ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА

Менеджеры делятся на разные группы по функциональным обязанностям и в зависимости от этого меняются и сферы их ответственности. Также подразделяются и структуры, стоящие ниже главных менеджеров.

Важно знать, что происходит в каждом функциональном звене для того, чтобы правильно определить их задачи, цели и специфические обязанности. Плохим менеджерам все это необходимо для одной цели — знать, на кого переложить вину. Хорошие менеджеры никогда никого не обвиняют — они только выясняют, что же произошло не так и действуют или планируют дальнейшие действия так, чтобы избежать подобных повторений. В ключевые функции входят осуществление закупок, производственная сфера, продажа и финансовая сторона. В системе обслуживания или в торговых кампаниях, которые сами ничего не производят, тем не менее существует производительный центр, который приводит в действие весь бизнес, и люди, занятые в этой сфере, называют свою работу «продукт». Обычно это люди, занятые в рекламном деле и в маркетинге. Персонал, занятый в системе продажи, считает маркетинг частью системы продажи. Люди, занятые в маркетинге, знают, что продажа — это часть всего маркетинга. Эти и другие функции менеджмента будут в дальнейшем изучаться по компонентам, их составляющим: Принятие решений Одна из трудностей состоит в том, что будучи управляющим, Вы обязаны время от времени принимать решения. Это может быть очень беспокойным делом. Однако, существует несколько весьма респектабельных путей избегать решений, сохраняя при этом видимость решительного человека. Первый — эго просто пара философских изречений. «Если решение не обязательно, не обязательно принимать решение» и «Если ты можешь сохранять спокойствие, когда все вокруг потеряли головы и обвиняют во всем тебя, ты будешь менеджером, мой сын». Они, естественно, относятся к теории Кепнера — Трего анализа проблемы, которая советует не принимать ни одного решения без тщательного анализа проблемы.

Большинство панических решений обязаны своим появлением на свет не той задаче, на решение которой они, якобы, направлены, а отдельно возникшим обстоятельствам, сиюминутным ситуациям, вызывающим их скоропалительное принятие. Следующая линия обороны — это передача полномочий. Большая часть управленческих работ включает в себя высокий уровень делегирования полномочий своим подчиненным. Вы можете сэкономить львиную долю времени и выглядеть деловым человеком, если передадите своим подчиненным большие области ответственности, заявив при эсом, что в исключительных случаях они могут проконсультироваться у Вас. Это хорошая управленческая практика. Следующая проблема возникнет, когда появится этот исключительный случай. По плану А Вы спрашиваете: «Какой, с Вашей точки зрения, у нас есть выбор?» и затем: «А что бы Вы порекомендовали?» потому что в половине случаев, когда решается непреодолимая проблема, люди хотят, ради собственной безопасности или спокойствия, чтобы Вы просто приняли предлагаемое ими решение. Если у них нет готового решения, выхода из ситуации, по плану Б выясните, как долго Вы еще можете следовать их советам без неблагоприятных для дела последствий, внутренне надеясь на то, что по истечении какого-то времени ситуация сама по себе изменится в лучшую сторону. Коммуникация Это всеобъемлющее слово включило в себя все, начиная с транспорта и кончая передачей данных. Доставка простого сообщения без искажений через большой департамент — действительно очень трудная задача. Люди видят и читают то, что они хотят увидеть, слышат то, что хотят услышать и вообще ведут себя так, как крестьяне, которые не в полной мере овладели английским языком и не собираются это делать. Хорошие менеджеры вправе настаивать на проведении всевозможных презентаций, как организованных заранее, так и спонтанных, на которых выступающие пользовались бы словами, состоящими только из нескольких слогов, понятных даже четырехгодовалому ребенку. И если Вам удастся наладить систему успешной передачи информации от Вас к Вашим служащим, считайте, что Вы выиграли игру.

Отчетность Отчетность —? довольно простой процесс: большая часть его — арифметика, даже не математика. Исторически отчетность возникла как необходимая потребность, поэтому обычно она скучна. Однако отчетность подвержена манипуляциям. Фраза «творческий отчет» является эвфемизмом выражения «выстраивать цифры в красивый праздничный пирог». «Консервативный отчет» представляет собой прямую противоположность, которая также подразумевает манипуляцию цифрами (естественно строго в рамках закона) с тем, чтобы они не выглядели слишком привлекательно. Для пользования новичку предлагается хорошая формулировка для случая, когда перед ним на столе лежит отчет, представляющий собой сплошную массу непонятных цифр: «Вы действительно верите в конечный эффект?» и «Имеет смысл не принимать в расчет верхнюю часть отчета?». Подобный подход увеличивает вероятность узнать, действительно ли они планировали тот или другой вариант. Их ответы покажут, какой вариант они сами избрали. Но самая убийственная фраза — это: «Не могли бы Вы упростить Ваш отчет так, чтобы совету все стало ясно?» Возможно, Вам придется столкнуться с: «административной отчетностью», которая, являясь порождением бухгалтеров, очень редко полностью или даже частично понятна дирекции; «калькуляцией стоимости», которая точно соответствует тому, что говорим; и «финансовой отчетностью», которая постепенно подводит Вас к «узаконенным» годовым отчетам. Обычно при обсуждении этой отчетности споры вызывает степень интеграции, объединения всех разрозненных отчетов в одно целое; Теоретически, они должны взаимно проникать. Жизнь (практика) всегда выявляет пропасти и проливы, разделяющие их, и особенно хорошо осведомлены об этом бухгалтерские службы. Вы можете поинтересоваться: «Намного ли итоговые выкладки будут отличаться от имеющихся на сегодняшний день?». Единственный ответ, который Вы получите, будет звучать так: «Это итоговые выкладки». Ответ, который Вы можете парировать с низким поклоном: «Выкладки сегодняшнего дня не бывают итоговыми».

И это правда, даже в том случае, когда компания растворяется и испаряется в воздухе. Анализ расхождений Это то, что делают аналитики с разницей между бюджетом и действительной стоимостью, по сути с годовым доходом. Идея состоит в том, чтобы проанализировать наиболее существенные расхождения (различия), и те, которые не являются результатом неправильных размещений (т.е. ассигнования были сделаны не в нужный момент) должны повлечь за собой соответствующие корректирующие действия. Во многих кампаниях аналитики тратят так много времени на выявление расхождений, что у них его не остается на то, чтобы объяснить менеджерам, в чем же состоит суть этих различий. У Вас два выбора. Или Вы уподобите себя гуттаперчивому мальчику из Кролика Брера и, сохраняя глубокомысленное молчание, будете держаться в стороне от финансовых работников, или, если Вы жаждете знаний и хотите использовать возможность учиться на совершенных ошибках, пойдете к аналитикам и вместе с ними выявите главную суть расхождений. Не принимайте на веру, что аналитики знают суть каждого различия. Точно также не позволяйте им делать вывод, что администрация должна знать это. Это очень похоже на то, как и врач-дантист, и пациент утверждают, что все знают о зубах пациента. Дантист знает то, что доказывает рентгеновский снимок, и что он или она смогли увидеть в полости рта. И только пациент знает, какие пороки или вредные привычки, или неправильное питание привели к нынешнему плачевному состоянию дел и который зуб болит как сумасшедший. То же происходит и в отношении ежемесячной отчетности. Аналитики знают, в чем состоят расхождения, Вы же должны знать подлинную суть управления предприятием. У Вас появляется редкий шанс выявить проблемы и те сферы, которые требуют коррективных административных действий. Экспорт «Экспорт или смерть» — призыв, слишком переоценивающий себя. Начинающие должны рассматривать его как свободу выбора, причем выбор второго варианта очень привлекателен. Экспорт — это постоянная ноющая боль в затылке. Но если у Вас уже нет возможности отделаться от нее, ставьте ее себе в заслугу, но не забудьте, когда речь пойдет о валовой прибыли, что Вы во власти колебаний международного валютного курса, политической нестабильности, юридических проблем, нежелания некоторых заморских территорий вовремя (или вообще) расплачиваться за товар или услуги, и очень высокого уровня накладных расходов и все эти факторы решающим образом влияют на прибыль. И даже после того, как Вы сделали поправку на издержки распределения, страхование, ручательство, рекламации на товар, незастрахованные потери и расходы при продаже, даже после этого существует еще дополнительное бремя транспортных расходов, когда соответствующий директор едет «качать права» на территории покупателя и при этом сам не знает, какие преимущества ири продаже он хочет выторговать. Прослеживается тенденция, что подобные поездки обычно совпадают по времени с крупными международными спортивными мероприятиями, проводимыми в том регионе. Совещания (встречи) Говорят так: «Менеджеры проводят совещания только тогда, когда они не знают, что делать». Это не совсем так. Менеджеры проводят их и тогда, когда они знают, что делать, но не хотят это делать; или хотят, чтобы это сделал кто-то другой; или чтобы кто-то другой предложил эту идею. Помимо этого надо знать, что совещания (встречи), на которых присутствуют более двух человек, крайне неэффективны. Начинающие должны избегать их. Чтобы не усугублять отношения, можно завуалировать Ваше отсутствие, сославшись на то, что Вы не знали об этой встрече, или что у Вас в это же время была уже назначена другая чрезвычайно важная встреча, но жизнь показывает, что на практике это почти никогда не удается сделать. Финансовая деятельность Спектр корпоративных финансовых функций очень широк и целиком зависит от учреждения, в котором Вы работаете. Вероятнее всего, он наиболее объемен в коммерческих банках, где он включает в себя и антрепренерское финансирование, и консультативные услуги корпоративным клиентам. Он немного уже в лучших международных банках, теряет большую часть спектра консультативных услуг во взаимных зачетах платежей по чекам, вновь приобретает их, но теряет в объеме, связанном с вложением средств в центральных конторах биржевых маклеров, и отголоски этих функциональных обязанностей можно найти в больших бухгалтерских и адвокатских фирмах, где они продают только совет, а не материальные средства. Чтобы еще больше запутать дело, в некоторых компаниях существуют Корпоративные Финансовые отделы, которые представляют собой (а иногда и нет) вотчину казначейства. К счастью, такое положение дел позволяет любому на вполне законных основаниях поинтересоваться, насколько широк спектр услуг, оказываемых департаментом под этим названием. Сделайте это, и вы окажетесь в менее дурацком положении, чем те, которые делали предположения и оказались на сто процентов неправы. Принятие на работу Подобрав для работы нужных людей, Вы можете составить такой работоспособный коллектив (команду), которому Вы можете целиком и полностью с большим успехом давать любые задания. Большинство управляющих так плохо подбирают людей, что они считают человека уже за отличного специалиста, если он не допускает самых элементарных ошибок. Два классических заблуждения: а) предположение, что уход специалиста автоматически предполагает вакансию; б) предположение, что Вы в одиночку можете подбирать подходящих людей. Практика показывает, что возникшая вакансия дает шанс или совершенствовать выполнение данной работы, или вообще сократить эту должность. Если все-таки возникает необходимость взять кого-то на работу, в этом случае очень полезен «дополнительный фильтр». Этим фильтром может быть помощь, оказанная Вашей собственной командой, боссом, личным персоналом, либо источником, находящимся вне Вашего заведения. Это позволяет избежать ситуации, когда личные симпатии или антипатии становятся ключевыми критериями. Некоторые очень плохие управляющие становились преуспевающими бизнесменами только благодаря тому, что с умом подбирали людей. Цены Когда-нибудь в Вашей карьере кто-нибудь, связанный с проблемами реализации товаров, попытается убедить Вас, что рынок очень чувствителен к ценам. Правда. Все рынки в определенной степени чутко реагируют на цены, но главная правда состоит в том, что все рынки гораздо более чутко реагируют на другие вещи, кроме случая, когда Вы находитесь на рынке наличных товаров. Инструктирование «У меня есть шесть честно служащих мне человек, Они научили меня всему, что я знаю: Их зовут Что и Почему, и Когда, и Как, и Где, и Кто» Это написал Киплинг. Эта цитата из «Слоненка» имеет самое прямое отношение к управленческой деятельности. Она всегда должна быть под руками, когда Вы: а) готовите презентацию; б) объясняете что-то на занятиях в центре обучения; в) ведете защиту основного проекта или г) просто пишите самую обыкновенную памятку. И если Вы всегда будете помнить эти шесть ключевых слов, это поможет Вам в объяснениях с другими людьми, а также поможет направить Ваше собственное понимание в нужное русло. Реклама Не играйте такими вещами, как корпоративные рекламные дела. Вместо этого красиво перепоручите их профессионалам. Затем, в качестве тактического хода, Вы можете сослаться на свое мнимое неведение, которое, если говорить честно, является далеко не мнимым — но со стороны смотрится очень профессионально, если не переигрывать. И Вам будет гораздо легче отделаться от внешних профессионалов, чем от собственных (внутренних) сотрудников, при этом Вы меньше испачкаетесь в грязи или прольете меньше крови. Управление временем Начинающие знают, что менеджмент — это управление людьми и ресурсами. Чтобы делать это, надо уметь управлять собой. А это подводит к вопросу об умении правильно использовать свое собственное время. У хороших управляющих это получается само собой, или они достигают этого самодисциплиной. Плохие управляющие никогда не постигают эту науку. Ленивые управляющие добиваются этого путем простого исключения этой проблемы из своей деятельности. Чтобы представить себе, как действует хороший менеджер, попытайтесь: • минимально прерывать говорящего; • убрать время на размышление; • оградить свой ежедневник от пустых встреч; • постоянно контролировать, имеет ли предлагаемое решение отношение к Вашим целям и задачам. Все это помогает. А управленческий принцип «Моя дверь всегда открыта» не помогает. Чтобы сбалансировать два положения: доступность хорошего управляющего в случае необходимости с одной стороны и необходимость работать не отвлекаясь с другой, необходимо прийти к единственно правильному решению: управляющий всегда доступен в установленное время. Увидеть, как много другие тратят времени впустую очень просто — понаблюдайте эпидемии работы во внеурочные часы (после работы). Очень подозрительно выглядят управляющие, которые рассматривают переработку, как метод усиления ритма работы. Те, кто берут работу домой, просто ненормальные. Если Вы работаете в компании или в департаменте, где работа в сверхурочные часы является признаком лояльности и преданности, в этом случае нелегко найти какие-то контрдоводы. Примите во внимание, что работы, проводимые в 1960 г. Викерсом по изучению результатов работы в сверхурочные часы, убедительно показали, что производительность снижается до уровня обычной рабочей недели после менее четырехнедельной непрерывной сверхурочной работы. Если и это не убедит, тогда Вам остаются два пути. Первый: работать только в свое рабочее время, но постараться показать свои лучшие деловые качества — трудно для начинающего, но не невозможно. Второе — подать в отставку. Производство Иногда называется выпуск, совершенно незначительная функция, потому что производство вещей не означает их автоматическую реализацию. Почти все компании могут заключить передоверитель- ный контракт на часть или на всю свою продукцию без потери прибыли. Приобретение Это достаточно новое слово, заменившее слово «закупка». Закупка, в свое время, было новым словом, заменившим слово «покупка». Новички чувствуют себя довольно важными персонами в этой сфере, особенно, если они связаны с маркетингом или с операциями розничной продажи. Это дает им шанс попробовать «убить двух зайцев». Обычно они теряют обоих зайцев и компания становится банкротом. Особенно опасен в этом смысле текстильный бизнес, о чем ярко свидетельствует старая шутка: *— Хотите получить партию пострадавшего от огня материала на следующей неделе? — А можно получить это завтра? — Нет, пожара не будет до конца недели». Огонь и вода — это решение проблем с товарами, слишком долго задерживающимися на складах. Нет необходимости знать что-нибудь о покупке, за исключением одной вещи: если Ваш персонал ведет работу и удерживает свои позиции слишком долго без единого слова .жалобы, это несомненно означает, что: а) они благодушно настроены к новым поставщикам; б) их недооценили; в) они верховодят в деле или все три сразу.

<< | >>

↑

Источник: Джон Кортис. НАЙДИ СВОЙ ПУТЬ В МЕНЕДЖМЕНТЕ. 1992

Еще по теме ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА:

- Public relations (PR) - Антикризисное управление - Банковский менеджмент - Иновационный менеджмент - Контроллинг - Корпоративное управление - Маркетинг - Менеджмент организаций - Основы менеджмента - Отраслевой менеджмент - Стратегический менеджмент - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент -

- Аудит - Банки - Бизнес - Бухгалтерский учет - Макро и Микроэкономика - Маркетинг - Менеджмент - Философия - Финансы - Экономика -