Современные информационные технологии и программные продукты в коммерческой деятельности

Завершающими операциями при принятии управленческих решений, являются операции преобразова­ния информации. Чаще всего они рассматриваются в единстве, поскольку характер преобразований всегда определяется тем, кому адресуется информация.

Информационные технологии - это системы сбора, обработки, хранения и трансляции устной, нагляд­ной, текстовой и цифровой информации посредством микроэлектротехники на основе ЭВМ и телевизион­ных средств связи.

Специальным средством информационного обеспечения коммерческой деятельности выступает техно­логия электронного обмена деловой документацией по стандарту ООН-ЭДИФАКТ. Эта технология по­зволяет осуществлять обмен деловыми данными между различными участниками хозяйственных связей в сфере коммерческой деятельности: производственными предприятиями, торгово-посредническими орга­низациями, банками, страховыми компаниями на основе принципов, выработанных на базе информацион­ной логистики.

ЭДИФАКТ - это особый структурированный язык данных, связанных с описанием фактически всех ви­дов коммерческой деятельности. Технологию ЭДИФАКТ можно сравнить с хорошо известным «кубиком Рубика». Постоянная сцепка его составляющих позволяет, не разрушая формы куба, создавать из одних и тех же элементов при вращении в разных плоскостях все новые и новые зрительские (суть - аналитические) комбинации. По этим же принципам формируется ЭДИФАКТ-сообщение.

Данный язык позволяет с помощью стандартных информационных сообщений составлять описание любого распространенного в коммерческой практике документа, сформировать его электронную версию и транслировать в открытых телекоммуникационных сетях без опасения перехвата конфиденциальной ком­мерческой информации. При этом, будучи, например, составленными на русском языке, счет или наклад­ная могут быть успешно транслированы как для российских получателей, так и для зарубежных партнеров на всех основных европейских языках.

рачивается в обычную читаемую форму, которая превращается в стандартный бумажный документ. Од­новременно такое сообщение, передаваемое в сетях, оборудованных запоминающими устройствами- серверами, частично выполняет и роль автоматизированной системы делового администрирования, кото­рая не позволяет какому-либо партнеру по обмену документами в ЭДИФАКТ уйти от ответственности за свои послания.

Технология ЭДИФАКТ внедряется в России уже несколько лет - это факт чрезвычайно важный в связи с переходом Европейского Союза (ЕС) с 1 января 1995 года на обязательное использование электронного языка ЭДИФАКТ при обмене документацией и информацией между государственными ведомствами ЕС, работающими на английском, французском, немецком и испанском языках. Промедление с внедрением ЭДИФАКТ в России означало бы появление нетарифного барьера в торговле между Востоком и Западом. Ведущими организациями по распространению технологии изначально выступили В/О «ИНФОРМВЭС», Роскоминформ, Центральный банк России, Государственный таможенный комитет, ассоциация пользова­телей электронной передачи информации, Министерство транспорта, Российская академия наук, Торгово­промышленная палата России, Центр информационных технологий Министерства обороны. Присутствие в совете ЭДИФАКТ ведущих разработчиков программных средств Министерства обороны свидетельство­вало о серьезности намерений государственных ведомств внедрить русский язык как эквивалентный дру­гим европейским языкам, на которых работают в стандарте ООН-ЭДИФАКТ все страны Европейского Союза.

Крупнейшими центрами распространения технологии ЭДИФАКТ в Европе являются СИТПРО в Анг­лии, ЕДИФРАНС во Франции, ДЕНИШПРО в Дании и т. д.

Организованно оформленная совокупность информационных потоков (документов, каналов связи, тех­нологий преобразования и передачи информации), обеспечивающая процесс управления, представляет со­бой информационную систему управления, или систему управленческой информации.

Системы управленческой информации, обеспечивающие коммерческую деятельность предприятия, именуются системами коммерческой информации. Современные системы коммерческой информации строятся как децентрализованные комплексные системы, интегрирующиеся в централизованные системы управленческой информации предприятия с помощью локальных информационных сетей.

Интеграция осуществляется на базе единых принципов информационного обеспечения: удовлетворе­ния требований полноты, достоверности и оперативности информации. Основу интеграции составляют соответствующие информационные технологии, среди которых наиболее распространенной является сеть «Интранет». Этим термином обозначаются технологии сети «Интернет», разработанные для внутрифир­менных целей.

Сеть «Интранет» считается средством, которое может повлиять на всю систему управления предпри­ятием. Оно демократизирует доступ к информационным ресурсам, способствуя коллегиальности в работе и исключая дублирование в работе. Ее возможности чрезвычайно широки, так как практически любой со­трудник аппарата управления может создать свои информационные страницы. Если такие страницы соз­дает маркетинговое или планово-экономическое подразделение в составе коммерческой службы, то, полу­чая доступ к ним, руководители других ее подразделений могут оперировать постоянно обновляемой ин­формацией.

С точки зрения пользователей процедура обращения к сети «Интранет» не вызывает сложностей. Те данные, которые должны стать доступными, помещают в компьютер (сервер) в виде так называемых до­машних страниц. Подготовка данных осуществляется обычным текстовым редактором, таким, как Micro­soft Word. Пользователь, которому эти данные необходимы, осуществляет их поиск и просмотр со своего компьютера, подключенного через сеть к серверу, используя для этого программу Навигатор.

Однако специалисты предупреждают, что сеть «Интранет» нельзя рассматривать как абсолютное сред­ство, решающее все информационные проблемы предприятия. Оно не заменяет сложные специальные системы такие, как «Лотус ноутс» (Ай-Би-Эм) или Р/З (Эс-Ай-Пи), особенно в тех случаях, когда необхо­димо обеспечить строгую конфиденциальность информации.

Существует ряд успешных внедрений сети «Интранет» в крупных компаниях мира таких как «Форд», «Виза», «ЗМ», «Федерал экспресс», «Дженерал моторс» и др. Эти внедрения были осуществлены еще до рождения самого термина сеть «Интранет». Вполне естественно, что первыми, кто освоил новую техноло­гию, были компьютерные компании. О масштабах создаваемых ими систем свидетельствуют данные о ко­личестве серверов используемых для внутренних нужд. Они исчисляются сотнями: «Диджитал экуипмент» - 400, «Сан Майкросистемз» - 1000 серверов и т. д. Идеями сети «Интранет», начиная с 1995 г., оказались ув­лечены компании, далекие от компьютерного бизнеса.

В компании «Леви Страус», крупнейшем производителе джинсов в мире, была поставлена задача объе­динить в течение года 10000 сотрудников компании, работающих на персональных компьютерах, для ис­пользования общих информационных ресурсов. До последнего времени такие задачи решались средства­ми системы «Лотус ноутс». Однако, по мнению специалистов по информационным системам компании «Леви Страус», им необходимо более простое и дешевое решение, и именно сеть «Интранет» оказалась тем, что компании необходимо. Затраты в пересчете на одно рабочее место составили 20 долл. в сравне­нии со 150 долл. при использовании «Лотус ноутс».

В компании «Форд» сеть «Интранет» была использована для координации деятельности разработчи­ков, расположенных в США, Европе и Азии в работе над «моделью Торес» 1996 г.

С учетом степени технической и технологической оснащенности современные системы управленче­ской информации уже трансформировались из информационно-справочных систем в информационно- советующие и далее в самонастраивающиеся системы. Недалека та перспектива, когда массовое развитие получат информационно-управляющие системы. Свойства таких систем определяют современные условия предпринимательства. Более того, само управление в этих системах связывается с адаптивным развитием предприятия, которое обеспечивается тем, что управление самим предприятием как коммерческой орга­низацией и управление процессом ее изменения слиты воедино, т. е. информационно-управляющая систе­ма становится, по существу, составной частью бизнеса.

Так, российская компания «Галактика» разрабатывает информационно-управляющие системы.

Эта система состоит из нескольких уровней. На первом уровне решаются задачи планирования: финан­совое и календарно-сетевое планирование, построение бюджета, планирование маркетинговых компаний, проектов развития; техническая подготовка и планирование производства, планирование себестоимости продукции; оценка потребности в ресурсах, баланс мощностей.

На втором уровне решаются задачи оперативного управления предприятием: управление закупками и продажами, бартерными операциями и взаимозачетами, управление продажами через торговый зал; управление договорными обязательствами, расчетами с поставщиками и получателями; управление штрафными обязательствами; управление производством, финансами (мониторинг в режиме реального времени); управление текущими затратами, кадрами, внутренним и внешним делопроизводством.

На третьем уровне решаются задачи бухгалтерского учета: учет, контроль и отчетность в соответствии с требованиями текущего законодательства, включая настройку на специфические особенности ведения учета по отраслям; формирование отчетов по международным стандартам.

Отдельно выделяется серия задач контроля, а замыкает технологическую цепочку группа задач анализа.

Получает свое развитие в системе коммерческой деятельности и такая современная информационная система как Экстранет.

Экстранет (Extranet)представляет собой защищенное электронное пространство - сеть на базе интер- нет-протоколов и Word Wide Web, с помощью которой фирма устанавливает связь с поставщиками, по­требителями и партнерами для совместного использования информации, налаживания коллективной ра­боты, эффективного внедрения технологии электронной коммерции.

Создавая экстрасеть, фирма может использовать свою интрасеть для налаживания более тесных кон­тактов с партнерами, а также автоматизировать всю цепь поставки товаров: от предоставления информа­ции о продукте до его заказа, оплаты и доставки. С помощью Web-браузера атоматизированные партнеры фирмы регистрируются в экстрасети, получают доступ к инвентарным спискам товаров или прайс-листам и могут осуществлять поиск в базе знаний, размещать заказы, проверять состояние заказов и счетов, а также общаться в реальном масштабе времени (сИаі)или с помощью электронных досок (white Board). Хотя экстрасеть не может заменить непосредственное общение, она позволяет сократить время, необхо­димое для налаживания деловых связей и обработки транзакций, и снизить непроизводительные затраты.

Экстрасеть строится на базе интрасети, либо для ее организации используется специальный сервер. В любом случае она тщательно защищается от внешнего мира специальными стенами - браудмауерами (firewell).Можно полностью вынести экстрасеть «за пределы фирмы», передав функции ее разработки и управления сторонней организации (так называемый аутсорсинг), сосредоточив усилия фирмы на основ­ном бизнесе. Многие компании предоставляют дополнительные услуги по управлению экстрасетями предприятий.

Экстранет это больше чем просто удобное средство для решения насущных задач. Она дает возможность расширять бизнес за счет привлечения новых партнеров. Открывая экстрасеть, фирма как бы приглашает их работать вместе и пользоваться ее коммерческой информацией.

Любая компания, ее маркетинговые подразделения могут использовать (и предоставлять) в сети «Интер­нет» многочисленные дополнительные услуги: от видеоконференций, интернет-телефонии до средств управления сетями. В целом же вышеописанные инструменты сети являются наиболее подходящими для применения в маркетинге и наиболее часто используются в практической коммерческой работе.

С понятием информационного обеспечения тесно связано понятие информационного обслуживания. При кажущейся идентичности это разные понятия.

Информационное обслуживание - это особый вид деятельности, целью которого является информаци­онное обеспечение. Практически каждая операция информационного обеспечения может стать объектом обслуживания со стороны специализированных фирм, составляющих инфраструктуру рынка информаци­онных товаров.

В содержательном плане важнейшую область информационного обслуживания составляет обеспечение предприятий правовой информацией. Областью, сопоставимой с ней по значимости, является обеспечение программными средствами и информационными технологиями.