Критерии оценки качества документов

Все хозяйственные операции и факты хозяйственной жизни у экономических субъектов должны быть документированы. Осуществляя тестирование контрольных моментов или проверяя хозяйственные операции по существу, аудитор работает с первичными документами, учетными регистрами, формами официальной отчетности и г.д.

Документы могут быть либо доброкачественными, либо недоброкачественными, и часто задачи аудитора нередко состоят в выявлении недоброкачественных документов в целях их последующего анализа и определения последствий их использования экономическим субъектом с точки зрения существенности искажения отчетности в целом. Для классификации документов по качественным признакам (т.с. для разделения их на доброкачественные и недоброкачественные) экономический субъект и аудитор используют три критерия доброкачественности документов.

1. Формальный критерий. Любой доброкачественный документ должен быть составлен по установленной форме. В Республике Казахстан широко используются типовые меж-

11 5 РАЗДЕЛ II. Методология финансового контроля и углубленного аудита

1 і 6 Финансовый контроль и углубленный аудит: теория, методология, практика

ведомственные формы различных первичных документов. Практически все экономические субъекты хорошо знают эти формы и используют их на многих участках финансово-хозяйственной жизни, отражая ту или иную хозяйственную операцию на бланках соответствующих первичных документов (имеющих определенный код по ОКУД). В документе должны быть заполнены все реквизиты, начиная от наименования предприятия и заканчивая подписями лиц, оформлявших и санкционировавших данную хозяйственную операцию. Например, в расходном кассовом ордере должны быть указаны номер ордера, дача заполнения, корреспондирующий счет, субсчет, код анали тического учета, основание для выплаты, сумма (получение которой должно бы ть указанно прописью и подтверждено подписью лица, получившего деньг и) и т.д.

2. Критерий законности. Хозяйственная операция, отраженная в документе, должна былъ законна по своему содержанию. Если это, скажем, выплата наличных денег по упомянутому выше расходному кассовому ордеру (или безналичное перечисление денег' платежным поручением через банк), то она должна иметь законные основания, санкционирована в установленном порядке ответственными должностными лицами и нс противоречить действующему законодательству.

3. Критерий действенности. Документ должен отражать содержание именно той хозяйственной операции, для которой он был создан, причем отражалъ это содержание в неискаженном виде относительно объемов, даты, участвующих в хозяйственной операции сторон или лиц и т.д.

Документы, не отвечающие хотя бы одному из перечисленных критериев, являются недоброкачественными. Поэтому проверяющий уделяет им гораздо больше внимания, нежели доброкачественным документам. Именно в недоброкачественных документах он может найти доказательства о допущенных экономическим субъектом ошибках и отклонениях от нормы (значительная часть которых может быть классифицирована как злоупотребления персонала или администрации компании).

Недоброкачественные документы, в свою очередь, могут быть подразделены на две большие группы: по форме и по существу.

1. Документы недоброкачественные по форме. Они отражают реальные хозяйственные операции в неискаженном виде и объеме. Однако такие документы требуют особого внимания контролера, поскольку среди них могу т быть:

а) неправильно оформленные, например, с использованием не типовой межведомственной формы, а той формы, которая применяется только в данной фирме;

б) неоформленные или недооформленные, например, без указания определенных реквизи тов, обязательных для данного типа документов.

2. Документы недоброкачественные по существу. Такие документы требуют не просто особого, а наиболее пристального внимания проверяющего. Они моту т отражать такую информацию, которая, в конечном счете, оказывает существенное воздействие на достоверность финансовой отчетности.

а) недоброкачественные документы, содержащие случайные ошибки или даже незаконные операции (непризнанию того или иного тту мер, совершенные экономическим субъектом по нс нкта различных положений, инструкций и других нормативных актов по отнесению расходов на соответствующие источники финансирования);

б) содержание признаков материального или интеллектуального подлога. Как правило, таких документов у экономического субъекта немного. Часто аудитор, пользующийся выборочным методом проверки, может их и не обнаружить, однако в случаях выявления в документах признаков подлога контролер обязан использовать все имеющиеся в ст о распоряжении средства для самой тщательной проверки по существу и этих документов, и отраженных в них хозяйственных операций. Для этого среди подложных документов выделяют:

1 1 7 РАЗДЕЛ II Методология финансового контроля и углубленного аудита

11 8 Финансовый контроль и углубленный аудит: теория, методология, практика

- материальный иоллог - это документы, в которых содержатся подделки определенной части информации. Например, это можег быть подделка подписи, исправление или искажение (скажем, неправильная таксировка) информации, имеющей количественное выражение, и др.;

— интеллектуальный подлог содержат. документ ы, составленные и оформленные верно (с формальным соблюдением всех существующих требований), но дающие заведомо ложную информацию. Чаще всего это документы, которые изначально, еще до составления, были задуманы их исполнителями именно как подложные (в целях злоупотреблений). Например, это моіут быть документы для незаконного обналичивания, то есть обмена безналичных денег иод встречную выдачу гак называемых «грязных» денег («отмывание грязных денег»). В применяемых для подобных целей схемах мо- іуг фиіурировать хозяйственные договоры (контракты), проведенные через коммерческие банки платежные поручения, фиктивные акты приема-сдачи выполненных работ, перевозок грузов и т.д.

5.3