Как пользоваться контрольной формой

Расчеты производятся в контрольной форме (см. рис. 8А.3) по следующей формуле:

Планируемый объем закупок (из бюджетного плана)

± Недорасход/перерасход на конец предыдущего месяца - фактические закупки (из журнала)

Вот как производится расчет контрольной формы.

В столбце 1 указываются планируемые объемы закупок женских блуз на первый квартал. Данные переносятся из бюджетного плана (см. рис. 8А. 1): $ 15 680 (январь), $ 18 200 (февраль) и $ 26 520 (март). Всего в первом квартале должно быть получено товара на сумму $ 60 580.

Столбец 2 используется для контроля (недорасхода/перерасхода) за движением средств в предыдущем месяце. В том случае, если расходы в текущем месяце оказались меньше, чем запланированные суммы, они переносятся на следующий месяц. Аналогично поступают и с перерасходом — дефицит средств вычитают из планового объема закупок следующего месяца. В нашем примере в декабре прошлого года бюджет закупок был превышен на $ 960 и недостача списана на январь.

В столбец 2 из журнала открытых заказов заносится итоговый объем закупок. Для января и февраля — это $ 4050 и $ 19 550 соответственно. Обратите

внимание: так как эта форма была создана в феврале, итоговый объем закупок за март пока неизвестен.

В столбце 4 указывается объем открытых заказов НКМ. В январе было израсходовано на $ 10 850, а в феврале — на $ 9500 меньше, чем запланировано. Январский объем НКМ переносится в столбец 2 следующего месяца. Таким образом, в феврале можно закупить блуз на $ 10 850 больше.

Оценка открытых заказов

Даже если в бюджете все рассчитано в полном соответствии с планами компании, необходимо внимательно следить за тем, как ведутся записи в журнале открытых заказов, иначе вся работа будет проделана зря. Заказы и доставку товаров необходимо контролировать не менее тщательно, чем собственные расходы.

Список моделей в запасе

Использование бюджетного планирования позволяет менеджерам достичь прогнозируемого уровня сбыта и оборачиваемости запасов, а метод открытых заказов дает возможность контролировать текущие закупки. Для того чтобы получить информацию о закупках определенных товаров в данной категории, используется так называемый список моделей в запасе.

СПИСОК МОДЕЛЕЙ В ЗАПАСЕ — это перечень модных товаров, в котором в общем виде указывается, товарами какого типа должна быть представлена та или иная категория. На рис. 8А.4 представлен сокращенный вариант такого списка по джинсам для девочек. Здесь определяются основные стили (традиционные (с пятью карманами, прямые) и расклешенные), уровни цен (традиционные джинсы — по $ 20 и $ 35, клеш — по $ 25 и $ 40), вид ткани (обычная джинсовая или «варенка») и расцветки (светло-голубые, индиго и черные). В списке моделей конкретные ТЕ не выделяются, потому что мода постоянно изменяется. Чем более ориентирована на моду товарная категория, тем меньше деталей заносится в список — чтобы следовать моде, специалистам по закупкам нужна большая гибкость.

Обычно список моделей составляется на основе информации, полученной в предыдущие периоды, и является отправной точкой для внесения изменения на текущий сезон. Если ожидается, что какая-то модель, скажем джинсы клеш, будет особенно популярной, на нее направляется больше средств из закупочного бюджета за счет сумм, направлявшихся на традиционные джинсы. Таким образом, информация о прогнозе сбыта используется для «точной настройки» списка моделей в запасе.

В списках моделей одежды и обуви также обычно указываются размеры.

Как видно из примера, планирование ассортимента модных товаров достаточно трудоемкое занятие. Но в настоящих торговых сетях все гораздо сложнее. Условием построения эффективного ассортимента являются субъективные оценки менеджеров и наличие опытных сотрудников, отлаженная информационная система и система ведения учетных записей.

Распределение товаров по магазинам

После того как товар будет закуплен, его нужно распределить по магазинам. Когда-то специалисты по закупкам, помимо всего прочего, обеспечивали и доставку товаров. Однако сегодня их роль изменилась. С внедрением сложных систем проведения закупок число менеджеров сократилось, так как теперь все расчеты, которые раньше производились вручную, выполняются автоматически. Кроме того, многие фирмы создали у себя должность специалиста по контролю запасов, который отвечает за все приобретенные товары, является связующим звеном между менеджерами по закупкам и магазинами.

Чтобы разобраться в работе специалиста по контролю запасов, возьмем третью модель из перечисленных на рис. 8А.4 (джинсы для девочек, традиционные, светло-голубые, по $ 35 за пару). Предположим, что таких моделей закуплено

на $ 150 000 и их необходимо распределить по 15 магазинам. Табл. 8А.2показы- вает, как это делается.

В торговых сетях все магазины обычно делятся на три типа: А, Б и В в зависимости от потенциального объема продаж (столбец 1). В нашей сети четыре магазина типа А, каждый из которых, как предполагается, реализует по 10 % закупленных джинсов (на $ 15 000); три магазина типа Б, по 6,7 % ($10 000 на каждый); восемь магазинов типа В, по 5 % или $ 7500 на магазин (столбцы 2 и 3). Проценты определяются на основе данных о продажах аналогичных товаров в данной сети в предшествующие периоды.

Объем продаж в магазине (столбец 4) определяется как произведение общего объема продаж на процент продаж в этом магазине. Так, в каждом магазине типа А данной модели джинсов будет продано на $ 15 000.

Объем продаж в магазинах, принадлежащих к одному типу (столбец 5), есть количество магазинов умноженное на объем продаж в магазине. Так, всего в магазинах типа А будет продано на $60 000.

Джинсы будут продаваться по $ 35 за пару. Чтобы узнать, сколько пар будет продано в каждом магазине, объем продаж магазина делится на $ 35. Так, в каждом магазине типа А будет продано 429 пар джинсов.

Помимо этого, специалист по контролю запасов должен обращать внимание на индивидуальные особенности каждого магазина. В общенациональных сетях, например, приходится учитывать значительные различия в спросе на определенные продукты в разных регионах страны. Джинсы для девочек, например, могут пользоваться большей популярностью на западе США, сельских районах и холодных северных штатах. Существенные различия между магазинами могут быть даже в небольших региональных торговых сетях. Например, магазины, обслуживающие в основном пожилых потребителей, предлагают более консервативные стили одежды и более крупные размеры, чем магазины, находящиеся в молодежных районах или возле студенческих общежитий.

ВОПРОСЫ Чем отличаются «увлечение», «мода» и «бум»? Какие стратегии применяют розничные торговцы для управления каждым видом товаров? Как влияет глубина (ассортимент) и широта (разнообразие) выбора на поиск товара покупателями? Повышение оборачиваемости запасов — первоочередная цель любого розничного торговца. Какие последствия имеют низкие показатели оборачиваемости запасов? Что с практической точки зрения означает уровень сервиса, равный 85 %? Бюджетный план показывает, что специалист по закупкам может приобрести 1000 штук модных часов. Ему предстоит решить, купить ли 20 различных моделей по 50 штук в каждой или 5 моделей по 200 штук. Если руководство магазина склонно к риску и максимальному использованию торговых площадей, как следует поступить менеджеру? Рассчитайте оборачиваемость запасов, зная, что: годовой объем продаж: $ 10 000

средний запас: $ 5000 Рассчитайте оборачиваемость запасов, зная, что: годовой объем продаж: $ 25 000

средний запас: $ 10 000