БОРОТЬСЯ НЕ С БУМАГАМИ, А С НЕГИБКОСТЬЮ

впечатление, что я являюсь ортодоксальным «антибумажником». Да, я против бумажных форм,

но даже я по-прежнему распечатываю длинные электронные документы, которые хочу

прочитать и снабдить комментариями.

организовать большой документ, любят раскладывать страницы на столе так, чтобы видеть их

все одновременно, — это не так-то просто сделать на ПК! Пока не произойдут революционные

изменения в технологии плоских экранов — а интенсивные исследования в этой области

ведутся в Xerox, лаборатории Media Lab Массачусетского технологического института,

университете города Кент, Microsoft и других корпоративных и академических научных

центрах США и Японии, — печатные книги и журналы по-прежнему будет удобнее читать и

носить с собой, чем электронные носители информации.

Информационно-насыщенное будущее не наступит, пока не появятся новые,

высококачественные дисплеи. Microsoft в конце 1998 года продемонстрировала технологию под

кодовым названием ClearType, которая позволяет цветным жидкокристаллическим экранам

отображать текст заметно лучше, чем раньше. Сочетание этой технологии с

усовершенствованным аппаратным обеспечением приведет к революционным переменам.

Должны появиться экраны настолько гибкие, что их можно будет сворачивать в трубочку или

складывать и носить с собой, как газету. В другие виды экранов будет встраиваться вся

электроника компьютера, так что весь ПК сможет стать тонким, как крышка с дисплеем у

нынешних лэптопов. Одна из новых технологий позволяет экрану сохранять изображение после

отключения питания. Не хватает только электронных чернил, чтобы можно было нарисовать на

таком экране картинку и повесить ее на стену.

Сегодняшние ПК удобнее для чтения, чем бумага, в том случае, когда вы работаете с

относительно короткими документами, интенсивно обмениваясь ими с другими людьми, или

если вы занимаетесь поиском и многоаспектным анализом данных.

гипертекстовые ссылки — это главные причины того, что электронные энциклопедии уже

опередили по популярности своих печатных предшественников.

Что касается форм, то если речь идет о заполнении их полей данными, которые все равно

должны рано или поздно попасть в компьютерные системы, то здесь полное устранение бумаги

уже назрело. В противном случае вы будете вынуждены организовать в вашей компании

подразделения, единственным занятием которых будет сбор печатных бланков и ввод

информации с них в компьютер. В результате вам неизбежно придется иметь дело с людьми,

которые, измеряя эффективность своей работы, будут гордо сообщать вам, какого прогресса

достигли, добившись снижения частоты ошибок с трех до двух процентов! Если же вы сразу

начнете с электронных форм, то не только избавитесь от лишней работы, но и обеспечите

единообразие, простоту оценки и правильную авторизацию процессов ввода данных.

Когда вам что-то неясно в бумажной форме, вам приходится кому-нибудь звонить или

идти за консультацией в соответствующий отдел, где вы еще и постоите в очереди. В нашей же

интрасети каждая страница содержит общие и подробные данные, поддерживает возможность

поиска, имеет ссылки на родственные страницы и списки ответов на типичные вопросы (FAQ).

По нашему опыту, хорошо продуманный раздел FAQ для нового приложения в интрасети

может сэкономить пару сотен ответов на электронные письма от сотрудников, которые

осваивают это приложение.

Если вы чего-то не поняли в электронной форме или считаете, что какое-то поле должно

заполняться не вручную, а автоматически, вы можете щелкнуть на строчке «послать

электронное сообщение» и ввести свои комментарии — пару слов, скажем, «Здесь что-то не

так!». Обратная связь с пользователями позволила нам сделать сотни мелких и крупных

усовершенствований интрасетевых форм. Причем для реализации этих изменений не нужно

ждать годами, как это бывало с бумажными бланками. Для веб-форм в большинстве случаев

такие изменения производятся в интервале от нескольких дней до нескольких месяцев.

Поскольку вы не можете влиять на бумажные документы, которые поступают в вашу

организацию извне, ваша стратегия должна состоять в их интеграции в ваши электронные

системы.

обработки изображений для сканирования документов и их включения в поток электронной

информации. В их системах вы можете погружаться на любой уровень детализации данных о

расходах — до самых глубин, где вы найдете отсканированные образы исходных бумажных

счетов. Вы можете индексировать такие документы и осуществлять по ним поиск, а также

включать их в сценарии документооборота, построенные на базе электронной почты. Конечно,

было бы еще лучше, если бы внешние данные сразу поступали к вам в цифровом виде, —

однако технология сканирования позволяет вам уже сегодня полностью перевести свою

компанию на современные электронные методы и спокойно поджидать, пока вас нагонит

остальной мир.