Проверка кассы и кассовых операций

Деньги, хранящиеся в кассе, должны учитываться на счетах подгрупп 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» и 1020 «Денежные средства в кассе в валюте». В дебет этих

РАЗДЕЛ IV.

'3

счетов записывают поступления денег в кассу, а в кредит- выбытие денег из кассы. Записи по этим счетам производятся на основании приходных и расходных кассовых ордеров (табл. 13.3 ).

13.3. Программа ревизии кассовых операций

• отсутствии на предприятии приказа руководи геля, устанавливающего периодичность проверок;

■ наличие случаев формального проведения ревизии кассы — назначение в комиссию для проведения ревизии постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведения проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится и др.;

• предоставление нрава подписи приходных и расходных документов другим лицам помимо главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отраженное в распоряжении руководителя предприятия,

• формальное проведение ревизии кассы при смене (увольнении) кассиров;

• отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;

■ отсутствие договора с кассиром о полной материальной ответе гвеі 11 юс ти;

• отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для пего обычной.

Ревизия кассы и кассовых операций проходит в основном по трем направлениям: инвентаризация наличных денег; проверка полноты и своевременности их оприходования; исследовании правильности списания денег на расходы.

Инвентаризация кассы проводится немедленно по прибытии ревизора на место проверки.

325 РАЗДЕЛ IV. Практика финансового контроля и углубленного аудита

3 26 Финансовый контроль и углубленный аудит теория, методология, практика

совмещает свои обязанности с обслуживанием других организаций; имеется ли приказ о назначении кассира и договор об индивидуальной материальной ответственности, заключенный кассиром с администрацией предприятия, ознакомлен ли кассир с правилами ведения кассовых операций.

Осуществляя проверку кассы, ревизор обязан собшодать следующие условия: проверка производится в присутствии членов постоянно действующей комиссии, назначенной руководителем предприятия, в состав которой обязательно должны входить кассир и главный бухгалтер предприятия; во время проверки кассы доступ других лиц в кассу не разрешается и внекассовые операции прекращаются.

При невозможности проверки кассы или при наличии нескольких касс все они опечатываются ревизором, ключи остаются у кассира, а печать - у ревизора. ">го делается в целях предотвращения возможности покрытия недостачи денег в одной кассе за счет денежной наличности из других касс.

Кассир в присутствии членов инвентаризационной комиссии составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку в том. что все приходные и расходные документы включены им в кассовый отчет и к моменту инвентаризации кассы нсоприходованных и неснисанных денежных сумм не име- егся. г>іа расписка включается в заголовочную часть формы акта инвентаризации кассы.

Кассовый отчої подписывается главным бухгалтером и передастся в бухгалтерию для отражения операций о движении денег в соответствующих счетах и бухгалтерских регистрах.

Такая обязательная процедура проводится и по другим ценностям и денежным документам, хранящимся в кассе (почтовые марки, марки государственной пошлины вексельные марки, проездные билеты, оплаченные авиабилеты, оплаченные, но не выданные путевки н дома от дыха, санатории і и др ).

Деньги и ценности пересчитываются дважды: сначала это делает кассир, затем другой член комиссии. Сам же ревизор должен осуществлять контроль за правильностью проведения отой процедуры. Денежные документы учитываются но номинальной стоимости.

I Іри аудите денежных документов необходимо проверить: фактическое наличие этих документов, кому предназначены и за счет каких средст в оплачены билеты и путевки; правильность учена денежных документов. Их учет должен производиться в книге по движению денежных документов. 1 Іоступлепис и списание денежных документов должны быть оформлены кассовыми приходными и расходными кассовыми документами. Таким же образом, как и по деньгам, кассир сост авляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру.

В период проведения инвентаризации в кассе моіуг находиться частично оплаченные платежные ведомости. Ревизор должен предложить главному бухгалтеру и кассиру закрыть их в установленном порядке, оформить на них расходный ордер и включить era в отчет кассира. Если же проверка кассы совпадает с периодом выдачи заработной платы, которая по ведомост ям не выплачена многим лицам, эти ведомости в отчет кассира могут нс входить, а должны быть записаны в акте как частично оплаченные расходные (платежные) документы, нс включенные в кассовый отчет. В этом случае в каждой платежной ведомости указывается, по каким порядковым номерам выплачена заработ ная плата и се общая сумма.

Указанная запись подтверждается подписями кассира, главного бухгалтера и ревизора. 11с включаются в остаток наличия кассы и нс принимаются к зачету в качестве оправдательных документов не оформленные надлежащим образом кассовые расходные ордера и ведомости, а также расписки разных лиц.

327 РАЗДЕЛ JV Практика финансового контроля и углубленного аудита

З 28 Финансовый контроль и углубленный аудит теория, методология, практика

иы и и другие ценности считаются принадлежащими данному предприятию, так как хранение в кассе денег или иных ценностей других субъектов запрещено.

Но окончании пересчета денег и ценностей полученная сумма сопоставляется с данными об их остатках, зафиксированных в бухгал терском учете.

Осуществляя проверку денежных средств, ревизор одновременно проверяет, соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денег, по технической укрепленное™ и оснащенности средствами охраннопожарной сигнализации. Выявленные при этом нарушения указываются в акте инвентаризации.

Результаты проверки фактического наличия денег и их эквивалентов в кассе оформляются актом инвентаризации, который подписывают все члены комиссии. Он составляется в трех экземплярах: один передается в бухг алтерию предприятия, второй остается у кассира, третий хранится у ревизора. В конце акта приводится расписка кассира о том, что все денежные средства, перечисленные в акте, находятся на его ответственном хранении.

В случае обнаружения недостачи ревизор просит кассира предоставить письменное объяснение причин возникновения недостачи. При обнаружении значительных недостач или злоупотреблений ревизор извещает об этом руководителя предприя тия и предлагает немедленно отстранитъ кассира от должности до окончания проверки и передать дело следственным органам.

I Ірямос хищение денег без подлогов выявляется при проверке кассы путем инвентаризации кассовой наличности Иногда оно маскируется расписками должноетых лиц, покрывающими, но существу, растраты, совершенные кассиром либо друг ими должностными лицами. Возможно также незамаскированное хищение средств, которое является наиболее простой формой преступлений. Недостача денег может бьпъ не только следствием растраты и хищения Денег посторонними лицами со взломом кассы, она можег быіь связана с ,, временным незаконным заимствованием денег для іругих

незаконных операций. Такие нарушения и злоупотребления являются следствием неправильного подбора кассиров, нс- реіулярных проверок кассы и слабого внутреннего контроля.

Неоприходование денег по кассе связано со списанием полученных сумм непосредственно па расходы или сокрытием приходных операций. Наиболее часто встречаются случаи неоприходования в кассу денег, полученных с расчетного счета.

Очень внимательно аудитор должен проверить полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных на корешках чеков, выписок банка и приходных кассовых ордеров. Некоторые аудиторы допускают ошибку, когда полноту оприходования наличных денег, полученных из банка проверяют только по корешкам чеков. Это необходимо делать также по выпискам банка (по коду, соответствующему получению наличных денег). Если па выписках имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении остатков, следует получить в банке выписку из текущего или расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии проверяемого предприятия с данными выписки. Выписка счета в банке, являющаяся строго учитываемым документом, требует тщательного контроля. Поэтому нельзя доверять получение выписок кассирам и другим лицам, отчет которых зависит от содержания выписок. В соответствии с порядком ведения кассовых операций прием наличных денег кассами предприятий производится но приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером и лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия.

Неоприходование денег, полученных по приходным ордерам в порядке оплаты услуг, погашения задолженност и, оплаты мат ериалов, кварт ирной платы и т.п., вскрывается посредством анализа и проверки непогашенной задолженности сотрудников и других лиц. В результате присвоения уплаченных сумм на расчетных счетах могут оставаться суммы непогашенной задолженности лиц. которые за собой никакой задолженности не

329 РАЗДЕЛ [V, Практика финансового контроля и углубленного аудита

330 Финансовый контроль и углубленный аудит: теория, методология, практика

признавали. Систематическая сверка расчетов с этими липами и их опрос моіуг дать пенные результаты. Действенным метолом коіпроля расчетов является также проверка регистрации приходных документов и сверка зарегистрированных документов с документами оплаченными. С ѵочки зрения условий, облсічающих присвоение денег, полученных по приходным ордерам, важно отмстить отсутствие или неполноту регистрации кассовых ордеров до их оплаты на руки плательщикам, несвоевременную сверку и взыскание задолженности. Правильная регистрация приходных и расходных ордеров в журнале регистрации кассовых ордеров, где им присваивается определенный номер, контроль за возвратом в бухгалтерию неоплаченных приходных ордеров повышают достоверность записи и исключают злоупотребления.

1 Ісдопущснис присвоения денег, полученных от других предприятий, требуем- в первую очередь осуществления безналичных расчетов во всех возможных случаях. Как свидетельствует практика, нарушение этого правила порождает злоупотребление.

Случаи нарушения кассовой дисциплины должны подвергаться проверке для выявления возможных злоупотреблений. При этом следует сверять расчеты с предприятиями, внесшими или получившими значительные суммы наличных денет.

Проверка регистрации доверенности на получение денежных сумм от других предприятий и фактического использования доверенностей также является средством обнаружения злоупотребления.

Кассовые операции по списанию денег и расход проверяются по документам, приложенным к кассовым отчетам, но возможности за весь период, подлежащий проверке. При проверке используются следующие формы учетной документации по кассовым операциям, формы КО-1 «Приходный ордер», КО-2 «Расходный кассовый ордер». КО-3 и КО-За «Журнал регистрации приходных и расходных документов», документы без ордерного оформления приема и выдачи де-

пег, форма КО-4 «Кассовая книга», КО-5 «Книг а принятых и ныдаппых кассиром денег», учетные регистры (журнал-ордер 1, ведомость I), Главная книга, балансы на соответствующие даты и др.

1 Іри этом необходимо обращать внимание на оформление кассовых документов: имеются ли на каждом документе расписки получателей, погашаются ли документы - приходные — штампом «Получено», расходные - штампом «Оплачено» с указанием даты, пег ли на них следов подчисток и исправлений. Практика проверок показывает, что на многих предприятиях кассовые документы составляются некачественно, часто в приходных и расходных документах отсутствуют подписи ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших их из кассы, и другие обязательные реквизиты. Такие документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции — необоснованными. Гели такое установлено, то ревизор должен сообщить об этом руководителю и главному бухгалтеру предприятия в целях принятия оперативных мер.

Па следующем этапе проверки следует установить: ведется ли в данной организации в установленной форме журнал регистрации приходных и расходных ордеров, все ли кассовые документы зарегистрированы в журнале, нет ли пропущенных номеров кассовых ордеров, все ли операции по поступлению и расходованию денежных средств записаны в кассовую книгу, которая должна бытъ пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя предприят ия и главного бухг алтера. В конце рабочего дня кассир должен подсчитат ь в кассовой книге итог операций за день и вывести остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге он должен вести через копировальную бумагу одновременно на двух листах. Один лист книги отрывной, ег о кассир должен сдать в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям.

331 РАЗДЕЛ IV. Практика финансового контроля и углубленного аудита

332 Финансовый контроль и углубленный аудит: теория, методология, праклика