3. ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ

бизнес-процессов продиктована ограничениями бумажного

делопроизводства.

Майкл Хаммер, Джеймс Чампи. «Реинжиниринг вашего

бизнеса»

Электронная технология способна полностью изменить как производственные процессы,

так и бизнес-процессы компании.

трудоемкой работы с бумажными документами. Замена бумажных процессов электронными

позволяет интеллектуальным работникам заниматься плодотворной работой. Полностью

электронная рабочая среда обычно называется «безбумажным офисом» — термин этот

существует по крайней мере с 1973 года. Тогда это было мечтой. Не будет больше кип бумаги,

в которых невозможно найти нужный документ. Не будет груд книг и отчетов, в которых

приходится копаться в поисках маркетинговой информации или сведений о продажах. Не будет

неправильно адресованных форм, потерянных счетов, многократного ввода одних и тех же

данных, отсутствующих подписей и проволочек, вызванных недостающими документами.

Однако «безбумажный офис», как и «искусственный интеллект», — одно из тех явлений,

которые должны бы наступить «не сегодня-завтра», но почему-то все никак не становятся

реальностью. Впервые выражение «безбумажный офис» появилось четверть века назад в

заголовке статьи одного из отраслевых журналов для телефонных компаний. Для продвижения

этой концепции больше всех сделала корпорация Xerox (хотя сама она никогда и не

пользовалась понятием «безбумажный офис»). В 1974-75 годах компания говорила об «офисе

будущего», в котором будут компьютеры, электронная почта и онлайновая информация. В

период с 1975 по 1987 год деловые издания несколько раз публиковали статьи, обещавшие, что

«безбумажный офис», радикально меняющий рабочую обстановку, уже не за горами — но,

помнится, в 1988 году я в одном из интервью говорил, что «эта мечта о „безбумажном офисе“

все еще очень и очень далека от реальности: „Сегодняшние компьютеры пока не способны

воплотить ее в жизнь“.

непросто“. Seattle Times, 1 июня 1988 г.].

В наши дни все необходимое для реализации этой мечты имеется. Графические

компьютерные среды и усовершенствованные аналитические инструменты значительно

упрощают интеграцию данных различных типов. Мощные, объединенные в сети персональные

компьютеры стали повсеместным атрибутом офисной обстановки. Интернет соединяет между

собой ПК, разбросанные по всему миру. Тем не менее потребление бумаги продолжает

удваиваться каждые четыре года, 95% всей информации в Соединенных Штатах остается на

бумаге, а в электронном виде хранится лишь 1%. Объем бумаг растет быстрее, чем электронная

технология успевает их заменять!

В 1996 году я решил разобраться, почему Microsoft, будучи активным проповедником

замены бумаг электронными формами, продолжает пользоваться бумажными документами. К

своему удивлению, я узнал, что за год мы напечатали на бумаге 350 тысяч отчетов о продажах.

Я запросил образцы всех используемых в компании бумажных форм. В толстенной папке,

которая легла на мой стол, оказались сотни и сотни бланков. Одна только служба снабжения

использовала в штаб-квартире корпорации целых 114 форм. В рамках нашей пенсионной

программы 401К применялись восемь различных бумажных форм — для присоединения к

программе и выхода из нее, для сведений о сотруднике и для изменения его отчислений или

взносов. Каждый раз, когда правительство меняет правила оформления таких документов, нам

приходится обновлять и заново печатать множество форм и утилизировать тысячи старых

бланков. Но рост потребления бумаги был лишь симптомом более серьезной проблемы:

излишне запутанных и долгих административных процессов.

При виде папки с бланками я подумал: «Зачем нам нужны все эти формы? Ведь у каждого

нашего сотрудника есть компьютер. Все мы соединены между собой. Почему бы нам не

перейти на электронные формы и электронную почту для более эффективной организации

работы и замены всех этих бумаг?»

Я воспользовался своим положением и отменил все ненужные формы. Взамен них были

разработаны системы, гораздо более точные и удобные в использовании, которые позволили

нашему персоналу заниматься более интересной работой.