Документальний контроль касових операцій

ПІСЛЯ проведення інвентаризації каси ревізор здійснює ревізію касових операцій за ревізований період суцільним методом.

Основні напрями ревізії:

І) дотримання касової дисципліни:

а) дотримання встановленого ліміту готівки в касі;

3.1.

Контроль і ревізія грошового обігу й ефективності використання ко­штів займають важливе місце в системі фінансово-господарського контролю. Це пояснюється тим, що система грошового обігу в умовах ринкової еконо­міки перетворилась із галузевої в таку проблему, яка має важливе значення для зміцнення всього комплексу національної економіки.

У зв’язку з цим важливого значення набуває як поточний контроль надходження, оприбуткування і використання коштів на об’єктах підприємс­тва, так і наступний контроль цих операцій під час проведення ревізій конт­рольно-ревізійною службою і перевірок податковими органами.

Поточний контроль грошового обігу і касових операцій на підприємс­твах проводиться на стадії здійснення цих операцій керівниками підприємств і їх підрозділами та бухгалтерською службою при виконанні ними функціо­нальних обов’язків.

Працівники обліку, особливо головні бухгалтери, повинні здійснюва­ти повсякденний поточний контроль за повнотою, правомірністю і своєчасні­стю операцій, пов’язаних з надходженням коштів та їх правильним і ефекти­вним використанням.

Ревізія коштів і касових операцій є наступною формою фінансовогосподарського контролю і здійснюється ревізорами контрольно-ревізійної служби.

Об’єктами контролю і ревізії є збереження коштів у касі, операції з грошовими коштами, цінні папери та облік коштів і операцій з ними. Під час здійснення цих процедур контролю використовується як нормативно законодавчі й інструктивні матеріали, так і облікова (фактографічна) інфор­мація Першочерговою контрольно-ревізійною процедурою під час ревізії пі­дприємства є фактична перевірка коштів і грошових документів у касі підп­риємства за допомогою інвентаризації.

Прибувши на об’єкт ревізії (підприємство, організацію, об’єднання) ревізор подає керівникові розпорядження на право проведення ревізії і прис­тупає до перевірки фактичної наявності грошей та інших цінностей, що є в касі. У цій час усі касові операції припиняються.

На початку процедури перевірки наявності коштів у касі касир пови­нен скласти звіт і вивести залишок наявних грошей та інших касових ціннос­тей на момент інвентаризації. Ревізор разом із головним бухгалтером переві­ряють касові документи, що додаються до касового звіту щодо суті і змісту та законності касових операцій. Далі касир дає підписку, що всі прибуткові і видаткові касові документи ним включені в останній касовий звіт і коштів, не оприбуткованих і не списаних у видаток, немає.

Потім ревізор разом з головним бухгалтером перевіряють фактичну наявність грошей. Ніякі інші цінності, а також всілякі розписки щодо факти­чного залишку коштів не включаються. Грошові документи враховуються за їх номінальною вартістю.

Шляхом порівняння фактичної наявності коштів у касі з даними бух­галтерського обліку виявляються результати інвентаризації (нестачі або лиш­ки) і оформляються актом встановленої форми.

Під час перевірки наявності грошей в операційних касах торговель­них об’єктів спочатку від касира беруть довідку про суму виторгу за день і

перевіряють залишок наявних грошей. Потім підраховують наявні гроші і ви­значаютьїх залишки грошей за обліковими даними. Для його, а також для виявлення результатів ревізор разом із головним бухгалтером у присутності касира знімає показники лічильників касового апарата на момент перевірки і порівнює їх з показниками на початок дня. Визначається сума виторгу за день, яка з урахуванням невикористаних касових чеків, повернених покупця­ми в установленому порядку, повинна бути в касі, порівнюється із фактич­ною їх сумою.

В операційних касах ревізор перевіряє також дотримання діючого по­рядку роботи касирів на електронних контрольно-касових апаратах і дотри­мання правил їх використання та експлуатації.

Після перевірки фактичної наявності грошей та інших цінностей, ви­ведення їх результатів ревізор приступає до документальної перевірки касо­вих операцій. Об’єктом перевірки є бухгалтерські записи в журналі 1 за кре­дитом рахунка 301 “Каса в національній валюті”, а також записи у дебетовій відомості, де відображається запис за дебетом цього рахунка у розрізі креди­туючих кореспондуючих рахунків.

Записи в журнал за рахунком 301 “Каса в національній валюті” і ві­домості до нього звіряються із звітами касира. Тому об’єктами ревізії є також касові звіти з прибутковими і видатковими касовими документами та акти перевірки наявності коштів. Але в усіх випадках спочатку перевіряють пра­вильність виведених залишків коштів у касі. Залишок грошей у касі, показа­ний у звіті касира, порівнюють з даними сальдо за рахунком 301 “Каса в на­ціональній валюті”. Потім перевіряють поточні записи в журналі і відомості цього рахунка, порівнюють їх з даними звітів касира та з документами, які були підставою для надходження і видачі коштів шляхом порівняння даних журналу і відомості за зазначеним рахунком із звітами касира перевіряють не тільки правильність виведення залишку коштів на кінець звітного дня, але й їх рух за цей час.

Важливо також порівняти відповідність місячних оборотів у розрізі кореспондуючих рахунків, відображених у журналі за рахунком 301 “Каса в національній валюті” з відповідними підсумками у Головній книзі, перекона­вшись у достовірності даних аналітичного і синтетичного обліку.

Після цього приступають до перевірки обґрунтованості записів в об­лікових реєстрах за рахунком 301 “Каса в національній валюті” і звітах каси­ра відповідними касовими документами.

Перевіряючи касові документи на прийом і видачу грошей з каси, по­трібно переконатися у дотриманні обов’язкового порядку їх оформлення: встановити, чи заповнюються всі реквізити, чи є в цих документах розписки про одержання грошей тощо.

Касові документи, записи в журналі за рахунком 301 “Каса в націона­льній валюті” і касові звіти також перевіряються суцільно з погляду їх закон­ності, доцільності і правильності.

Правильність оприбуткування надходження грошей до каси з банку перевіряють порівнянням записів у касовій книзі та звітах касира з корінцями чеків і виписками банку за поточним рахунком у банках.

В окремих випадках при виписках банку відсутні документи з роз­шифруванням змісту таких операцій. У такому випадку під час ревізії звер­тають увагу на код умовних позначень у виписках банку, що визначають зміст розрахунків або надходження готівки.

У торговельних підприємствах особливу увагу приділяють перевірці правильності і повноти оприбуткування в касі виторгу. Для цього спочатку перевіряють відповідність підсумків у колонці відомості журналу 1 за дебе­том рахунка 301 “Каса в національній валюті” і кредиту рахунка 702 “Дохід від реалізації товарів”. При виявленні розходжень необхідно порівняти касові квитанції, що додані до товарних звітів підприємств торгівлі, із звітами каси­ра і переконатися в тому, чи немає фактів приховування розкрадань коштів.

Під час перевірки документів, на підставі яких видавалися кошти з каси, особливу увагу потрібно звернути на законність таких операцій. Так, у документах на оплату витрат на розвантаження цінностей має бути зазначе­но, за якими документами прибув вантаж і його кількість, номери і дати до­кументів, а також письмове підтвердження матеріально відповідальних осіб про одержання цінностей.

Перевіряючи виплату із каси заробітної плати, необхідно мати на ува­зі, що в практиці можливі випадки підробок їх виплати штатним і позаштат­ним працівникам. Ревізор повинен переконатись у достовірності одержання певної суми коштів саме тими особами, які зазначені у платіжній відомості. Під час перевірки виплати заробітної плати за роботи за трудовими угодами та контрактами необхідно переконатись у тому, що цю роботу дійсно вико­нано у повному обсязі. Далі перевіряють, чи не завищені розцінки і чи не ви­конувалась ця робота штатними працівниками, а оплата здійснена позаштат­ним працівникам.

Бувають окремі випадки штучного збільшення суми грошей, списа­них за платіжною відомістю. Тому потрібно перевірити правильність підсум­ків сум до видачі на руки працівникам у відповідній графі цих відомостей.

Під час ревізії касових операцій особливу увагу звертають на прави­льність видачі грошей під звіт на відрядження та інші витрати. Встановлю­ють, чи не було випадків видачі з каси під звіт великих сум без подання звітів про витрачання раніше виданих грошей та чи дотримуються ліміту залишку коштів у касі.

Перевіряють також дотримання правил купівлі сировини, матеріалів чи товарів за готівку, обґрунтованість цих операцій відповідними докумен­тами.

Поряд з перевіркою документів і облікових даних за касовими опера­ціями дуже важливо перевірити використання касової наявності за цільовим призначенням. Для цього необхідно порівняти фактичне витрачання грошей на визначені цілі, що потребує ознайомлення з характером касових оборотів

про вибуття виторгу за даними журналу до рахунка 301 “Каса в національній валюті”.

Записи у касовій книзі перевіряють, порівнюючи касові ордери на одержання грошей з банку і здавання їх у банк з корінцями чекових книжок і даними банківських виписок. На підприємствах торгівлі перевіряють повноту здавання виторгу у банк і своєчасність зарахування його на відповідний ра­хунок. Суму реалізації товарів порівнюють із фактично зданим виторгом за даними первинних документів. Особливу увагу слід звертати на перевірку здавання виторгу окремими працівниками малого бізнесу торгівлі та його оприбуткування в касу.

При перевірці об’єктів торгівлі звертають увагу на можливі випадки розкрадання грошей шляхом механічного зменшення показників грошових підсумовуючих лічильників. Щоб запобігти утому, у торгівлі необхідно за­стосовувати метод порівняння даних фактичних коштів з даними чеків та ко­нтрольних стрічок касового апарата. За нормальних умов сума виторгу, що відображена в касовій книзі касира, повинна відповідати сумі реалізації това­рів. Тому під час перевірки особливу увагу потрібно звернути на відповід­ність цих показників.

Шляхом порівняння цих чеків із заниженими показами лічильників контрольно-касових апаратів, зазначеними в книзі касира, можна виявити суми, заниження показів лічильника. Те ж саме можна виявити в результаті порівняння записів у книзі касира з даними контрольної стрічки, що відбиває кожну суму, на яку каса вибиває чек.

У зв’язку з тим, що записи в касовій книзі проводяться щодня, дані цієї книги необхідно звіряти з даними чеків або контрольних стрічок також за кожний день. Це особливо важливо в тих випадках, коли ревізор має перед собою касові чеки (або контрольні стрічки) за окремі дні періоду, що ревізу­ється.

Поряд з перевіркою суті касових операцій необхідно глибоко аналізу­вати касові документи, порівнювати їх дані із зустрічними документами та

обліковими даними. Для цього потрібно звіряти записи в касовій книзі з ка­совими ордерами та чеками.

Одночасно з перевіркою правильності і законності витрачання коштів необхідно перевірити дотримання встановленого ліміту їх залишків.

Виторг, що здається до банку, зараховується ним на поточний раху­нокпідприємства не в день здавання, а, як правило, наступного дня. Тому до моменту зарахування банком виторгу на відповідний поточний рахунок ця сума відображається за дебетом рахунка 333 “Грошові кошти в дорозі в наці­ональній валюті” і за кредитом рахунка 301 “Каса в національній валюті”. Підставою для такого запису є дані супровідних відомостей на здавання ви­торгу в банк, квитанції банку чи поштового відділення, що підтверджують приймання готівки.

Під час ревізії перевіряють правильність відображення в обліку касо­вих операцій, а також встановлюють відповідність даних виписки банку з сумою виторгу, що зазначена у супровідній відомості. У разі розходжень ре­візор повинен встановити, чи існує акт із зазначенням розміру лишку або не­достачі і причин розходжень. Одночасно з цим необхідно перевіряти, чи про­водиться інвентаризація коштів у касі в разі виявлення недостач або лишків в інкасаторських сумках в умовах інкасації виторгу.

Особливо ретельно слід перевіряти достовірність грошових докумен­тів, що стосуються операцій за рахунком 333 “Грошові кошти в дорозі в на­ціональній валюті”, тому що при даних операціях можливі порушення. Саль­до за рахунком 333 “Грошові кошти в дорозі в національній валюті” може ві­дноситися тільки до суми виторгу, зданої в останні дні місяця і не зарахова­ної банком на відповідний рахунок до кінця місяця. Усі інші суми підлягають уточненню щодо їх реальності.

Особливо ретельно перевіряються суми виторгу, які були зараховані на розрахунковий рахунок не повністю або зовсім не надійшли і довгий час лишаються в дорозі. Під час перевірки документів, що оформлюють операції

з коштами в дорозі, вони зіставляються із записами журналу за рахунком 333 “Грошові кошти в дорозі в національній валюті”.

3.4.