученный отчет с самостоятельно построенными графиками прибыли, объемов продаж (услуг) и прогнозом на ближайшие два года представить преподавателю для проверки.

Вопросы для самоконтроля

1. Назначение и общая характеристика программы Audit Expert.
2. Основные функции программы Audit Expert.
3. Базовые понятия программы Audit Expert (сценарий анализа, исходные данные, аналитические таблицы и др.).
4. Характеристика основных финансовых показателей.
5. Стандартный алгоритм работы с программой Audit Expert.
6. Структура главного окна программы Audit Expert.
7. Характеристика пункта меню «Отчеты аудитора».
8. Работа с графиками и диаграммами в программе Audit Expert.
9. Вывод отчетов на принтер, MS Word, HTML-файл.
10. Редактор сценариев в программе Audit Expert.