Выбор программного обеспечения для комплексной автоматизации торгово-технологических процессов

К программному обеспечению автоматизированного системного обеспечения (АСУ) предъявляется ряд требований, которые позволяют добиться надежности работы системы в целом. В частности, программное обеспечение подбирается и настраивается таким образом, чтобы отсутствие отдельных данных не сказы­валось на выполнении функций АСУ, при реализации которых эти данные не используются.

ном порядке осуществляются меры по защите от ошибок при вводе и обработке информации, обеспечи­вающие заданное качество выполнения функций автоматизированной системы.

Используемое программное обеспечение должно иметь средства диагностики технических средств АСУ и контроля достоверности входной информации.

Общее программное обеспечение АСУ должно позволять осуществлять настройку отдельных компо­нентов специального программного обеспечения и дальнейшее развитие программного обеспечения сис­темы без прерывания процесса ее функционирования. Все программы специального программного обес­печения конкретной АСУ должны быть совместимы как между собой, так и с ее общим программным обеспечением. Кроме того, необходимо обеспечение защиты уже сгенерированной и загруженной части программного обеспечения от случайных изменений.

Подробнее остановимся на вопросе инвестиций в программное обеспечение торговых фирм западных стран. Анализ планируемых инвестиций в приобретение программного обеспечения показывает, что ос­новной задачей западных ритейлеров по-прежнему остается оптимизация их торговой системы. Очень часто торговым фирмам приходится отказываться от использования собственных программных разрабо­ток и заменять их на стандартные программы, потому что только это даст им возможность идти в ногу со временем. Дело в том, что многие из них имеют собственные программные разработки достаточно высо­кого уровня, однако сейчас назрела острая необходимость в их замене.

Исходя из схемы торговли и возможностей приобретения технической базы автоматизации можно оп­ределить, какое программное обеспечение потребуется. Прежде всего это касается, естественно, самих программ учета в торговле: эти программы более разнообразны, чем бухгалтерские, и, тем самым, воз­можности приобретаемой программы сильно отличаются в зависимости от фирмы-производителя; кроме того, программа одной и той же фирмы может быть представлена в нескольких версиях, рассчитанных на различные потребности пользователя.

Продемонстрируем это на примере абстрактной программы «Торговля». Если Вы будете пользоваться только одним компьютером, приобретаемая версия «Торговли» не обязана быть сетевой (сетевая, естест­венно, дороже), достаточно однопользовательской (будучи однопользовательской, эта версия обеспечива­ет, тем не менее, наличие нескольких рабочих мест, которыми можно пользоваться поочередно). Более то­го, если Вам не требуется полный набор функциональных возможностей стандартной версии, то Вам мо­жет подойти более дешевая базовая версия. С другой стороны, если система учета настолько сложна, что требует наличия нескольких компьютеров, которые нельзя объединить в сеть по причине, например, уда­ленного расположения, потребуется набор из нескольких экземпляров программы, независимо установ­ленных на удаленных компьютерах и организованных в систему распределенных баз данных.

Наиболее существенно для стоимости программы и протекания самого процесса автоматизации учета деление программ на заказные и тиражные настраиваемые. Промежуточное место между этими двумя ка­тегориями занимают программы-конструкторы. Рассмотрим эту классификацию подробнее.

В то время как в программах, написанных на заказ специально для конкретной торговой организации, адекватно отображены (или, по крайней мере, должны быть адекватно отображены) именно те бизнес- процессы, которые были поставлены разработчику, в тиражных программах основные бизнес-процессы запрограммированы и не меняются; однако у тиражной программы есть возможности, позволяющие ей подстраиваться под конкретные требования. Обычно в тиражной программе имеются документы, свойст­ва которых определенным образом заданы в программе. Эти документы, по сути, одинаковые у всех тор­говых организаций, объединены в программе на уровне старших документов в несколько основных набо­ров, каждый из которых предназначен для отображения простой складской, торговой или предпродажной операции. Вы можете запрограммировать свою схему торговли, указав свои организации, склады, кассо­вые аппараты, расчетные счета, рабочие места и их права доступа к данным и действиям с ними, алгоритм расчета себестоимости, регистрируя по мере надобности новых контрагентов, устанавливая курсы валют и прочие переменные величины и пользуясь подходящими документами или целыми наборами из имею­щихся. Документы можно по-разному объединять в цепочки в пределах операции. Например, при прода­же с предоплатой сначала оформляется получение денег, а затем — отгрузка товара. И то и другое может происходить частями, причем важно в каждый момент времени знать, сколько товара оплачено и сколько отгружено, что можно проконтролировать по старшему документу операции — счету на продажу, в кото­ром отображаются текущие результаты операции. Общий учет в простых случаях производится с помо­щью таких показателей, как сальдо контрагента, остаток по кассе, количество товара на складе (в том чис­

ле, сколько свободно); для анализа состояния дел в сложных случаях по мере надобности формируются отчеты различного вида, каждый из которых имеет широкие возможности настройки.

Что касается заказных программ, то вместе с очевидным достоинством учета всех потребностей торго­вой организации (если будет правильно поставлена задача разработчику) они имеют следующие недостат­ки по сравнению с тиражной программой:

♦ Стоимость работ на заказ больше, чем у тиражных программных продуктов, и составляет более 10 тыс. долл. Если включить в рассматриваемую категорию заказных программ и самоделки, которые могут быть изготовлены работающим на фирме программистом, то их стоимость, конечно, становится ниже (примерно та же, что у тиражной программы), но возможностей они имеют на порядок меньше, чем про­фессиональные программные продукты.

♦ Фирма-заказчик становится заложником разработчика, так как для любого изменения схемы учета потребуется обращаться к нему. У производителя тиражных программ фирме действительно необходимо получать только обновленные программы в связи с изменениями в законодательстве; по желанию (и обычно с большой скидкой) можно приобретать также новые версии с их дополнительными возможно­стями.

♦ Отлаживание программы, написанной для конкретной фирмы, будет происходить непосредственно в процессе торговли, что чревато не только замедлением ее работы, но и даже остановками при обнаруже­нии ошибок в программе, а это, в свою очередь, может привести к убыткам; в то же время тиражная про­грамма давно отлажена.

Среди тиражных программ можно выделить программы-конструкторы, в которых имеется, по сути, язык для описания необходимых пользователю документов. Как по своим достоинствам, так и по недос­таткам программы-конструкторы занимают промежуточное место между обычными тиражными програм­мами и программами на заказ. Гибкость программы-конструктора выше, чем у обычной. В то же время, сложность ее изготовления и настройки также выше. Также больше и возможности торговой фирмы само­стоятельно, не обращаясь к изготовителю, правильно сформировать в такой программе все документы, их взаимосвязи и отображение в справочниках оформляемых документами перемещений товаров и денег также более несомненны, чем возможности изготовления программы на свой собственный заказ с самого начала, но и более сомнительны, чем возможность настроить обычную тиражную программу. Это естест­венно, поскольку программы-конструкторы, собственно, перекладывают на фирму ту часть работы, кото­рую, как кажется их разработчикам, фирма сделает лучше, чем они. С другой стороны, пользуясь тираж­ной программой, фирме не остается ничего другого, как ожидать, например, пока разработчики отразят в программе все пожелания (чего можно вообще не дождаться) или не приведут программу к последним но­вациям законодательства (что обычно происходит не так скоро, как хочется).

Определив тип требуемого программного обеспечения, необходимо сравнить программы, имеющиеся на рынке. Следует иметь в виду, что их сильные и слабые места часто связаны, поскольку имеют источни­ком одну и ту же особенность программы. В рекламе программ на этом обычно стараются внимания не заострять. При покупке или заказе программного обеспечения руководству торговой фирмы необходимо ответить на следующие вопросы:

♦ MS DOS или MS Windows? Версия одной и той же программы, работающая в среде MS DOS, чаще всего, быстрее, чем в среде MS Windows (это очень существенно, если у Вас будет большая база данных, что зависит, в большой степени, от величины списка товарной номенклатуры), а главное, версия для MS DOS не так требовательна к технике (работает на менее мощных компьютерах). Версия для MS Windows лучше взаимодействует с современными средствами оформления документов такими, как MS Winword.

♦ Единая программа или из отдельных модулей? Программы, построенные на модульном принципе, экономят место на жестком диске компьютеров (можно поместить не все модули на конкретный компью­тер со специфическими задачами рабочего места), но могут повышать сложность выполнения торговых операций (если в операции задействовано несколько модулей и для проведения операции необходимо по­стоянно переключаться между ними).

♦ Сколько места занимает оперативная память? Программы, работающие очень быстро за счет разме­щения большого количества информации в оперативной памяти, могут предъявлять повышенные требо­вания к ее величине.

Лучше всего, если по всем этим вопросам руководству фирмы не только удастся проконсультироваться с фирмой-производителем программного обеспечения или ее сертифицированным представителем, по­смотреть демонстрацию возможностей программы и оценить пригодность к решению стоящих перед фирмой задач и сложность освоения, но и с пользователями программы, которые могут сообщить, на­сколько хорошо развита у данной фирмы-разработчика система технической поддержки, какова опера­тивность отклика на новые законы и постановления Правительства, в результате чего требуется изменять систему учета и т. п.

Необходимо особо отметить, что, как указано в описании каждого из вышеприведенных подготови­тельных этапов компьютеризации, все они взаимообусловлены. Таким образом, торговой организации, для выработки оптимального варианта комплексной автоматизации торговли придется возвращаться к уже пройденным этапам, и, возможно, неоднократно.