Ревизия и аудит товарно-материальных запасов
Отдельным мероприятием при функциональном аудите циклов закупок, производства и реализации продукции является инвентаризация ТМЗ и анализ ее результатов. Для проведения инвентаризации создается рабочая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя предприятия.
До начала инвентаризации у заведующего складом берется расписка о том, что им сданы в бухгалтерию все документы на приход и расход материальных ценностей. При храпении запасов в различных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица они инвентаризуются последовательно по местам хранения. После проверки наличия запасов вход в помещение пломбируют и комиссия переходит для работы в другое помещение.Фактическое наличие материальных ценностей на складе проверяют путем их обязательного пересчета, перевешивания и перемеривания. Результаты инвентаризации товарноматериальных запасов заносят в инвентаризационную опись отдельно по каждому наименованию. Опись составляют в одном экземпляре. При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в опись.
309 РАЗДЕЛ IV. Практика финансового контроля и углубленного аудита
З 10 Финансовый контроль и углубленный аулит: теория, методология, практика
После завершения инвентаризации опись передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости. Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии, которая выносит решение.
На сумму излишков дебетуют счета подразделов 1310 «Сырье и материалы» и 1330 «Товары» и кредитуют счета подраздела 6280 «I Ірочие доходы». Недостачу отражают по Д-ту счетов подраздела 7210 «Административные расходы» - К-гу счета 3130 - сумма НДС по недостающим цеішостям, ранее взятая в зачет; Д-ту счета 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» — К-т усчетов подраздела 1310 «Сырье и материалы» и 1320 «Готовая продукция».
Отнесение недостач на виновника показывается по Д-ту счетов подраздела 1250 «Крат косрочная дебиторская задолженность работников» - К-ту счетов подразделов 1010, 1020, 1280, 1310, 1320, 1330, 1350,2410, 2510, 2520 и др.При рассмотрении вопросов обеспечения предприятием сохранности запасов следует иметь в виду, что неучтенные излишки сырья и материалов в производстве и на складах в основном создаются в целях их изъятия в натуре, производства из них готовой неучтенной продукции, а также сокрытия ранее образовавшихся недостач, в том числе вызванных оприходованием сырья и материалов по бестоварным документам. Излишки сырья и материалов могут быт ь образованы на разных стадиях движения этих ценностей на предприятии: при приемке, хранении, передачи со склада в цех, списании на производство и т.д.
В частности на промышленных предприятиях используются следующие способы создания и незаконного присвоения излишков товарно-материальных ценностей:
1 Похищение сырья и материалов, списанных по завышенным нормам; списание сырья и материалов на производство не по фактическому их расходу, а из расчета потребности, установленной утвержденными нормами, которые в ряде случаев являются завышенными.
2. Излишки, незаконно присваиваемые и используемые для производства неучтенной продукции.
3. Применение средних норм расхода при списании сырья и материалов на производство.
4. Нарушение технических условий при выпуске продукции: ухудшение их качества вследствие использования сырья более низкого качества, замена одних компонентов другими.
5. Необоснованное списание сырья и материалов на потери в количествах, превышающих их фактический и допускаемый нормами расход, при отдельных технологических операциях, которые фактически не выполнялись.
6. I Іеполное оприходование сырья и материалов при приеме их на склад от поставщиков.
7. Занижение в приходных документах качественных показателей сырья и материалов против их факгических данных.
8. Необоснованное составление коммерческих и внутренних актов на недостачу, бой, утечку и порчу товарно-материальных ценностей при приемке, пофузке, транспортировке, разгрузке их на складах, базах, пристанях и железнодорожных станциях.
9. Завоз сырья и материалов от поставщика в больших количествах, чем указано в сопроводительных документах, или поступление ценностей вообще без документальної о оформления (сторонние товары).
10. Получение доброкачественного сырья и материалов вместо отходов, показанных в сопроводительных документах.
11 Завышение веса тары при составлении актов на ее завес.
12. Внесение в материалы посторонних или более низкого качества однородных веществ в целях увеличения их количества или веса.
13. Создание излишков путем замены одних ценностей другими без оформления документов и т.д.
Приведенный перечень способов создания и присвоения неучтенных излишков сырья и материалов не является исчер-
З і -j РАЗДЕЛ IV. Практика финансового контроля и углубленного аудита
312 Финансовый контроль и углубленный аудит: теория, методология, практика
пывающим, но именно указанные способы наиболее часто встречаются в практике проведения аудита многих предприятий промышленности Казахстана.
В рабочей проірамме функционального аудита отдельно предусматривается обследование складов и мест хранения материальных ценностей в целях выяснения их пригодности для использования по назначению; соблюдение правил противопожарной безопасности; наличие сигнализации, весового хозяйства и других измерительных приборов. Одновременно проверяются система отпуска материалов в производство, правильность определения их количества, состояние контроля со стороны руководителей цехов, своевременность и точность отражения отпуска в соответствующих первичных и сводных документах.
Неотъемлемой частью контроля сохранности материальных ценностей является проверка складского учега. Практика работы комиссий показывает, что основные нарушения в ведении складского учета состоят в наличии отрицательных складских остатков («красное сальдо») по видам материальных ценностей, отсутствии записей о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении данных карточек складского учета, завышении количества списываемых документов, неправильном подсчете остатков.
Обязательное условие обеспечения сохранности материальных ценностей - правильно организованная охрана. Функциональный аудит ее состояния начинается с внезапной проверки действующей системы внутреннею коніроля за ввозом и вывозом материальных ценностей; соблюдением установленного порядка оформления и регистрации пропусков работниками охраны, своевременности возврата ими в бухгалтерию использованных пропусков, выполнение других условий. Здесь встречаются различные нарушения: вывоз материальных ценностей по одним пропускам дважды; по пропускам, подписанным лицом, не имеющим на это право и др.При выявлении нарушений и злоупотреблений в производственной деятельности цехов пропуска используются в качестве источников контроля. Их данные сопоставляются с
фактическим количеством, ассортиментом, качеством, и стоимостью вывезенных ценностей, отраженных в счетах-фактурах, ярлыках и других сопроводительных документах. Контроль сохранности товарно-материальных запасов включає) в себя проверку своевременности, полноты и правильности проведенных предприя тием инвентаризаций.
Анализ экспертной практики позволяет определить основные способы искажения учетных данных в целях хищения сырья и материалов в условиях их обработки на ЭВМ. К ним в частности относятся:
• искажение данных уче та пу тем занижения прихода или завышения расхода материалов в машиног раммах;
• умышленные ошибки и подлоі и в процессе кодирования первичных документов;
• искажение учета сырья и материалов путем введения в ЭВМ данных документов, ранее прошедших обработку, или подложных документов;
• искажение шифров и номенклатурных номеров в первичных документах;
• искажение данных учета в момент переноса из первичных документов.
Для выявления ошибок, допущенных при перенесении данных на машинные носители информации, рекомендуется проверить первичные документы, и выпускаемые машинограммы, являющиеся учетными регистрами хронологической записи. Признаками, свидетельствующими о возможных хищениях при учете материалов па ЭВМ, мо- іут быть:
• отсутствие требуемых реквизитов и наличие исправлений в первичных документах, направленных на обработку ЭВМ;
• противоречие первичных документов и машиншрамм;
• исправление в машиноіраммах;
• несоответствие итогов дебетовых и кредитовых оборотов контрольных машинограмм;
• наличие противоречий внутри документов и машинограмм и т.д.
31 з РАЗДЕЛ IV. Практика финансового контроля и углубленного аудита
31 4 Финансовый контроль и углубленный аудит: теория, методология, практика
Вопросы для обсуждения Что понимается под функциональным аудитам цикла закупок?
1. Как проводятся ревизия и аудит товарно-материальных запасов?
2. В чем заключаются особенности локального аудита выпуска и реализации готовой прооукции?
3. Какие меры могут быть рекомендованы для улучшения сохранности тоьарно-материальных запасов?
4. Как определяется эффективность использования товарноматериальных запасов?
- Задания для самостоятельной работы
I Разработать кейс-стади по теме: «Сферы применения функционального аудита циклов приобретения, производства, реализации и получения доходов».
2. Подготовить доклады и выступления на семинарских занятиях по теме: «Методы функционального аудита цикла закупок и управления товарно-материальными запасами»
3 Определить резервы повышения ффективности локального аудита формирования и использования товарно-материальных запасов
4 Выявить возможности совершенствования локального аудита выпуска и реализации готовой продукции, функционального аудита циклов производства и получения доходов /на примере конкретного предприятия/.
Помни: не цель оправдывает средства, а наличные средства оправдывают цель.
Г Юдин